erp系統(tǒng)免費下載環(huán)境下的內部控制優(yōu)化策略

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在erp系統(tǒng)免費下載環(huán)境下，企業(yè)的信息流、物資流和資金流高度集成，業(yè)務處理程序被大大簡化，大部分手工處理改由計算機完成。由此帶來了一些內部牽制措施無法執(zhí)行的問題，包括會計人員無法直接參與和控制、控制效率低、其審查和稽核機制被削弱等。此外，計算機技術和網(wǎng)絡通訊技術本身存在的可靠性、安全性等問題，也給企業(yè)內部控制風險的防范帶來了相應的難題。在erp系統(tǒng)免費下載環(huán)境下，企業(yè)只有對內部控制體系進行優(yōu)化，才能保障內部控制系統(tǒng)的有效實施，促進企業(yè)資源的配置和優(yōu)化，實現(xiàn)經(jīng)營的可持續(xù)增長。

　　一、erp系統(tǒng)免費下載環(huán)境下的內部控制風險

　　在erp系統(tǒng)免費下載環(huán)境下，企業(yè)的業(yè)務處理是跨職能部門的，企業(yè)的資源和信息可以得到統(tǒng)一的管理和共享。由于企業(yè)信息的存儲介質、存儲形式、處理方式都有重大改變，企業(yè)內部控制的新風險主要表現(xiàn)在以下方面：

　　(一)業(yè)務流程的改變帶來的風險

　　首先，在系統(tǒng)實施之初，由于業(yè)務流程的變化，和手工方式差異很大，用戶可能不能馬上適應新的操作方式，由此帶來一系列的不確定因素造成了風險。其次，業(yè)務流程的變化，企業(yè)的管理架構趨向扁平，內部控制由程序執(zhí)行，自動化程度高，業(yè)務人員大大減少，給個人身兼多職帶來可能，因而導致控制風險。再次，流程化管理進一步密切了部門與部門之間的聯(lián)系，跨職能部門的流程管理使得某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題直接影響其他流程的運作。過去職能化的管理也許還有繞過某些環(huán)節(jié)變通的方法，而集成系統(tǒng)就必須經(jīng)過每個流程。在這種情況下，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，將直接影響到后續(xù)流程的實施。最后，由于集成系統(tǒng)采用的是單一數(shù)據(jù)庫，所有的數(shù)據(jù)采取一次性單點輸入，如某產(chǎn)品入庫的具體數(shù)量若只有倉庫確認，如果有差錯，將直接影響銷售、生產(chǎn)、財務等部門統(tǒng)計。

　　(二)網(wǎng)絡的大量應用帶來的風險

　　在企業(yè)內的業(yè)務逐漸集成到系統(tǒng)的過程中，網(wǎng)絡在企業(yè)內也開始大量地應用。不僅是各個部門，網(wǎng)絡也把異地的分支機構也連接起來。由于網(wǎng)絡環(huán)境具有開放性的特點，在這個環(huán)境中，一切信息在理論上都是可以被訪問到的。網(wǎng)絡下的會計信息系統(tǒng)很有可能遭受非法訪問或者病毒的侵擾，而且內部人的非法訪問成功的機會還很高，一旦發(fā)生將造成巨大的損失。

　　(三)內部控制要素構成的變化及其帶來的風險

　　內部控制整體架構主要由控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)督五項要素構成。在erp系統(tǒng)免費下載環(huán)境下，企業(yè)內部控制系統(tǒng)仍是由以上五個基本要素構成，控制體系框架并沒有發(fā)生實質性的改變。但是，每項基本要素的內部構成卻發(fā)生了變化。

　　1.控制環(huán)境

　　的實施，改變了企業(yè)內部的組織結構體系，管理結構變的扁平化、流程化，決策者和執(zhí)行者能夠快速溝通，企業(yè)的內部控制層次明顯減少，控制責任更加明確，控制效率更高。erp系統(tǒng)免費下載的應用增強了企業(yè)內部控制的靈活性，對等的渠道使信息無論處于何處都可以被企業(yè)內外部人員比較容易地獲得。

　　2.風險評價

　　erp系統(tǒng)免費下載的實施給企業(yè)帶來了新的風險發(fā)現(xiàn)、風險分析和風險評估的理念和方法，使企業(yè)可以及時準確地分析、辨認企業(yè)在實現(xiàn)既定目標過程中可能發(fā)生的風險并適時地加以處理。把erp系統(tǒng)下載的信息技術與業(yè)務活動有機結合起來作為風險防范的工具，將能大大減少錯弊的發(fā)生，保證企業(yè)業(yè)務活動的正常進行。同時，erp系統(tǒng)下載也給企業(yè)帶來了新的風險，例如計算機系統(tǒng)的復雜性增加了企業(yè)潛在的應用風險；電子數(shù)據(jù)可以被方便地改寫和刪除、數(shù)據(jù)處理過程無法直觀觀測等都增加了數(shù)據(jù)安全風險。

