龍拓互動(dòng)公司協(xié)同辦公應(yīng)用案例

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應(yīng)用背景龍拓公司經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，產(chǎn)業(yè)規(guī)模成幾何倍增長(zhǎng)，組織機(jī)構(gòu)規(guī)模迅速擴(kuò)大，公司的日常管理問(wèn)題日益突出。通過(guò)接觸后，得知急需解決的問(wèn)題有如下幾個(gè)方面：

信息傳遞

公司的通知、公告、新聞、規(guī)章制度無(wú)法快速、準(zhǔn)確的到達(dá)每個(gè)分支機(jī)構(gòu)。傳統(tǒng)的電話、紙介方式存在許多不足，電話方式準(zhǔn)確性、可控性低，紙介方式效率慢，這些都會(huì)延誤商機(jī)，導(dǎo)致公司受損。另外這兩種方式費(fèi)用太高。

流程規(guī)范

原始的工作流程不僅效率低，可控性非常差，人為感情因素起很大作用。比如費(fèi)用審批一項(xiàng)，總公司想了解分支機(jī)構(gòu)的費(fèi)用審批情況非常困難，這樣一來(lái)，失去了有效的監(jiān)控，人為感情因素會(huì)不斷提升，最終會(huì)給公司帶來(lái)無(wú)法估量的損失。

溝通協(xié)作

由于分支機(jī)構(gòu)越來(lái)越多，所以總部與分部、分部與分部之間的溝通效率低。比如廣告版塊費(fèi)用一項(xiàng)，分部需要先與總部聯(lián)系，然后在與客戶(hù)進(jìn)行接洽，而這期間如果價(jià)格發(fā)生變動(dòng)，業(yè)務(wù)將進(jìn)入一種被動(dòng)狀態(tài)，導(dǎo)致銷(xiāo)售失敗。

應(yīng)用方案

網(wǎng)絡(luò)尋呼

網(wǎng)絡(luò)尋呼的使用，使龍拓公司內(nèi)部溝通變得簡(jiǎn)單、高效、可控。極大的提高了溝通的效率，并且因?yàn)榫哂泻圹E保留，杜絕了扯皮現(xiàn)象。領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)管理的功能，也大大減少了員工工作行為、方向的錯(cuò)誤率。總分公司之間因?yàn)槭褂镁W(wǎng)絡(luò)尋呼，溝通費(fèi)用下降70%。

公文流轉(zhuǎn)

龍拓公司的公文共有如下類(lèi)型：

A. 會(huì)議紀(jì)要

B. 人事任免

C. 通知文件

內(nèi)部請(qǐng)示

龍拓公司將辦公設(shè)備申請(qǐng)、部門(mén)活動(dòng)申請(qǐng)??50余種日常辦公中的請(qǐng)示都使用系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部請(qǐng)示進(jìn)行審批。采用這種審批后，無(wú)論員工還是領(lǐng)導(dǎo)，無(wú)論在什么時(shí)間、什么地點(diǎn)，都可以進(jìn)行事務(wù)的請(qǐng)示及審批，極大的提高了工作效率，并且減少人為因素對(duì)流程的干擾。

新聞、通知

龍拓公司使用新聞、通知等信息模塊，快速、準(zhǔn)確的把公司的各種信息(費(fèi)用、通知、決定、規(guī)章等)傳遞給各分部，解決信息不對(duì)稱(chēng)、信息失真等情況，加快了信息傳遞效率。

知識(shí)管理

龍拓公司知識(shí)模塊中目前存有800余篇日常辦公中的經(jīng)驗(yàn)，這些經(jīng)驗(yàn)可以非常方便的讓其它員工分享，通過(guò)使用知識(shí)管理，龍拓公司的經(jīng)驗(yàn)共享率顯著提高，因?yàn)橹R(shí)所帶來(lái)的隱性收益非常多，拿銷(xiāo)售經(jīng)驗(yàn)分享一項(xiàng)，在企業(yè)的銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)中受到大家的好評(píng)，稱(chēng)此模塊為自身工作帶來(lái)非常明顯的提高。

內(nèi)部論壇

龍拓公司通過(guò)使用內(nèi)部論壇功能，在活躍企業(yè)氣氛的同時(shí)又進(jìn)一步加強(qiáng)了企業(yè)文化建設(shè)，讓公司的團(tuán)隊(duì)更加有活力、有激情、有凝聚力。同時(shí)在論壇中還定期對(duì)企業(yè)中的問(wèn)題進(jìn)行公開(kāi)的討論，這樣不僅節(jié)省了時(shí)間，還增加了員工的參與感，提高了員工主人翁精神。

行政管理

目前龍拓公司使用系統(tǒng)中的行政管理模塊，將會(huì)議、車(chē)輛、圖書(shū)、資產(chǎn)、用品進(jìn)行了統(tǒng)一管理、合理分配，提高了行政部門(mén)在些方面工作的效率，讓行政部門(mén)人員可以有更多時(shí)間為員工做更多的事情。