選型篇：OA能幫企業(yè)做什么 非什么技術(shù)開(kāi)發(fā)

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辦公自動(dòng)化(OA-Office Automation)是指將現(xiàn)代化辦公與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能相結(jié)合的一種新型辦公方式。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和OA系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部人員可跨越時(shí)間、空間限制實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作，使信息傳遞更加快捷、方便。利用OA系統(tǒng)，企業(yè)可以在最大程度上減輕員工日常工作量，將員工的主要?jiǎng)趧?dòng)力從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來(lái)，更好的集中精力思考、解決與業(yè)務(wù)發(fā)展相關(guān)的問(wèn)題，從而大大提升工作效果。因此，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨白熱化的今天，OA系統(tǒng)正日益成為眾多企業(yè)提高內(nèi)部管理效率、增強(qiáng)企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)能力的實(shí)用工具之一。
　然而企業(yè)在實(shí)施OA系統(tǒng)時(shí)，經(jīng)常面臨這樣的困境：市場(chǎng)上有各種類型的OA系統(tǒng)，分別基于不同的技術(shù)平臺(tái)開(kāi)發(fā)，有基于Lotus Domino/Notes的，有基于Microsoft Exchange的，有基于ASP/SQL Server的，也有基于JSP的……面對(duì)如此之多基于不同技術(shù)平臺(tái)的OA產(chǎn)品及各自軟件廠商五花八門的宣傳，企業(yè)實(shí)施OA系統(tǒng)時(shí)究竟該選擇？哪種OA產(chǎn)品才能切實(shí)符合企業(yè)本身的需求及實(shí)際情況？本文將在對(duì)各種主流OA技術(shù)平臺(tái)進(jìn)行綜合分析的基礎(chǔ)上，為企業(yè)實(shí)施OA系統(tǒng)中的技術(shù)選型提供若干指導(dǎo)原則。

一、OA系統(tǒng)主流平臺(tái)分析

　當(dāng)前OA系統(tǒng)主要有基于以下三種技術(shù)平臺(tái)，分別代表了三種主流的OA技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)：

1、基于Lotus Domino/Notes平臺(tái)的OA系統(tǒng)

　Lotus(目前已被IBM收購(gòu))是辦公自動(dòng)化應(yīng)用的最早倡導(dǎo)者之一。Domino/Notes是一個(gè)集文檔數(shù)據(jù)庫(kù)、郵件系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)Web信息發(fā)布、可視化集成開(kāi)發(fā)環(huán)境于一體的基礎(chǔ)平臺(tái)，適合處理辦公協(xié)作流程中產(chǎn)生的非結(jié)構(gòu)化文檔信息，并可利用靈活的郵件機(jī)制在企業(yè)內(nèi)部傳遞文檔。Domino/Notes現(xiàn)已幾乎成為我國(guó)政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)平臺(tái)。

　基于Domino/Notes平臺(tái)的OA系統(tǒng)顯著優(yōu)點(diǎn)：系統(tǒng)平臺(tái)具有內(nèi)置的E-mail系統(tǒng)(不需要額外購(gòu)買E-mail軟件)；系統(tǒng)安全性高(這是在政府領(lǐng)域廣泛應(yīng)用的重要原因)；支持多種操作系統(tǒng)平臺(tái)；系統(tǒng)開(kāi)發(fā)速度快。其不足之處有：對(duì)關(guān)系型數(shù)據(jù)的查詢統(tǒng)計(jì)功能相對(duì)較弱；系統(tǒng)平臺(tái)軟件較貴；對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員的要求較高；基于C/S結(jié)構(gòu)，每客戶端都需要安裝軟件--雖也可基于B/S結(jié)構(gòu)應(yīng)用，但那樣就必然犧牲Domino/Notes最為突出的基于"交叉驗(yàn)證"的高安全性。

2、基于Microsoft平臺(tái)的OA系統(tǒng)

(1)ASP(ASP.Net)+MS SQL Server模式

　這是在Microsoft平臺(tái)上應(yīng)用較為廣泛的OA開(kāi)發(fā)模式，采用Windows NT/2000作為操作系統(tǒng)。MS SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)采用ASP或ASP+作為開(kāi)發(fā)語(yǔ)言，提供內(nèi)容存儲(chǔ)，IIS提供Web服務(wù)。

　 采用這種模式開(kāi)發(fā)的OA系統(tǒng)具有系統(tǒng)簡(jiǎn)單易用--采用B/S模式，客戶端實(shí)現(xiàn)零維護(hù)，只需要瀏覽器(IE)就可以訪問(wèn)OA系統(tǒng)、投資成本低、開(kāi)發(fā)速度快、易于維護(hù)等特點(diǎn)。但該模式的運(yùn)行只局限于Windows NT/2000操作系統(tǒng)，而不適用于Unix/Linux等其他操作系統(tǒng)。

(2) ASP(ASP.Net)+MS SQL Server+Exchange模式

　采用這一模式開(kāi)發(fā)的OA系統(tǒng)與ASP(ASP.Net)+MS SQL Server模式基本相同，兩者主要區(qū)別在于該模式增加了Exchange，可作為企業(yè)內(nèi)部E-mail服務(wù)器，并利用Exchange作為OA中文檔的傳遞工具。

3、基于JSP/Java平臺(tái)的OA系統(tǒng)

