泛普OA軟件ＸＸＸ集團業(yè)務需求分析

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ＸＸＸ集團協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設要從實際出發(fā)，以管理和應用需求為導向，實用性和前瞻性相結合，以科學高效管理和決策建設為目標，處理好先進與適用、當前與長遠、局部與全局的關系，按照“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一領導、統(tǒng)一標準”的原則進行建設。在建設泛普OA軟件平臺過程中，既要充分考慮企業(yè)的現(xiàn)實需要，也要為今后的系統(tǒng)升級、數(shù)據(jù)整合等打好技術基礎，既有高度穩(wěn)定的日常協(xié)同工作平臺又能通過多維空間（門戶）和應用整合接口實現(xiàn)企業(yè)未來多業(yè)務一體化協(xié)同，實現(xiàn)企業(yè)管理信息、決策信息、業(yè)務信息和企業(yè)知識資源的分類管理和集中呈現(xiàn)。

統(tǒng)一規(guī)劃

規(guī)劃統(tǒng)一高起點、高標準，符合ＸＸＸ集團信息化建設的當前與未來發(fā)展需要；結合我們長期的信息化建設經(jīng)驗，與ＸＸＸ集團信息化整體規(guī)劃相結合，制定出符合實際協(xié)同辦公系統(tǒng)建設標準。

統(tǒng)一領導

信息化以集團高層為核心，信息化建設部門為主導，不僅要建設完善的網(wǎng)絡設施、基礎計算平臺、基礎軟件平臺以及各種業(yè)務應用系統(tǒng)，而且要逐步建立整套完善的覆蓋泛普OA軟件ＸＸＸ集團的運營體系。協(xié)同辦公系統(tǒng)建設同樣需要按照集團戰(zhàn)略規(guī)劃，根據(jù)輕重緩急，分步實施、快速推進；對項目進行科學管理和有效監(jiān)督。

統(tǒng)一標準

在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎上，從系統(tǒng)角度出發(fā)，對ＸＸＸ集團的協(xié)同辦公系統(tǒng)系統(tǒng)進行整體的、全面設計，確定系統(tǒng)總體架構和技術架構、技術路線，明確各系統(tǒng)的業(yè)務范圍、功能職責、與外部各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享與交互內(nèi)容、系統(tǒng)間的業(yè)務接口等關系，形成企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)建設統(tǒng)一的技術標準。
1.1.1 系統(tǒng)遵循標準

• 門戶平臺開發(fā)遵循標準：Java規(guī)范請求（JSR）168和遠程portlet的WebService（WSRP）；
• 系統(tǒng)平臺工作流引擎，遵循WFMC國際規(guī)范實現(xiàn)；
• 其它通用標準及行業(yè)標準。

