什么是oa協同辦公平臺

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 　　OA是企業(yè)協同辦公管理軟件，ERP是企業(yè)資源計劃全面管理軟件，企業(yè)不論大小，都需要用管理軟件來管理企業(yè)。

　　如果只是想處理辦公，比如日常任務、報告，工作流審批，物資管理這些選擇OA軟件就可以;如果是商貿企業(yè)，需要管理進銷存出入庫、客戶管理、銷售管理、財務管理就可以選擇ERP軟件。

　　麻雀雖小五臟俱全，上管理軟件不在乎企業(yè)大小，具體還是視需求而定的。

　　不過600多員工的企業(yè)不算是小企業(yè)了。

　　企業(yè)用戶對于協同有著強勁的需求,協同也有搭載OA遍地開花的成功范例,這讓協同軟件市場具備了很大的想象空間。在一定程度上,可以將協同軟件(含工具、平臺和應用系統(tǒng))看作是嵌入了協同理念和技術方法的組織結構和流程設計,在其中規(guī)則和規(guī)范通過技術方法而規(guī)制化了。在協同軟件中協同及其相關因素的運轉也實現了自動化、智能化。毋庸諱言,OA是組織協同的重要工具和平臺,而OA在企業(yè)及其他組織中的普及,正說明了組織對協同的內生驅動因素是多么強烈。協同OA近幾年幾乎普遍地取代了OA,更加突顯了企業(yè)組織對與協同的需要的迫切與持久。

　　從企業(yè)協同的理念到功能設計取向

　　企業(yè)運轉和管理對協同的需求說到底是人、資源、作業(yè)(項目)的協同,根本上是人的協同。為什么這么說呢?這就要借助對協同的本質的分析才能說清楚。從根本上講,協同并不神秘,也不復雜。協同本來是指的一個系統(tǒng)的要素(元素)的配置的主動優(yōu)化行為,核心是主動優(yōu)化,主動性來源于目的性。在物理系統(tǒng)中雖然也存在自組織、自尋優(yōu)的現象,但我們并不稱其為目的性,而認為是對某種規(guī)律的遵從。

　　在社會系統(tǒng)中情況就復雜多了,自主性、開放性是其突出的特征。協同的本質就是打破資源(人、財、物、信息、流程)之間的各種壁壘和邊界,使它們?yōu)楣餐哪繕硕M行協調的運作,通過對各種資源最大的開發(fā)、利用和增值以充分達成一致的目標。

　　這是協同的一種定義,也是協同軟件廠商泛普的協同理念。泛普對協同的理解包括著三個與企業(yè)運作相關聯的思想:“信息網狀”“業(yè)務關聯”和“隨需而應”。“信息網狀”思想在于建立一個立體的、多維的信息獲取、共享和使用的環(huán)境,無論信息的來源、結構是什么,都可以得到統(tǒng)一的管理;同時,協同平臺為這些信息節(jié)點之間提供了立體化的“網狀”關聯通道,從任何一個信息節(jié)點都可以到達任意的相關信息節(jié)點,極大地方便企業(yè)獲取完整的、真實的信息。“業(yè)務關聯”則是提供對各個業(yè)務環(huán)節(jié)進行整合的方案,使得協同平臺可以面向整個業(yè)務過程來進行管理。表面上看在協同平臺中還是采用某個模塊或某個功能完成某個業(yè)務環(huán)節(jié)的要求,但隨之這個應用可以自動啟動其他的關聯應用,并完成相關數據的更新,使得企業(yè)無需在不同應用平臺之間切換便可以完成對業(yè)務鏈的管理。“隨需而應”是將企業(yè)的“人”“財”“物”“信息”和“流程”進行充分的整合。

　　在協同平臺中,這些資源可以實現各種關聯,當企業(yè)由于某個目的觸發(fā)一個應用的時候,相關的資源可以隨之被調動并被自動加入統(tǒng)一管理和協同工作的環(huán)境中,從而進行緊密的協調和運作。泛普的理念顯然是正確的,但是似乎太宏觀了,不夠具體。

　　熟悉企業(yè)管理運營和管理軟件的人立刻就會意識到,泛普在這里對協同的詮釋絕非協同OA所能涵蓋,而是包括了企業(yè)運營和管理的每一個層面和環(huán)節(jié)。在這一點上,幾乎所有的協同軟件廠商都統(tǒng)一于這個“口徑”。大家明白,協同在組織的每一個層次都存在,每一個環(huán)節(jié)也都離不開。無論是財務管理、ERP、CRM、SCM、HRM,還是競爭情報系統(tǒng)、知識管理系統(tǒng),沒有不涉及和需要協同的。協同是組織運營管理處處都用得到的引擎和工具。問題是怎樣把協同工具和引擎“裝”進去、“構架”起來。

