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檔案管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題及作用有哪些

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 　　提高檔案管理比加強(qiáng)項(xiàng)目的整體施工控制具有更重要的意義，主要體現(xiàn)在信息的收集和傳遞上、竣工結(jié)算、索賠幾個(gè)方面，所以必須管理好檔案，并建立相應(yīng)的管理機(jī)制，以確保檔案的完整性和及時(shí)性。

　　一、檔案管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題

　　1. 對(duì)檔案管理不夠重視

　　由于很多施工單位在實(shí)踐中，對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，往往以建設(shè)項(xiàng)目為中心，以施工、質(zhì)量、進(jìn)度為中心，忽略了工程檔案的重要性，單純以為工程檔案是給相關(guān)部門檢查的。所以很多單位的檔案管理制度不完善、檔案管理人員變動(dòng)頻繁、文件不能隨著項(xiàng)目的進(jìn)展及時(shí)編制、管理不到位，造成原件丟失等問(wèn)題。

　　2. 檔案管理系統(tǒng)需要進(jìn)一步完善

　　我國(guó)對(duì)在建工程檔案有明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，但在工程建設(shè)合同中對(duì)在建工程檔案的收集和整理沒(méi)有明確的規(guī)定。導(dǎo)致施工單位在施工項(xiàng)目中未能嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和合同內(nèi)容進(jìn)行信息收集、整理檔案。導(dǎo)致檔案缺失，丟失的材料往往是在工程竣工前臨時(shí)制作的，而不是完整記錄在建工程的實(shí)際情況，導(dǎo)致相關(guān)材料的真實(shí)性難以保證。

檔案管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題

　　3. 施工單位相關(guān)人員綜合能力有待進(jìn)一步提高

　　由于部分在建項(xiàng)目的檔案管理人員沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，在實(shí)際工作中對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)并不熟悉。因?yàn)榻ㄔO(shè)項(xiàng)目行業(yè)內(nèi)的檔案收集員多為兼職，這些人往往沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，沒(méi)有取得相應(yīng)的資質(zhì)建筑由于不熟悉相關(guān)法律法規(guī)和檔案收集流程，實(shí)際收集的檔案不完善，難以保證在建工程檔案的完整性。

　　二、泛普工程檔案管理軟件的作用

　　1.提高工作效率

　　文件檢驗(yàn)管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐漸取代了傳統(tǒng)的單一文件歸檔方式，不再需要像以前那樣過(guò)多地編輯文件的項(xiàng)目和內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下，一步步地進(jìn)行文件歸檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的檔案信息，可以直接在系統(tǒng)中修改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)節(jié)省時(shí)間和資源:如果發(fā)現(xiàn)缺失的文件信息，可以直接插入補(bǔ)充，簡(jiǎn)單易行，省去了對(duì)其他辦公軟件不熟悉造成的錯(cuò)誤用戶還可以隨時(shí)隨地查閱文件資料，直接按關(guān)鍵字搜索，不用找，大大提高了工作效率。

　　2.可以更好地開(kāi)發(fā)文件內(nèi)容信息

　　一般辦公軟件的應(yīng)用只能實(shí)現(xiàn)單個(gè)文件的編輯，還需要附上文件的掃描件，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)資源。檔案管理系統(tǒng)軟件可以在編輯完檔案的基本信息后，添加檔案的掃描電子圖片，這樣通過(guò)打開(kāi)目錄文件，可以同時(shí)采集檔案的電子圖片，方便檔案管理人員查閱和上報(bào)。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以編輯相關(guān)的檔案文件，使各種相關(guān)的電子文件可以很容易地被檢索工具檢索到，用戶可以更好地了解事件的來(lái)龍去脈，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。

泛普工程檔案管理軟件的作用

　　3.更好的實(shí)現(xiàn)文件安全功能

　　一般辦公軟件只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼，非常容易造成泄密，而文件管理系統(tǒng)軟件可以通過(guò)設(shè)置權(quán)限進(jìn)行管理、督察員的角色是分工的，人事 可以設(shè)置用戶的訪問(wèn)權(quán)限，以保持機(jī)密性。當(dāng)文件搜索器搜索文件時(shí)，系統(tǒng)可以自行記錄，形成查詢?nèi)罩荆鬏敂?shù)據(jù)、用戶 對(duì)內(nèi)容打印和其他操作的訪問(wèn)都是安全設(shè)計(jì)的，以確保文件的安全使用。文件管理系統(tǒng)軟件還配有電子鎖，可以上鎖、機(jī)分離，即使別人打開(kāi)文件管理器 的電腦，他們可以 不要打開(kāi)文件管理系統(tǒng)軟件。

　　在檔案管理過(guò)程中，企業(yè)往往過(guò)于注重檔案的數(shù)量，而忽視了檔案的內(nèi)容和管理質(zhì)量。在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展中，資格證書仍然采用傳統(tǒng)的人力資源管理方法來(lái)管理檔案，導(dǎo)致檔案管理中人力物力的巨大消耗。一些與建筑企業(yè)與建設(shè)相關(guān)的檔案沒(méi)有利用和保存價(jià)值，少數(shù)可以發(fā)揮重要作用的檔案沒(méi)有得到重點(diǎn)管理，影響了檔案管理的發(fā)展。

發(fā)布：2023-03-04 12:03    編輯：泛普軟件 · wrh    [打印此頁(yè)]    [關(guān)閉]
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