**［參考客戶行業(yè)資料添加與客戶業(yè)務對應的或客戶關注的標準，如通用技術標準、電子公文相關標準、涉密標準、網(wǎng)絡標準、軟件開發(fā)標準、測試標準、行業(yè)標準，根據(jù)客戶關注添加］

1.2 ＸＸＸ集團管理需求分析

**［通過與客戶的前期溝通從宏觀角度描述客戶的管理需求但必須注意不能與客戶的實際需求抵觸］例如：
1.2.1 ＸＸＸ集團的管控模式
ＸＸＸ集團的管理制度隨著企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)整而不斷完善。集團依據(jù)現(xiàn)代企業(yè)管理制度為基準建立了規(guī)范的法人治理結構，設立董事會，并聘請有獨立董事，構建了比較完善的“兩權分離”管理體系，集團總部與各專業(yè)事業(yè)部之間嚴密分工，充分授權，體現(xiàn)了科學、嚴謹、專業(yè)、高效的特色。
集團采用標準化運作、專業(yè)化管理。ＸＸＸ集團在投資與運營、財務與審計、品牌與宣傳、人力與文化等方面，形成了一套較為成熟的，與國際企業(yè)管理逐步接軌的標準化管理程序。在管理模型及工具方面，提倡專業(yè)化，一方面，集團現(xiàn)已經(jīng)引入ERP(企業(yè)資源規(guī)劃)、E-HR(企業(yè)人力資源管理)、CRM（客戶管理）、E-CASE（資金集中管理）、P6（工程項目管理）等比較先進的信息化手段，暢通信息傳送渠道，提高管理效率；另一方面，也積極采用全面預算管理、多緯度績效管理、全方位對標管理、精益化管理等先進管理模型，通過多年的持續(xù)推進，軟硬實力齊頭并進，有機結合，提升組織系統(tǒng)競爭力。
ＸＸＸ集團采取集團化管理模式，即：由集團統(tǒng)一管理下屬各實業(yè)公司，并明確產(chǎn)權人，各級管理機構的責、權、利，為實行科學管理提供組織保障。
ＸＸＸ集團董事會是集團最高決策機構。主要負責集團發(fā)展戰(zhàn)略的制定與修改，經(jīng)營管理機制的確立和完善。經(jīng)營管理策略的配套和修訂。
ＸＸＸ集團總部定位為戰(zhàn)略投資型和風險管控型，是集團最高管理機構，由行政管理部、人力資源部、財務部、經(jīng)營管理部、戰(zhàn)略發(fā)展部和審計監(jiān)察部以及機要中心、發(fā)展研究中心、信息中心9個部門組成。主要負責為董事會經(jīng)營決策提供信息支撐和科學依據(jù)，及時準確地把董事會決策變成執(zhí)行規(guī)劃，組織相關資源，指導和協(xié)調(diào)各事業(yè)部抓落實，并在執(zhí)行過程中，監(jiān)控和反饋決策執(zhí)行情況，調(diào)控和協(xié)調(diào)解決執(zhí)行政策過程中的矛盾。
ＸＸＸ集團下設四個事業(yè)部，分別是農(nóng)牧事業(yè)部、化工事業(yè)部、地產(chǎn)與基礎設施事業(yè)部和金融投資事業(yè)部。各事業(yè)部直接對集團總裁班子負責，指導所屬企業(yè)研發(fā)、推廣、宣傳和銷售本專業(yè)產(chǎn)品，并根據(jù)授權實施本專業(yè)板塊的其他經(jīng)營和管理工作。
ＸＸＸ集團各實業(yè)分公司是集團經(jīng)營實體，直接負責集團產(chǎn)品的生產(chǎn)、運輸和銷售工作。
1.2.2 ＸＸＸ集團信息管理的需求
ＸＸＸ集團信息資源是企業(yè)在信息活動中積累起來的以信息為核心的各類信息活動要素(信息技術、設備、信息生產(chǎn)者等)的集合。ＸＸＸ集團信息管理的需求是有效地搜集、獲取和處理企業(yè)內(nèi)外信息，整合現(xiàn)有各種遺留信息系統(tǒng)的信息資源，最大限度地提高企業(yè)信息資源的質(zhì)量、可用性和價值，并使企業(yè)各部分能夠共享這些信息資源。這就要求企業(yè)應用先進的信息管理理論和方法規(guī)范集團各種信息的傳遞、歸檔、存儲、授權和共享等，建立完善的規(guī)章制度和流程，構建高效的信息資源管控平臺。同時，還要逐步形成ＸＸＸ集團標準、規(guī)范的企業(yè)信息資源庫，使企業(yè)信息資源的獲取、傳遞、處理、儲存、控制建立在全面、系統(tǒng)、科學的基礎之上，保證信息的完整、準確和及時。
1.2.3 ＸＸＸ集團組織管理的需求
作為一個集團化多層級組織，ＸＸＸ集團在日常工作中牽涉到跨部門、跨地區(qū)、跨組織層級的多單位、多業(yè)務部門之間實時工作聯(lián)系，對信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性等應用要求較高，對各種工作任務的協(xié)同工作應用很頻繁。需要有一套功能強大的單一的穩(wěn)定的高速的信息系統(tǒng)使用，從而加強集團內(nèi)部各單位和部門之間的聯(lián)系，提升整個組織工作的行政效率。ＸＸＸ集團的協(xié)同辦公系統(tǒng)建設要滿足ＸＸＸ集團各單位、各部門全體人員進入系統(tǒng)的需要，形成全員的個人辦公處理桌面，集工作任務創(chuàng)建下達、任務接收分解、任務承辦反饋、任務集中監(jiān)控統(tǒng)計為一體的組織管理和與此相關的數(shù)據(jù)采集和傳遞、業(yè)務審批和交付、資源的協(xié)同和共享等組織業(yè)務構成的全員化協(xié)同工作平臺。
1.2.4 ＸＸＸ集團決策管理的需求
在信息爆炸、科技飛速發(fā)展的經(jīng)濟全球化時代背景下，集團化組織的管理者需要通過跨組織、跨單位、跨部門的協(xié)同快速獲得決策最急需的各種實時情報、分析報表、歷史數(shù)據(jù)等，選擇最佳的決策時機和策略，建立起高效靈動的決策機制。并且隨著信息系統(tǒng)建設的不斷發(fā)展和深入，這種決策信息由人工到自動匯總，由自動匯總再到自動分析，最后由自動分析上升到真正的商業(yè)智能，這就要求系統(tǒng)能既有高度穩(wěn)定性又能呈現(xiàn)集團內(nèi)部各種信息系統(tǒng)的決策數(shù)據(jù)，為集團領導提供多維度、全方位的決策信息，成為輔助領導日常管理和決策的工具。