　　3.控制活動

　　erp系統(tǒng)免費下載的實施增強了控制手段的靈活性、多樣性和高效性，加強了內部控制體系的預防、檢查和糾正功能。erp系統(tǒng)免費下載的應用，可以使企業(yè)擺脫人員和資源對內控體系有效性的限制并在企業(yè)內部形成新的控制理念：內控體系不再僅僅依賴過多的檢查、審批、核準人員或復雜的控制程序，而是依靠信息技術對其進行合理設計，經(jīng)濟、高效地達到控制目標。同時，信息技術的運用也增加了企業(yè)內部控制的難度與復雜性。

　　4.信息與溝通

　　在erp系統(tǒng)免費下載環(huán)境下，網(wǎng)絡連接企業(yè)各職能部門，實現(xiàn)了各種業(yè)務流程的一體化處理，信息需求者可以實時獲取各種信息。相對開放的信息系統(tǒng)也為內部員工和管理者提供了開放的溝通管道，有利于內部溝通的進行，使組織內的員工清楚地了解內部控制體系和各自的責任。管理者也可以隨時掌握內部控制制度的執(zhí)行與生效情況。但是，開放的技術環(huán)境很難避免非法侵擾，erp系統(tǒng)下載也存在著遭受非法訪問甚至破壞的可能性，這使信息的真實性受到了質疑。

　　5.監(jiān)督

　　在erp系統(tǒng)免費下載環(huán)境下，內部控制體系的程序化使內部控制在一定程度上具有了對erp系統(tǒng)免費下載軟件系統(tǒng)的依賴性。同時，erp系統(tǒng)免費下載的應用使內部控制體系具有了人工控制與程序控制相結合的特點。程序化內部控制體系的有效性取決于應用程序設計的質量，如果程序發(fā)生差錯或不起作用，那么控制失效就可能長期不被發(fā)現(xiàn)，從而使系統(tǒng)由于程序運行的重復性而反復發(fā)生相同的紕漏。

　　二、erp系統(tǒng)免費下載環(huán)境下的內部控制優(yōu)化策略

　　(一)完善風險管理機制

　　企業(yè)信息化意味著企業(yè)各部門、各作業(yè)單位之間，以及企業(yè)與外部，如供應商、客戶、合作伙伴等通過實時互聯(lián)的網(wǎng)絡實現(xiàn)信息、作業(yè)高度共享，網(wǎng)絡的開放性把企業(yè)暴露于各種風險之中。企業(yè)除了要建立傳統(tǒng)的風險管理機制之外，還要結合信息化的特點，建立基于信息化的風險管理機制：一是建立一套信息網(wǎng)絡系統(tǒng)安全政策和制度；二是定期對系統(tǒng)安全政策與制度的實施效果進行評價；三是通過企業(yè)內部會計控制框架的構建，建立、健全預算及責任控制，強化信息化的風險意識。必要時企業(yè)可設置風險評估部門或崗位，專門負責有關風險的識別、規(guī)避和控制。

　　(二)優(yōu)化企業(yè)內部控制的環(huán)境

　　COSO報告指出，內部控制環(huán)境是內部控制的主要構成因素。影響控制環(huán)境的因素很多，主要包括管理理念、公司的治理結構、管理控制方式、人力資源等方面。為了能夠有效地實施企業(yè)內部控制，企業(yè)主要應從以下幾個方面著手：

　　1.優(yōu)化企業(yè)的組織結構，明確權利職責

　　作為公司制的企業(yè)，應該按照相關法規(guī)設立相應的董事會、股東會、監(jiān)事會，并按照公司章程運轉，合理選聘優(yōu)良的經(jīng)理管理層，處理好集權與分權的關系，明確董事會、股東會、監(jiān)事會的職責，為設計、執(zhí)行、控制和監(jiān)督活動提供基本的框架。同時，在各職責部門之間應該建立起暢通的溝通渠道，保證各部門能夠進行有效溝通與交流，使整個組織在高效、協(xié)調的機制下運行。

　　2.建立起有效、合理的內部管理制度

　　為了保證企業(yè)的正常運營，應該實行權責明確、管理科學、激勵和約束相匹配的內部管理制度，調節(jié)所有者、經(jīng)營者和員工之間的關系。并根據(jù)公司運營的現(xiàn)狀，建立起一套合理、有效的內部經(jīng)理人激勵機制，包括規(guī)范經(jīng)理人員的選拔，規(guī)范公司資本保值增值目標的考核程序，維護股東方利益，防止內部人為控制，嚴格實行內部會計與審計控制制度，強化對經(jīng)理人員的在任審計和監(jiān)督。另外，還要通過產(chǎn)品市場、資本市場及經(jīng)理人市場，建立起相配套的經(jīng)理約束機制。通過合理的激勵與約束機制，使經(jīng)理人既有充分的經(jīng)營管理權，又能使其盡職盡責地履行對受托人的義務，使企業(yè)的效益最大化。通過機制的逐步完善，來推進企業(yè)經(jīng)營管理的規(guī)范與調整，使內部控制的目標責任能順利實現(xiàn)。

