目前移動(dòng)辦公已經(jīng)成為一種趨勢，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展到今天，無論是生活還是工作都離不開網(wǎng)絡(luò)的支持，于是有了IM，有了CRM，進(jìn)而有了網(wǎng)盤，企業(yè)網(wǎng)盤等等云端軟件，協(xié)同辦公也逐漸成為企業(yè)云辦公的新要求。
協(xié)同辦公本質(zhì)上講的是人與人之間的協(xié)作，一款合格的協(xié)同辦公軟件至少要達(dá)到以下三點(diǎn)：
第一，溝通。好的協(xié)同辦公軟件需要達(dá)到人與人之間高效有序的溝通，這里不同于IM，辦公軟件更應(yīng)注重溝通的有效性，信息更專一，而不是像微信等IM軟件信息過于龐雜，經(jīng)常出現(xiàn)重要信息被掩蓋或者誤刪的情況。
第二，協(xié)作。這也是一款協(xié)同辦公軟件最重要的功能，協(xié)作的邏輯不能過于復(fù)雜，要做到簡單易用。另外，在協(xié)作過程中最好可以對項(xiàng)目進(jìn)展以及人員的職責(zé)進(jìn)行管理，比如對不同人員設(shè)置級別不同的權(quán)限，實(shí)時(shí)知悉項(xiàng)目進(jìn)展等等。
第三，沉淀。過往已經(jīng)完成的項(xiàng)目資料中往往存在著非常寶貴的經(jīng)驗(yàn)，對資料進(jìn)行有序的梳理和沉淀有利于更好的開展之后的工作，這也是檢驗(yàn)項(xiàng)目結(jié)果的最有效方式。滿足以上三點(diǎn)的協(xié)同辦公軟件基本上才算得上是一款合格的軟件。
現(xiàn)在每一個(gè)項(xiàng)目的背后都有著一個(gè)強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)支撐，團(tuán)隊(duì)的每一個(gè)成員都是很重要的組成部分，項(xiàng)目成功的背后是每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的辛苦勞動(dòng)，而團(tuán)隊(duì)中有一個(gè)很重要的因素就是團(tuán)隊(duì)精神。團(tuán)隊(duì)精神是整個(gè)團(tuán)隊(duì)的中心思想的集中，它代表者團(tuán)隊(duì)的精神狀態(tài)。“團(tuán)隊(duì)”是大海，“團(tuán)隊(duì)成員”是滴水，滴水容易干涸，只有匯入大海，才能體現(xiàn)它的意義，展現(xiàn)它的力量。團(tuán)隊(duì)精神是高績效團(tuán)隊(duì)的靈魂，是團(tuán)隊(duì)成員為了實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)利益和目標(biāo)而互相協(xié)作，盡心盡力的意愿和作風(fēng)。
團(tuán)隊(duì)精神表現(xiàn)為團(tuán)隊(duì)成員強(qiáng)烈的歸屬感和一體性，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都能感受到自己是團(tuán)隊(duì)當(dāng)中的一分子，把個(gè)人工作和團(tuán)隊(duì)目標(biāo)聯(lián)系在一起，對團(tuán)隊(duì)忠誠，對團(tuán)隊(duì)的成功感到自豪，對團(tuán)隊(duì)的困境感到憂慮。一是要求團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)要采取民主的方式，讓團(tuán)隊(duì)的成員敢于表達(dá)自己的意見，積極參與組織的決策。二是建立良好的信息溝通渠道。讓員工有地方、有時(shí)間、有機(jī)會向領(lǐng)導(dǎo)反映問題，互通信息，化解矛盾。三是建立健全獎(jiǎng)勵(lì)及激勵(lì)機(jī)制。這種方式既承認(rèn)個(gè)人的貢獻(xiàn)，又承認(rèn)團(tuán)隊(duì)的成績，在對個(gè)人獎(jiǎng)勵(lì)的同時(shí)，對員工所在的團(tuán)隊(duì)在精神文明上給予獎(jiǎng)勵(lì)。
團(tuán)隊(duì)的合作意識是指團(tuán)隊(duì)和團(tuán)隊(duì)成員表現(xiàn)為協(xié)作和共為一體的特點(diǎn)。團(tuán)隊(duì)成員間相互依存、同舟共濟(jì)、互相敬重、彼此寬容和尊重個(gè)性的差異，共享利益和成就、共擔(dān)責(zé)任。團(tuán)隊(duì)的精髓就是在于“合作”二字。團(tuán)隊(duì)合作受到團(tuán)隊(duì)目標(biāo)和團(tuán)隊(duì)所屬環(huán)境的影響，只有團(tuán)隊(duì)成員都具有與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)相關(guān)的知識技能及與他人合作的意愿的基礎(chǔ)上，團(tuán)隊(duì)合作才有可能取得成功。在一個(gè)團(tuán)隊(duì)中，如果出現(xiàn)能者多勞而不多得，就會使成員之間產(chǎn)生不公平感，在這種情況下也很難進(jìn)展合作。要想有效推動(dòng)合作，管理者必須制定一個(gè)被大家普遍認(rèn)同的合作規(guī)范，采取公平的管理原則。
團(tuán)隊(duì)士氣是團(tuán)隊(duì)精神的一個(gè)重要方面。在管理中，要始終關(guān)注員工士氣的高低，以提高工作效率。團(tuán)隊(duì)的管理者應(yīng)該根據(jù)員工的智力、能力、才能、興趣以及技術(shù)特長來安排工作，把適當(dāng)?shù)娜藛T安排在適當(dāng)?shù)奈恢蒙?。每位員工進(jìn)行工作都與利益有關(guān)系無論是物質(zhì)的還是精神的，只有在公平、合理、同工同酬和論功行賞的情形下人們的積極性才會提高，士氣才會高昂。
國內(nèi)協(xié)作化管理工具，主要用作項(xiàng)目管理，主要用于以項(xiàng)目制推進(jìn)的中小型團(tuán)隊(duì)。使用方法比較簡單，在軟件上新建項(xiàng)目，推進(jìn)過程中可隨時(shí)查看項(xiàng)目進(jìn)展并實(shí)時(shí)監(jiān)督。缺點(diǎn)就是軟件構(gòu)架較為簡潔，溝通還是要靠其他的軟件來進(jìn)行填充，換句話說，只適用于項(xiàng)目的推進(jìn)，小團(tuán)隊(duì)使用絕對高效，一旦人員增多，需要涉及到的事情包括但不限于審批，項(xiàng)目申請、合同審批、請假報(bào)銷等等，這些還是要用到其他的軟件來實(shí)現(xiàn)的。
項(xiàng)目管理系統(tǒng)的優(yōu)勢
易于理解→更容易理解的系統(tǒng)提升了員工的支持度
敏捷→頻繁的更新讓行動(dòng)更敏捷
聚焦→員工明確什么是最重要的事情，將精力聚焦在重要的事情上
公開透明→公開可衡量的目標(biāo)，促進(jìn)跨部門協(xié)同
自下而上→目標(biāo)是自下而上設(shè)定的，讓團(tuán)隊(duì)和個(gè)人對目標(biāo)更有責(zé)任感
前瞻性→促進(jìn)前瞻性的思考
