項目辦公室的重要職能——提供項目管理培訓(xùn)（二）

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　　通過培訓(xùn)來保持一個好的項目管理運(yùn)作，這種需求是顯而易見的。問題在于項目辦公室在編寫教材、提供培訓(xùn)以及在培訓(xùn)工作總的協(xié)調(diào)方面應(yīng)該發(fā)揮怎樣的作用呢？真正的問題是項目辦公室在培訓(xùn)中應(yīng)該起主要作用還是僅僅為培訓(xùn)部門的培訓(xùn)活動提供支持。從大多數(shù)組織對這一問題的反應(yīng)來看，項目辦公室應(yīng)該兼具這兩種角色。對一些小的專業(yè)課題的培訓(xùn)，比如了解PMBOK以及組織內(nèi)部的項目管理程序，項目辦公室經(jīng)常起主要作用，而在更多傳統(tǒng)式的課堂培訓(xùn)中，它起到的是一個支持者的角色。
　　更復(fù)雜的問題是，在與為組織提供項目管理培訓(xùn)的外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)一起工作時，項目辦公室應(yīng)擔(dān)當(dāng)什么角色？當(dāng)組織內(nèi)有一個很強(qiáng)的培訓(xùn)部門時，培訓(xùn)部一般發(fā)揮主導(dǎo)作用。當(dāng)培訓(xùn)部門較弱而項目辦公室很強(qiáng)時，項目辦公室往往發(fā)揮主要作用。
　　有一點很清楚，那就是無論項目辦公室在課程編制、提供培訓(xùn)和協(xié)調(diào)工作中是否扮演主要角色，但在確定課程內(nèi)容方面它必須表現(xiàn)出其領(lǐng)導(dǎo)地位。因為項目辦公室自身的角色決定了其在識別組織對項目管理培訓(xùn)的需求上最具發(fā)言權(quán)。他們明白什么是目前項目管理的最優(yōu)方法，他們也了解大多數(shù)項目的執(zhí)行人員。他們自己也具備豐富的項目管理培訓(xùn)經(jīng)驗，了解什么樣的培訓(xùn)有效，什么樣的培訓(xùn)根本不起作用。
　　下面是四種標(biāo)準(zhǔn)模式用以說明項目辦公室在培訓(xùn)中充當(dāng)?shù)慕巧?BR>
與培訓(xùn)部門密切合作
　　在設(shè)置有培訓(xùn)中心的組織中，就像進(jìn)行其他方面的培訓(xùn)一樣，讓培訓(xùn)中心承擔(dān)項目管理課程設(shè)計和培訓(xùn)的主導(dǎo)作用會比較好。由于培訓(xùn)中心的地位，它們了解整個組織的培訓(xùn)計劃，可以使項目管理課程與組織中其他培訓(xùn)內(nèi)容相適應(yīng)。這樣可以使培訓(xùn)效果更好，并節(jié)約培訓(xùn)成本。
　　在這種情況下，培訓(xùn)人員在安排培訓(xùn)計劃時，項目辦公室提供他們所需的技術(shù)信息。例如，如果組織決定自行編寫培訓(xùn)教材，項目辦公室就可以為培訓(xùn)中心提供編寫教材的專家。在某種意義上，項目辦公室的專家“受雇于”培訓(xùn)中心為其編寫教材，培訓(xùn)中心扮演的是客戶的角色，而項目辦公室是其開發(fā)商。
　　如果管理層決定使用內(nèi)部人員進(jìn)行項目管理培訓(xùn)，由于項目辦公室擁有項目管理專家，因而它可以提供教員。如果組織內(nèi)部需要安排一個讓許多雇員參加的為時6個月的項目管理速成培訓(xùn)，項目辦公室就可以安排一個全職人員與培訓(xùn)部一起共同完成這6個月的培訓(xùn)工作。

開發(fā)和講授課程
　　如果組織內(nèi)部沒有培訓(xùn)中心，項目辦公室就要承擔(dān)起開發(fā)和講授項目管理課程的主要使命，尤其是在項目辦公室權(quán)利很大而且能力很強(qiáng)時更是這樣。
　　在培訓(xùn)工作方面，項目辦公室必須與培訓(xùn)部密切合作。但是，雙方的角色發(fā)生了轉(zhuǎn)換：項目辦公室擔(dān)負(fù)領(lǐng)導(dǎo)角色，而培訓(xùn)部門起支持作用。
培訓(xùn)部門的支持可包括如下內(nèi)容：
　　▲指導(dǎo)設(shè)計適宜的課程；
　　▲審核教材的“可教性”；
　　▲設(shè)計制作教材的標(biāo)準(zhǔn)格式；
　　▲幫助制作培訓(xùn)手冊；
　　▲幫助選擇培訓(xùn)場所；
　　▲提供教學(xué)手段，如投影儀（膠片或液晶）、活動掛圖等等。

即時培訓(xùn)
　　之前的文章曾提到項目辦公室的咨詢?nèi)藛T在進(jìn)行工作指導(dǎo)中可提供即時的培訓(xùn)。比如，當(dāng)設(shè)計工程師需要了解怎樣用工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）來控制項目活動時，他們可與組織內(nèi)的咨詢?nèi)藛T聯(lián)系，咨詢?nèi)藛T會就此向他們提供現(xiàn)場指導(dǎo)；當(dāng)市場部員工在使用計劃軟件上出現(xiàn)問題時，內(nèi)部咨詢?nèi)藛T可進(jìn)行指導(dǎo)。
　　項目辦公室在提供即時培訓(xùn)方面扮演主要角色。因為培訓(xùn)部門不具備對員工的臨時性培訓(xùn)要求作出即時反應(yīng)的能力。

識別和選擇外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)
　　有時，組織會發(fā)現(xiàn)設(shè)計開發(fā)自己的項目管理培訓(xùn)方案并不經(jīng)濟(jì)，特別是偶爾才會用到這種培訓(xùn)，比如一年只有兩三次的情況下更不劃算。這時，建立項目管理培訓(xùn)能力意味著要