　　3.明確崗位職責，實施關鍵崗位分離制、輪崗制

　　現(xiàn)行的erp系統(tǒng)下載都相對使得業(yè)務流程復雜化，越來越多地依靠系統(tǒng)進行控制。系統(tǒng)是死的，更主要還是由人來實際操控的。因此，對人的控制要比對系統(tǒng)的控制更加重要。對于程序設計與開發(fā)人員，他們應僅有對數(shù)據(jù)測試運行的權限，而不能進行實際操作。除非有特殊事項，在征得相關負責人的同意后，方可以進行數(shù)據(jù)的傳輸，但不得對數(shù)據(jù)進行修改、刪除。對于一般業(yè)務部門錄入的基礎數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)生成完畢后要及時傳輸給財務部門進行確認，在財務人員已經(jīng)確認審核通過后，業(yè)務部門不得再對數(shù)據(jù)進行修改。財務部門的員工之間也要做到相互監(jiān)督與控制，以SAP系統(tǒng)為例，財務部門員工對業(yè)務輸入的基本數(shù)據(jù)進行確認審核的時候，應做到審核人員與確認記賬人員相分離，以防止財務人員與業(yè)務人員相勾結。對重要報表的輸出應有相關的控制程序，報表輸出與錄入應建立專門的erp系統(tǒng)免費下載管理系統(tǒng)，報表的輸入輸出需要詳細的記錄。一旦發(fā)現(xiàn)異常，應有相應的警告與提示，并呈報相應的主管領導和內部審計人員，達到實時監(jiān)控的職能。對在erp系統(tǒng)下載中的信息數(shù)據(jù)，應該有日志備份文檔，對在系統(tǒng)中的所存操作都要詳細記錄，即便有人故意篡改數(shù)據(jù)，都能夠方便、詳實地查詢到相關操作信息，將系統(tǒng)受人為影響降到最低限度。

　　4.確立董事會在公司經(jīng)營管理中的核心地位

　　董事會要真正成為公司運營的主導機構，重大經(jīng)營決策方針都必須由董事會討論決定，而不是由大股東或幾個人說了算。erp系統(tǒng)下載的有效運行應該是以董事會的有效運營為基礎，否則就會淪為利益集團的工具。積極推進董事會制度建設的同時，要逐步改善公司治理結構，保護投資者利益，真正發(fā)揮獨立董事的外部獨立監(jiān)督作用。

　　5.加強對erp系統(tǒng)免費下載信息系統(tǒng)的軟硬件的監(jiān)督和管理

　　作為內部控制重要手段的erp系統(tǒng)免費下載信息系統(tǒng)，所依賴的是一個強大的軟硬件平臺。為了保證企業(yè)的正常運轉，必須保證這個平臺的穩(wěn)定與高速運行。要加大對軟硬件系統(tǒng)的維護與評價，定期出具系統(tǒng)運行報告，定期輪換系統(tǒng)監(jiān)測與維護人員。對于重大系統(tǒng)故障，要向董事會報告，不得私自做出決定，以免造成重大損失。每年的審計，注明會計師應當對企業(yè)的erp系統(tǒng)下載的軟硬件進行審計，測試在這個系統(tǒng)上運行的erp系統(tǒng)免費下載提供的數(shù)據(jù)是否真實、準確、可靠，并在審計報告中給予披露。

　　6.加強專業(yè)人才的培養(yǎng)與開發(fā)

　　信息經(jīng)濟時代對從事財務工作的人員提出了更高的要求，要求有扎實的計算機水平和不斷更新的專業(yè)知識。這就要求企業(yè)應加強對員工的培訓，不斷地為其提供新的課程培訓和企業(yè)文化引導，形成愛崗敬業(yè)的基本素質，并加強員工職業(yè)道德和企業(yè)文化建設。優(yōu)秀的企業(yè)文化，往往能夠將員工的道德風險降到較低水平，對于企業(yè)內部控制是相當有利的。在信息化環(huán)境下，應倡導動態(tài)的企業(yè)文化，提倡團隊精神，對不斷變化的環(huán)境做出快速反應。

　　(三)加強外部審計機構對內部控制的評價

　　為了更有效地實施內部控制，企業(yè)應聘請外部專業(yè)的審計機構對企業(yè)的內部控制進行評價與分析，重點是實施erp系統(tǒng)下載以后，企業(yè)的內部控制是變好了還是比以前差了，在erp系統(tǒng)下載上運行是更安全還是危險增大了，在erp系統(tǒng)下載上運行的數(shù)據(jù)是否真實、可靠地反映了企業(yè)的經(jīng)營管理狀況，企業(yè)的治理是否穩(wěn)定在一個合理、健康的水平上。外部審計機構需要定期提供內部控制狀況報告，提交給企業(yè)的董事會、股東會、監(jiān)事會等相關職能部門。若是上市公司，還應提交給證監(jiān)會等相關部門，讓企業(yè)的經(jīng)營信息公開化、透明化，促進企業(yè)自身的健康、持續(xù)發(fā)展。