找準(zhǔn)自己的需求 信息化才能真刀實槍上陣

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如果你堅信自己采集的需求是一種客觀的需求，是必須被100%滿足的需求，那么你就離失敗不遠(yuǎn)了。

   如何認(rèn)識自己的需求？

   99.99%的OA需求都是發(fā)白紙給所有人采集匯總而得來的，以這樣形式采集匯總的需求造就了中國過去近20年幾乎所有的OA都走項目化或者看著別人的OA還湊合拿來就用。如果你也是這樣整理需求的，那簡直就是自殺，這種看上去合乎邏輯的需求成型方式里面卻埋藏著失敗的種子。

   把一疊白紙發(fā)給單位內(nèi)各個部門的10天后，或許你收到了他們的書面反饋，那么來讓我們仔細(xì)看看這份需求吧.

   也許每個部門都提出了自己的需求，詳細(xì)無比，里面不僅是一個個以自我為中心的要求，而且充滿著本來應(yīng)該歸納到業(yè)務(wù)范疇的應(yīng)用需求，甚至包涵著個別領(lǐng)導(dǎo)的軟件嗜好。這些本位主義需求從來沒有考慮別人的應(yīng)用感受，只想著用起軟件來自己更輕松，把任何沒有用計算機處理的事情都推給OA。依照這種需求，世上沒有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%滿足，甚至同行用的不錯的軟件也無法對你做到這一點。面對這些需求中復(fù)雜的術(shù)語和深奧晦澀的部門業(yè)務(wù)概念，作為項目負(fù)責(zé)人的你未必能夠逐一甄別。你千萬不可以簡單地裝訂成冊提交供應(yīng)商，讓他就這樣去寫應(yīng)對方案，依據(jù)這樣的需求開發(fā)出來的OA軟件，可能功能看上去非常豐富，但實際上形成了一個個以部門為中心的應(yīng)用孤島。第一代的OA都是這么出生的，最后大家用起來一頭霧水，這些看上去都是我們想要的功能為何總感覺那么別扭？問題到底出在哪？

   我們研究發(fā)現(xiàn)這類OA普遍存在一個問題：如果我們要以整個組織高效協(xié)同為目標(biāo)，那么那個把我們協(xié)同在一起的功能是哪個？

   請不要輕率地回答這個問題，你說用公文？別逗了，公文只有組織中不到10%經(jīng)常用；文檔？文檔可以分享，不過文檔不能主動產(chǎn)生協(xié)同；IM？IM好像不能進行表單審批吧；郵件？郵件能作流程化審批嗎？郵件能使得整個組織共享嗎？郵件用于要事的授權(quán)你既不知道過程也不知道結(jié)果你能放心嗎？要用郵件來完成組織的日常協(xié)同我們還作OA項目干什么？

   所以你必須這么去整理需求，從繁雜浩瀚的細(xì)節(jié)中脫出身來，對本位主義一概放到后面，先找到一個組織共性的需求，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。這么說是不是太抽象了？沒關(guān)系，你只要認(rèn)識這個邏輯就行了。因為我們大約研究了中國數(shù)十家OA廠商，走訪了數(shù)十家OA成功或失敗的客戶，仔細(xì)評估了超過200種常見OA的功能菜單，最后找到了那個共性的需求，我們發(fā)現(xiàn)它可能有成千上萬種表現(xiàn)形式，但把其本質(zhì)提煉出來就只有一個詞最貼切地表達(dá)這個需求，那個詞叫協(xié)同。這類需求的共性只有幾個要素，包涵協(xié)同角色、協(xié)同訴求、協(xié)同流程規(guī)則、協(xié)同過程狀態(tài)、協(xié)同資源需求、協(xié)同結(jié)果，無論你是什么行業(yè)，在什么樣規(guī)模的組織，處于什么樣的崗位級別，你日常的行為幾乎80%可以歸結(jié)為這個需求。

   所以你在選型的時候一定要看，這個OA是否有這樣的一個功能能夠滿足這個共性需求！

   另外你可能有其他各種需求，有你敬畏的上級提出的，有強勢部門提出的，有不起眼的人提出的，其技術(shù)難度和實施難度可能有天壤之別，你必須衡量敬重緩急以及其需求是否滿足對全局的成敗影響。否則這些匯總的需求將使得你毫無把握項目主干進度的節(jié)奏的能力，雙方有限的資源被分解為千瘡百孔補丁工程，重蹈前人久拖不上的覆轍。