企業(yè)費用管理解決方案

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二十世紀九十年代以來，隨著我國集團公司的形成和發(fā)展，企業(yè)的財務預算管理能力逐步發(fā)展起來，中石油、中石化、中外運等若干個成功案例也逐漸涌現(xiàn)出來。但是，現(xiàn)階段絕大部分企業(yè)預算仍然主要為手工的線下操作模式，并未在執(zhí)行過程中得到有效的監(jiān)控。在國內外市場競爭日趨激烈的經濟形勢下，開源節(jié)流并且優(yōu)化配置企業(yè)的有限資源，以合理投入獲取最大利益產出，促進戰(zhàn)略目標如期達成，方能保障企業(yè)快速發(fā)展。

傳統(tǒng)費用管理及預算控制過程存在的問題

傳統(tǒng)的預算管控會因為各種人為因素造成公司財務制度無法得到有效執(zhí)行，同時，在預算執(zhí)行過程中，常常出現(xiàn)費用發(fā)生超出預算的情況。另外，由于傳統(tǒng)財務工作多表現(xiàn)為基礎勞動密集型的工作，大量重復工作導致財務人員總是人浮于事，嚴重影響工作效率。

1.企業(yè)財務數(shù)據(jù)無法及時獲取和共享

通常企業(yè)內與財務相關的軟件僅僅在有限的人員內使用，并未得到實時更新及共享，使得企業(yè)管理層無法及時獲取相關經營數(shù)據(jù)。由于財務數(shù)據(jù)和業(yè)務發(fā)生數(shù)據(jù)的時間差，常常導致費用發(fā)生一段時間后，待財務做賬時，才發(fā)現(xiàn)預算已經嚴重超支。

在企業(yè)領導審核費用的過程中，并未有實時的預算執(zhí)行情況數(shù)據(jù)提供審批支持，也是導致預算控制力不強的原因。

2.企業(yè)財務制度形同虛設。

企業(yè)財務制度體現(xiàn)在兩方面，一種為日常財務管理制度，主要表現(xiàn)為差旅、福利相關方面；另一種與日常運營相關，為預算管理制度，主要表現(xiàn)為公司預算執(zhí)行監(jiān)控以及項目預算的管控方面；由于制度都是紙面上的文字，在費用審核過程中受人為操作影響較大，常常導致不符合財務制度的費用被審批。

3.手工作業(yè)效率低下，出錯率高。

傳統(tǒng)財務工作范疇有很多在進行重復的工作，比如憑證的處理，報銷支付等，浪費大量人力處理基礎工作。

在傳統(tǒng)費用管理及預算控制過程中，還會出現(xiàn)很多問題影響企業(yè)日常工作，見表1。

如何提升企業(yè)費用管理及預算控制能力

由于企業(yè)費用管理及預算控制能力是企業(yè)管理能力提升的重點，企業(yè)對各業(yè)務部門日常財務管控都可以從合理的費用支出和財務預算過程控制開始?；谝陨蠁栴}的存在，不難發(fā)現(xiàn)問題的核心是由于企業(yè)內信息孤立、經營數(shù)據(jù)未得到及時更新及共享所致。由此看來，一套穩(wěn)定、開放、安全的信息系統(tǒng)是解決以上問題的關鍵所在。

會計信息化對企業(yè)費用管理及預算控制工作的支撐

企業(yè)費用管理及預算控制系統(tǒng)的建設前提是基于Internet的系統(tǒng)，讓員工在任意地點都可以進行費用報銷、隨時監(jiān)控報銷過程；讓領導隨時隨地可以審批，在審批過程中及時對預算執(zhí)行過程進行審批輔助支持，并監(jiān)控費用開支是否符合公司財務制度；能夠自動生成記賬憑證，并與網銀實時同步，減少財務手工操作帶來錯誤并降低財務支付風險，見圖1。

1.系統(tǒng)建設原則。

由于該系統(tǒng)中包含企業(yè)日常經營數(shù)據(jù)，于是對系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性提出了較高要求。保證企業(yè)在各種環(huán)境下的數(shù)據(jù)準確率，以及突發(fā)情況下的數(shù)據(jù)還原機制。安全性方面需要通過登錄安全驗證以及數(shù)據(jù)安全性做雙重保護。

同時，由于避免信息孤島的存在，通常情況下需要與企業(yè)統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺中的基礎數(shù)據(jù)實現(xiàn)共享，也會涉及與企業(yè)外部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸，比如網銀等。因此，對系統(tǒng)的開放性有較高的要求。

2.費用管理及預算控制。

預算編制、審核、變更。

系統(tǒng)提供預算編制功能，作為預算控制的基礎依據(jù)，同時需要滿足企業(yè)預算執(zhí)行過程常常碰到的問題，比如滾動預算、彈性預算等；預算審核過程中經常出現(xiàn)多個審批人由于不同意見反復修改的問題以及歷史數(shù)據(jù)參考的要求，可以通過線上與線下結合的方式共同完成。

費用報銷申請及控制。

報銷發(fā)起節(jié)點是財務制度控制的源頭，此時需要細化費用類型，并結合不同的費用中心、成本中心、收入中心等不同中心的考核辦法進行控制，某些固定費用類型只允許在預算內申請，某些費用類型可分為預算內和預算外的費用審核流程。

為了方便員工報銷，在報銷申請時，可提供信用卡刷卡記錄導入接口，同時可降低相關違規(guī)費用風險。

費用審核及控制。

在審核過程中，系統(tǒng)需要給領導審批提示，比如：是否超過當前人員報銷標準？是否違反財務制度？是否超當期預算等等；同樣，預算控制方式也與不同中心的考核方式不同而不同。在超預算審批時，能夠實現(xiàn)實時預警，告知審批人相關風險。

財務核算。

在財務核算階段作為輔助核算工具，提供自動化憑證處理，并及時與網銀進行支付數(shù)據(jù)傳輸，大大減少財務手工工作量。

3.經營決策分析。

在費用管理及預算控制系統(tǒng)中，企業(yè)核心人員需要知道預算執(zhí)行情況、費用發(fā)生分析等。

預算執(zhí)行情況：顯示各中心的年度總預算、期間預算、已執(zhí)行數(shù)、執(zhí)行中數(shù)據(jù)、剩余預算等；

費用發(fā)生分析：顯示各中心當期以及歷史發(fā)生費用總和及明細，可按照個人、費用類型、項目等不同維護進行統(tǒng)計分析；

費用管理及預算控制系統(tǒng)給企業(yè)帶來的價值

縱觀世界上處于競爭優(yōu)勢的大公司，都把信息技術作為推進體制創(chuàng)新、科技創(chuàng)新、管理創(chuàng)新的重要手段，在提升企業(yè)管理水平、優(yōu)化管理流程、提高生產效率等方面，取得了明顯效果和經濟價值。在保證投入的基礎上，國外大型公司在信息化建設的過程中，重點考慮數(shù)據(jù)實時與準確控制、會計信息系統(tǒng)集成與數(shù)據(jù)統(tǒng)一、公司組織與流程優(yōu)化的結合，這些方面的綜合實施保證了會計信息化建設效果的充分發(fā)揮。