　基于JSP/Java平臺(tái)開(kāi)發(fā)的OA系統(tǒng)，其原理與基于Microsoft平臺(tái)的OA系統(tǒng)類似，主要區(qū)別在于采用了JSP/Java開(kāi)發(fā)語(yǔ)言，因此可實(shí)現(xiàn)跨操作系統(tǒng)平臺(tái)，可采用Windows NT/2000、Unix、Linux等多種操作系統(tǒng)，運(yùn)行于多種硬件服務(wù)器，且該系統(tǒng)簡(jiǎn)單易用--采用B/S模式，客戶端實(shí)現(xiàn)零維護(hù)，只需要瀏覽器(IE)就可以訪問(wèn)OA系統(tǒng)。然而，這類系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和維護(hù)成本相對(duì)較高。

二、OA系統(tǒng)技術(shù)選型的指導(dǎo)原則

1、最關(guān)鍵的是OA能幫你做什么，而并非OA采用什么技術(shù)開(kāi)發(fā)

　對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，OA系統(tǒng)畢竟是提高企業(yè)內(nèi)部管理效率的一種"工具"，因此該工具具備哪些功能是企業(yè)選擇OA系統(tǒng)時(shí)所應(yīng)最為關(guān)注的因素。而至于OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)技術(shù)，那只是"工具的工具"而已，不應(yīng)作為主要考慮因素。

2、盡量利用已有的服務(wù)器硬件及系統(tǒng)軟件

　這是充分利用企業(yè)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的已有投資，降低信息系統(tǒng)總體成本(TCO)的重要原則。譬如：如果企業(yè)在信息化建設(shè)過(guò)程中已經(jīng)購(gòu)買了Windows 2000，SQL Server和Exchange，那無(wú)疑應(yīng)優(yōu)先選擇ASP(ASP.Net)+SQL Server+Exchange這一模式的OA系統(tǒng)。

3、在安全性與易用性之間找到平衡點(diǎn)

　如果企業(yè)對(duì)于OA安全性的要求是至高無(wú)上的，那毫無(wú)疑問(wèn)應(yīng)選擇基于Domino/Notes的OA系統(tǒng)。然而在實(shí)際應(yīng)用中，對(duì)于"安全性"的追求并不是越高越好。這就好比為了防止手機(jī)被盜，將其鎖在保險(xiǎn)柜里--固然在安全性方面達(dá)到了極高的境界，但同時(shí)喪失了手機(jī)本身應(yīng)有的實(shí)用價(jià)值。基于Domino/Notes的OA系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用沒(méi)有政府部門普及，政府部門中基于Domino/Notes的OA系統(tǒng)的利用率也一直不是太高，其重要原因是系統(tǒng)在"易用性"上有所欠缺。

4、考慮與內(nèi)部其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合

　一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)的OA系統(tǒng)不會(huì)是一個(gè)完全獨(dú)立的系統(tǒng)，而往往需要與企業(yè)內(nèi)部已有的或準(zhǔn)備將來(lái)實(shí)施的業(yè)務(wù)系統(tǒng)相結(jié)合。這時(shí)，在選擇OA產(chǎn)品時(shí)一定要重點(diǎn)考慮該產(chǎn)品的可拓展性、是否留有接口便于與其它系統(tǒng)快速整合。并且，軟件提供商能否承諾把其OA產(chǎn)品與企業(yè)的其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合，也是企業(yè)選擇OA產(chǎn)品時(shí)的重要考慮因素。另外，以筆者的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，如果企業(yè)存在將OA系統(tǒng)與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合的需求，Domino/Notes平臺(tái)往往不是最佳的選擇。因?yàn)槠髽I(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)一般都基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)，查詢和統(tǒng)計(jì)是其主要應(yīng)用，而這恰恰是Domino/Notes弱項(xiàng)之一。

5、要充分重視OA系統(tǒng)的后期維護(hù)

　計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng)的客觀規(guī)律是：維護(hù)期的成本約占整個(gè)軟件生命周期的30%。因此企業(yè)在實(shí)施OA系統(tǒng)時(shí)一定要注意后期維護(hù)，重點(diǎn)要把握以下兩個(gè)方面：(1)要有合適的內(nèi)部人員對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行后期維護(hù)，并且在最初的產(chǎn)品技術(shù)選型時(shí)就要考慮到這一點(diǎn)。譬如，如果單位內(nèi)部沒(méi)有熟悉JSP/Java的技術(shù)人員，而企業(yè)也沒(méi)有計(jì)劃專門去招聘一名掌握J(rèn)SP/Java的系統(tǒng)管理員--在這種情況下，自然就要放棄基于JSP/Java的OA產(chǎn)品。(2)要求軟件提供商提供相應(yīng)的售后服務(wù)承諾，并將其寫入合同，以便在必要情況下要求軟件提供商協(xié)助解決系統(tǒng)問(wèn)題。

三、小結(jié)

　綜上所述，企業(yè)在實(shí)施OA系統(tǒng)時(shí)，不能被軟件提供商出于推銷目的的產(chǎn)品宣傳而迷惑，而應(yīng)立足于企業(yè)自身對(duì)OA系統(tǒng)的功能要求，"以我為主"，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部的實(shí)際情況，對(duì)選擇哪種OA產(chǎn)品進(jìn)行綜合判斷。如果企業(yè)內(nèi)部因缺乏專業(yè)技術(shù)人員而無(wú)法做出準(zhǔn)確判斷，可邀請(qǐng)專業(yè)的IT顧問(wèn)公司提供相關(guān)服務(wù)，包括前期產(chǎn)品技術(shù)選型及后期實(shí)施過(guò)程監(jiān)督，從而大大降低企業(yè)實(shí)施OA系統(tǒng)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。


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