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檔案管理軟件的需求分析及功能模塊

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 　　隨著業(yè)務發(fā)展、隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，工程項目企業(yè)保護和利用知識產權和商業(yè)秘密的形式發(fā)生了很大變化。信息資源的收集和共享以及項目文檔的積累、挖掘和傳承也逐漸受到重視。在現(xiàn)階段乃至未來很長一段時間，如何有效推進企業(yè)內部檔案信息化，實現(xiàn)降本增效，是工程項目企業(yè)數(shù)字化轉型中的重要命題

　　一、工程檔案管理軟件的需求分析

　　1.繪制關聯(lián)圖

　　用于定義系統(tǒng)和系統(tǒng)外實體之間的邊界和界面的簡單模型用于系統(tǒng)的聯(lián)合繪圖。同時，它還通過接口定義了信息流和物流。

　　2.創(chuàng)建開發(fā)原型

　　在用戶可以的情況下，創(chuàng)建一個用戶界面原型T來確定需求，開發(fā)一個用戶界面原型，讓很多概念和可能的事情變得更加直觀清晰。通過評估原型，用戶將使項目參與者更好地相互理解有待解決的問題。注意找出需求文檔和原型之間的所有沖突。

工程檔案管理軟件的需求分析

　　3.分析可行性

　　識別與實現(xiàn)每個需求相關的風險，包括與其他需求的沖突對外部因素的依賴和技術障礙。

　　4.確定需求優(yōu)先級

　　用例、產品特性或個人需求實現(xiàn)的優(yōu)先級別。根據(jù)優(yōu)先級確定哪些特性或需求將包含在產品版本中。當需求被允許更改時，在特定的版本中添加每個更改，并在版本計劃中進行所需的更改

　　5.為需求建立模型

　　建立需求的圖形化模型是對軟件需求說明書的一個很好的補充。他們可以提供不同的信息和關系來幫助發(fā)現(xiàn)不正確的不一致的和多余的需求該模型包括數(shù)據(jù)流圖、實體關系圖、狀態(tài)變換圖、對話圖對象和交互圖。

　　二、工程檔案管理面臨的困難

　　1.參與單位太多，很難標準化、規(guī)范的檔案管理和獨立的系統(tǒng)建設不僅標準不一，成本也較高。

　　2.原始材料不全，文件不規(guī)范、數(shù)據(jù)跟蹤和收集不及時、檢查工作強度大。

       3.文件很難實時歸檔，手動和數(shù)字化文件需要很長時間、工作量大。

　　4.項目比較多，比如一條高速公路有多個路段，很難立案。

　　三、泛普工程項目檔案管理的功能模塊

　　1.豐富的系統(tǒng)功能模塊

　　泛普工程項目的檔案管理分為數(shù)據(jù)層、總控系統(tǒng)曾、應用模塊、四級應用渠道，穩(wěn)定的應用系統(tǒng)、安全與應用模塊涵蓋了項目檔案管理的全過程。

　　2.檔案文件接收

　　為了提高文件歸檔的效率，無處不在的軟件支持從第三方平臺到文件管理系統(tǒng)的一鍵歸檔。

　　3.自動歸檔

　　提供自動歸檔功能，在同一個界面中，根據(jù)全宗、歸檔年度、存儲期限或文件類型等條件，實現(xiàn)自動分類、自動記錄號碼一鍵自動記錄。

泛普工程項目檔案管理解決方案

　　4.號碼管理

　　為用戶提供了多種編號機制。文件、該文件提供了各種自動編號/取號方式。完整的檔案號一般包括全宗號、檔案室編號、年度、保管期限、機構(問題)等。

　　5.檔案智能識別

　　支持智能識別存檔。使用條形碼識別的方法是準確的、最可靠的智能文檔分類方法。匯博通支持全尺寸一維碼、二維碼的圖片識別功能，根據(jù)編號形成智能分類規(guī)則，實現(xiàn)智能識別和歸檔。

　　6.表格打印

　　可以幫助用戶實現(xiàn)紙質文檔的便捷管理。首先是提供文檔分類和文檔封面的表單打印功能、目錄、這個對照表可以直接錄入系統(tǒng)，不需要二次手工操作。一般參與單位多，標準化實現(xiàn)方式單一、標準化的檔案管理和獨立的建設體系有不同的標準、成本高;原始文件不完整、不規(guī)范的文檔，不及時的數(shù)據(jù)跟蹤和收集;檔案很難歸檔、工作量大;工程眾多等問題。

　　針對項目檔案管理的這些痛點，泛普軟件為項目企業(yè)定制了合規(guī)、高效、規(guī)范、安全、便捷的工程項目檔案智能管理解決方案。

發(fā)布：2023-03-07 16:09    編輯：泛普軟件 · wrh    [打印此頁]    [關閉]
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