　　上述通過對泛普倡導的協同理念和功能設計的分析可以看出,協同廠商向市場承諾的遠非一個辦公自動化(OA)工具和平臺。協同廠商們的心思大著呢,大到企業(yè)“人、財、物、信息、流程”的所有層面和環(huán)節(jié)。

　　可以這么講,那里有團隊、哪里有運作與管理,哪里就有協同。協同軟件廠商們一定希望再進一步,加上一句,“哪里就應該有協同軟件,至少應該有協同引擎嵌入其系統(tǒng)之中”。這話有些大,但卻并非不靠譜的大實話。

　　協同軟件廠商的這種應用市場布局使得協同軟件的功能設計面臨尷尬。因為這種應用取向要求你的軟件功能必須是企業(yè)中普適、通用的,而產品能夠進入企業(yè)“落地”的要求又必須是獨特而具體的。如果不是如此的話,協同就必須借助一個“車子”才能開進企業(yè)。協同OA軟件的成功作為一個范例,很好地說明了這個問題。

　　企業(yè)內生的協同驅動因素

　　協同是一種行為方式選擇的趨向,也是一種行為方式和過程。在企業(yè)組織內部,天然地具有產生和實施協同行為的驅動因素。這種因素從兩個方面來分析,從組織成員個體的方面由于需要提高自己的作業(yè)效率、利用資源或者節(jié)省成本,自然地希望和要求組織和其他成員配合和幫助,這使他本能地對他人發(fā)出協同請求。這種請求不可能得到被請求者單向的持續(xù)性回應,除非這種回應能得到同樣的“協同”回報。在組織中不附加給予他人回報的自發(fā)協同請求,嚴格意義上稱不上是協同。

　　表面上看,響應這種協同請求會使請求者的狀況變好,同時并不使得其他人的狀況變壞,似乎構成一種帕累托改進。但事實上,協同請求的響應者卻為此付出了精力和時間,這在嚴格意義上就不是帕累托改進,因此,這種協同的響應就不會自然地發(fā)生。如果考慮到協同請求者為了獲得他人的積極響應,必然會對他人給予回報,即響應他人的協同請求。

　　在一個組織中,成員之間的互動屬于連續(xù)多次性交互,因而一定會形成一種均衡結構――一種互惠互利的協同互動狀態(tài)。這種協同具有隨機性,協同程度較低且依賴于組織的結構性質、業(yè)務流程、人際關系狀態(tài)和文化氛圍。這就構成了組織內部的自發(fā)協同。自發(fā)協同的效率是非常有限的,帶有很大的隨機性,人們?yōu)檫@種協同所付出的時間和精力都非常有限,并且常常會由于種種原因被削弱和阻斷。這種自發(fā)協同的驅動因素是恒久存在、持續(xù)地發(fā)生作用的。這種作用其實是頑強的,雖然作用和水平有限。

　　從組織整體的方面來講,協同的需求從來都是強勁且迫切的,因為組織的目的之一就是為了能夠更有效地協同工作(運作、操作)一件或者一些事情而構建的。從組織內部來考察,組織提高效率的要求持續(xù)不斷,除技術創(chuàng)新之外,組織效率的提高主要有兩部分構成,第一部分就是充分發(fā)揮組織的資源效率;第二部分是降低組織內部的運作(交易)成本。這兩部分效率提高的有效工具就是協同。因此,組織會持續(xù)不斷地要求提高自身的協同能力和水平,并把這種要求施加到所有成員的身上和行為中。

　　組織的這種協同需求可以以多種形式加以滿足。比如以教育引導的方式,培育成員的團隊精神、協作精神。也可以通過組織紀律、規(guī)范來要求成員之間的協作。當然,組織結構、流程設計本身就要求成員之間的協同工作,這是規(guī)制化的,不需要強調。組織會通過種種方式來改進結構調整流程,其中重要的目的之一也是提高企業(yè)的協同程度和能力。結構和流程的改變對組織成員的協同優(yōu)化要求是強制的,這可以讓我們了解一個事實:結構和流程對于人(成員或員工)而言,可以視為協同的工具和平臺。由此我們可以了解協同軟件在企業(yè)組織中的意義和價值。