信息系統(tǒng)項目整體管理

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 　　小到部門會議，大到產(chǎn)品研發(fā)，都能稱作項目，在這個針對需求完成目標(biāo)的過程中，用系統(tǒng)實現(xiàn)一體化管理究竟能給企業(yè)帶來什么?

　　提效率：泛普項目管理系統(tǒng)通過電子化流程，讓工作圍著目標(biāo)展開，在信息透明化的基礎(chǔ)上提升資源調(diào)配效率、任務(wù)執(zhí)行效率;

　　促質(zhì)量：全程監(jiān)控讓項目進(jìn)展及時反饋，能及時發(fā)現(xiàn)問題落實責(zé)任，確保項目按時、按質(zhì)完成;

　　無論身處什么行業(yè)、開展什么樣的項目，都離不開對“時間、質(zhì)量、成本、風(fēng)險”的考量。

　　泛普項目管理系統(tǒng)圍繞以上四大要素，以流程為樞紐，將組織人員、資源、項目等信息統(tǒng)一到一套系統(tǒng)，讓管理者“知進(jìn)度、控成本、防風(fēng)險、守質(zhì)量”。

　　一、泛普項目管理系統(tǒng)應(yīng)用亮點

　　1、項目信息存、查、用一體化、高效共享

　　一個項目常常因為信息閉塞，導(dǎo)致管理者不知項目情況;執(zhí)行者找不到人及時匯報問題，信息封閉讓項目人員四處碰壁。

　　泛普管理系統(tǒng)通過表單將項目基本信息、組織人員信息、合同信息、執(zhí)行計劃書等一一錄入系統(tǒng)，所有信息隨流程變動而更新，借門戶集中呈現(xiàn)給用戶，讓信息存、查、用于一體。

　　1)項目信息集中管理，詳情一查便知

　　所有項目按種類有序錄入系統(tǒng)，形成項目信息庫，無論是工程類、研發(fā)類還是營銷類，都能快速鎖定。

　　一張表單關(guān)聯(lián)項目所有信息。通過表單的信息抓取作用，每個項目的責(zé)任人、合同、執(zhí)行計劃等材料集中到一張卡片，幫助企業(yè)形成項目知識庫，提高信息使用效率。

　　2)項目合同信息一體化管理

　　為了優(yōu)化項目合同管理效率，泛普管理系統(tǒng)將合同信息和項目執(zhí)行過程相關(guān)聯(lián)，合同以項目種類自動錄入系統(tǒng)，隨需隨用。

　　此外，合同內(nèi)容和項目進(jìn)度相掛鉤，項目完成自動觸發(fā)收付款流程，無需人工提醒。

　　3)設(shè)立快速查詢通道，信息高效獲取

　　以門戶為窗口，所有與項目相關(guān)的文檔、溝通記錄都會記錄在系統(tǒng)，需要的時候一搜即有，方便，防丟失。

　　2、流程化審批環(huán)境，全方位掌控項目過程

　　泛普管理系統(tǒng)以項目執(zhí)行周期為基礎(chǔ)，圍繞項目中的問題、變動、時間和責(zé)任人等因素，以電子流程穿透項目過程，崗位配合度、各環(huán)節(jié)執(zhí)行效率直觀展示、信息透明。

　　1)項目信息實時反饋，知進(jìn)度、防超期

　　給每個項目、任務(wù)設(shè)置時間節(jié)點，項目人員定期通過流程匯報進(jìn)度，表單自動核算完成率，執(zhí)行度怎么樣，通過進(jìn)度條一看便知。

　　甘特圖應(yīng)用：以各項任務(wù)為準(zhǔn)線，通過多軌視圖細(xì)化不同時間段的任務(wù)執(zhí)行情況，任務(wù)什么時候開始執(zhí)行的、完成進(jìn)度視覺化呈現(xiàn)。

　　預(yù)警功能：將個性預(yù)警功能融入OA系統(tǒng)流程，讓即將到期的項目自動觸發(fā)流程或者用短信提醒負(fù)責(zé)人，超期項目自動標(biāo)識，全方位監(jiān)督項目按時推進(jìn)。

　　2)項目任務(wù)一一分解，落實責(zé)任易追蹤

　　遇到需要配合的項目，項目負(fù)責(zé)人可以通過OA系統(tǒng)直接把項目分解成一個個任務(wù)下發(fā)給其他人來合作完成。

　　任務(wù)的負(fù)責(zé)人、時間安排、進(jìn)展情況臺賬一一記錄，有問題直接鎖定責(zé)任人。

　　3)信息變動同步更新，確保項目順利實施

　　項目執(zhí)行過程中常常因為信息更新不及時而鬧烏龍，時間提前了計劃卻沒跟進(jìn)、項目經(jīng)理換了卻不知道是誰…

　　通過泛普管理系統(tǒng)，在執(zhí)行中一旦出現(xiàn)信息變更，經(jīng)流程更新信息，一經(jīng)審批全線同步，所有參與人員可查、可知，防止信息脫節(jié)。

　　4)隨時反映問題，保障項目質(zhì)量

　　為了讓項目問題及時得到解決，泛普為項目人員提供專門的問題提交通道，用手機(jī)就能隨時反映現(xiàn)場情況，確保項目質(zhì)量安全。

　　5)建議、通知傳達(dá)快

　　對實施中的項目如果有什么疑問或建議，項目經(jīng)理可以直接在臺賬里發(fā)起交流，所有項目人員同步查收，回復(fù)內(nèi)容一一記錄，易核對。

　　6)項目驗收有提醒

　　為了讓項目經(jīng)理及時了解已完成項目，通過泛普驗收提醒功能，用手機(jī)就能獲悉這個月有多少項目要驗收、多少沒完成、超期嚴(yán)不嚴(yán)重。

　　3、項目成本多維度匯總，財務(wù)狀況及時掌控

　　為了準(zhǔn)確的把控項目成本，泛普以項目為核心，從多個維度將各類成本匯總，比如人力成本、資產(chǎn)占用成本、采購成本、各類報銷費用等，讓項目經(jīng)理知道哪一塊成本高、費用投放比例等。

　　成本分?jǐn)偅簽榱四芨庇^的反映項目執(zhí)行中各子項目的成本情況，泛普管理系統(tǒng)在成本匯總的基礎(chǔ)上，根據(jù)實際使用情況，分?jǐn)偝杀?、?xì)化成本。讓決策者知道具體哪種計劃更有利于財務(wù)預(yù)算的管控，哪個環(huán)節(jié)還可以優(yōu)化，提高資源使用水平。

　　二、泛普項目管理系統(tǒng)執(zhí)行效果

　　泛普管理系統(tǒng)項目管理集合同、任務(wù)、財務(wù)、文檔等功能于一體，靈活適應(yīng)各類項目管理需求，在信息高度共享的同時，讓項目輕松管理：

　　幫項目人員理清工作任務(wù)，項目目標(biāo)更清晰;

　　讓項目真正按計劃實施，防遺漏，計劃性強(qiáng);

　　助企業(yè)優(yōu)化項目過程，過程可視，提高質(zhì)量。