龍拓互動公司協(xié)同辦公應(yīng)用案例

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應(yīng)用背景龍拓公司經(jīng)過多年的發(fā)展，產(chǎn)業(yè)規(guī)模成幾何倍增長，組織機(jī)構(gòu)規(guī)模迅速擴(kuò)大，公司的日常管理問題日益突出。通過接觸后，得知急需解決的問題有如下幾個方面：

信息傳遞

公司的通知、公告、新聞、規(guī)章制度無法快速、準(zhǔn)確的到達(dá)每個分支機(jī)構(gòu)。傳統(tǒng)的電話、紙介方式存在許多不足，電話方式準(zhǔn)確性、可控性低，紙介方式效率慢，這些都會延誤商機(jī)，導(dǎo)致公司受損。另外這兩種方式費(fèi)用太高。

流程規(guī)范

原始的工作流程不僅效率低，可控性非常差，人為感情因素起很大作用。比如費(fèi)用審批一項(xiàng)，總公司想了解分支機(jī)構(gòu)的費(fèi)用審批情況非常困難，這樣一來，失去了有效的監(jiān)控，人為感情因素會不斷提升，最終會給公司帶來無法估量的損失。

溝通協(xié)作

由于分支機(jī)構(gòu)越來越多，所以總部與分部、分部與分部之間的溝通效率低。比如廣告版塊費(fèi)用一項(xiàng)，分部需要先與總部聯(lián)系，然后在與客戶進(jìn)行接洽，而這期間如果價格發(fā)生變動，業(yè)務(wù)將進(jìn)入一種被動狀態(tài)，導(dǎo)致銷售失敗。

應(yīng)用方案

網(wǎng)絡(luò)尋呼

網(wǎng)絡(luò)尋呼的使用，使龍拓公司內(nèi)部溝通變得簡單、高效、可控。極大的提高了溝通的效率，并且因?yàn)榫哂泻圹E保留，杜絕了扯皮現(xiàn)象。領(lǐng)導(dǎo)通過管理的功能，也大大減少了員工工作行為、方向的錯誤率?？偡止局g因?yàn)槭褂镁W(wǎng)絡(luò)尋呼，溝通費(fèi)用下降70%。

公文流轉(zhuǎn)

龍拓公司的公文共有如下類型：

A. 會議紀(jì)要

B. 人事任免

C. 通知文件

內(nèi)部請示

龍拓公司將辦公設(shè)備申請、部門活動申請??50余種日常辦公中的請示都使用系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部請示進(jìn)行審批。采用這種審批后，無論員工還是領(lǐng)導(dǎo)，無論在什么時間、什么地點(diǎn)，都可以進(jìn)行事務(wù)的請示及審批，極大的提高了工作效率，并且減少人為因素對流程的干擾。

新聞、通知

龍拓公司使用新聞、通知等信息模塊，快速、準(zhǔn)確的把公司的各種信息(費(fèi)用、通知、決定、規(guī)章等)傳遞給各分部，解決信息不對稱、信息失真等情況，加快了信息傳遞效率。

知識管理

龍拓公司知識模塊中目前存有800余篇日常辦公中的經(jīng)驗(yàn)，這些經(jīng)驗(yàn)可以非常方便的讓其它員工分享，通過使用知識管理，龍拓公司的經(jīng)驗(yàn)共享率顯著提高，因?yàn)橹R所帶來的隱性收益非常多，拿銷售經(jīng)驗(yàn)分享一項(xiàng)，在企業(yè)的銷售團(tuán)隊(duì)中受到大家的好評，稱此模塊為自身工作帶來非常明顯的提高。

內(nèi)部論壇

龍拓公司通過使用內(nèi)部論壇功能，在活躍企業(yè)氣氛的同時又進(jìn)一步加強(qiáng)了企業(yè)文化建設(shè)，讓公司的團(tuán)隊(duì)更加有活力、有激情、有凝聚力。同時在論壇中還定期對企業(yè)中的問題進(jìn)行公開的討論，這樣不僅節(jié)省了時間，還增加了員工的參與感，提高了員工主人翁精神。

行政管理

目前龍拓公司使用系統(tǒng)中的行政管理模塊，將會議、車輛、圖書、資產(chǎn)、用品進(jìn)行了統(tǒng)一管理、合理分配，提高了行政部門在些方面工作的效率，讓行政部門人員可以有更多時間為員工做更多的事情。