1.3 泛普OA軟件ＸＸＸ集團業(yè)務需求分析

**［與客戶的前期溝通、標書或需求書提供等從行業(yè)管理特征抽象到我們產(chǎn)品的對應的需求，你可以從多個方面進行分析，但必須符合客戶的行業(yè)和實際管理特征，或者是客戶具體的幾種業(yè)務］例如：
根據(jù)前期與ＸＸＸ集團相關部門的溝通和ＸＸＸ集團提供的《房產(chǎn)OA項目調(diào)研》和《乳業(yè)OA項目調(diào)研》等資料，集團在日常業(yè)務管理上由于沒有適合的管理平臺，不同程度地存在工作安排、督辦工作、審批工作、工作匯報、上下溝通、制度執(zhí)行、知識管理、遠程辦公和工作計劃管理等方面的管理問題，概括起來，在業(yè)務管理方面主要需求如下：
1.3.1 組織架構模型的靈活管理
ＸＸＸ集團隨著規(guī)模的壯大，涉及的產(chǎn)業(yè)也會越來越多，如何協(xié)調(diào)管理好這些產(chǎn)業(yè)就顯得迫在眉睫。一般來說，各業(yè)務群處于不同的行業(yè)領域，處于不同的發(fā)展階段，各產(chǎn)業(yè)的業(yè)務格局和定位也不同。因此，在集團化發(fā)展的進程中，按產(chǎn)業(yè)集群將各業(yè)務群進行整合是趨勢所在。
按照集團發(fā)展的多元化和產(chǎn)業(yè)的關聯(lián)度，將集團的各業(yè)務群調(diào)整為幾大板塊，讓各個板塊根據(jù)自己的發(fā)展目標和行業(yè)競爭戰(zhàn)略，明確自身的定位，尋求符合自身發(fā)展的商業(yè)模式，形成各自的行業(yè)領導地位。通過這種資源的再分配，再加以符合市場需求的組織架構，提升集團整體的競爭力。
集團化企業(yè)的管理特點決定其組織結構的設置受多種因素的影響，如競爭環(huán)境、公司戰(zhàn)略、業(yè)務組合、行業(yè)特點、企業(yè)規(guī)模、管理傳統(tǒng)、政府政策、法律規(guī)定、集團所處的不同發(fā)展階段等等，甚至包括經(jīng)營者的風格等。這就帶來集團內(nèi)部新的業(yè)務板塊、分公司、控股公司及控股公司所屬分子公司、部門等的變化頻繁，人員崗位變動、部門歸屬劃撥、分拆和合并等的調(diào)整和變化，這種變化必然帶來集團內(nèi)部管控模式的變化，這就要求系統(tǒng)能夠?qū)崟r快速地對集團化的組織架構、崗位、權限體系、流程、考核和統(tǒng)計體系等進行調(diào)整。
1.3.2 業(yè)務審批和行政管理

問題分析

ＸＸＸ集團日常涉及的主要業(yè)務包括大量的已經(jīng)形成固定格式的制度流程和大量還未形成格式的制度和管理流程，包括：經(jīng)營管理和行政管理方面的各種已有的制度流程；公司規(guī)章制度、政策、工作規(guī)范的制定、修訂、廢止；項目經(jīng)營目標、策略審批；項目規(guī)劃設計、單體建筑設計方案制定、修訂；項目的預決算申請審批；大量日常辦公文檔的撰寫、修改和審批以及各種工作安排和匯報等等。
另外，由于集團目前主要辦公事務包括工作安排，審批工作，工作匯報，工作計劃，工作督辦等，在本地協(xié)作上普遍采用會議傳達，當面安排，電話安排，聽取匯報等方式，遠程辦公則通過電話及電子郵件等方式，存在以下問題：
由于集團化組織本身的復雜性，手工方式的審批普遍存在審批效率低、跨部門跨組織審批和各種數(shù)據(jù)采集困難，信息傳遞不及時，查詢和統(tǒng)計困難等問題。
同時，每天實時的工作安排和溝通浪費各級管理人員大量時間，安排后事情督辦和過后查閱不方便、了解情況不夠全面。遠程管理上只能采用電話和郵件溝通，管理比較粗放，需要進行大量溝通的工作信息對稱困難。