企業(yè)設(shè)立OA辦公系統(tǒng)的若干建議

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  項(xiàng)目管理辦公室，也稱作項(xiàng)目管理部、項(xiàng)目辦公室或項(xiàng)目管理中心等，是企業(yè)設(shè)立的一個(gè)職能機(jī)構(gòu)名稱，英文縮寫簡(jiǎn)稱：OA辦公系統(tǒng)。OA辦公系統(tǒng)是組織內(nèi)部項(xiàng)目管理最優(yōu)實(shí)踐的中心，是組織提高項(xiàng)目分析、設(shè)計(jì)、管理、檢查等方面能力的關(guān)鍵資源。OA辦公系統(tǒng)是為創(chuàng)造和監(jiān)督整個(gè)管理系統(tǒng)而負(fù)責(zé)的組織元素，這個(gè)管理系統(tǒng)是為項(xiàng)目管理行為的有效實(shí)施和為最大程度的達(dá)到組織目標(biāo)而存在的。在組織內(nèi)部將實(shí)踐、過程、運(yùn)作形式和標(biāo)準(zhǔn)化的部門，這些標(biāo)準(zhǔn)化的程序應(yīng)該能形成一致和可重復(fù)的結(jié)果，同時(shí)項(xiàng)目成功率是上升的。那么，如何科學(xué)設(shè)立項(xiàng)目管理辦公室，保證較高的工作效率呢?

一、明確目標(biāo)

　　設(shè)立項(xiàng)目管理辦公室需要拿出清楚的理由,這有諸多原因。一家組織不會(huì)始終需要設(shè)立正式的項(xiàng)目管理辦公室,如果只是希望跟蹤項(xiàng)目,那么一個(gè)簡(jiǎn)單的項(xiàng)目跟蹤應(yīng)用軟件也許就足夠了。但如果想改進(jìn)完成項(xiàng)目的方法,并且對(duì)確定項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)的流程擁有更大的控制權(quán),那么運(yùn)作順暢的OA辦公系統(tǒng)就有助于實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)目標(biāo)。

　　美國(guó)奧克蘭縣的IT部門在1997年開始設(shè)立項(xiàng)目管理辦公室(OA辦公系統(tǒng))時(shí),就制訂了清晰的戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)和戰(zhàn)略目標(biāo)。他們與業(yè)務(wù)合作伙伴一起有效地確定項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí),并且通過技術(shù)來提高政府業(yè)務(wù)部門的效率。此外,IT部門內(nèi)外很少有人會(huì)喜歡這樣的想法: 一個(gè)集中部門負(fù)責(zé)審批及否決項(xiàng)目、報(bào)告衡量尺度,以及督促項(xiàng)目經(jīng)理、確保項(xiàng)目處于正常軌道。IT員工和內(nèi)部客戶會(huì)對(duì)設(shè)立OA辦公系統(tǒng)的工作出難題。為了得到他們的支持,就要拿出確鑿的理由,表明為什么需要設(shè)立OA辦公系統(tǒng),又不會(huì)增強(qiáng)官僚主義。

　　設(shè)立項(xiàng)目管理辦公室、制訂相關(guān)的項(xiàng)目管理流程,這常常需要投入大量的時(shí)間和資金,可能需要好幾年才能把這項(xiàng)工作做到位。有人會(huì)對(duì)此產(chǎn)生厭煩情緒,如果他們對(duì)設(shè)立項(xiàng)目管理辦公室所需的時(shí)間和資金提出質(zhì)疑,對(duì)此要有明確的答復(fù)。

二、明確OA辦公系統(tǒng)的報(bào)告對(duì)象

由于向CIO辦公室報(bào)告,項(xiàng)目管理辦公室確實(shí)成了提供項(xiàng)目管理和指導(dǎo)服務(wù)的集中部門,確保了標(biāo)準(zhǔn)和流程變更出現(xiàn)在組織內(nèi)部的最高層面。奧克蘭縣IT部門下設(shè)的項(xiàng)目管理辦公室直接向CIO報(bào)告。負(fù)責(zé)IT部門的IT主管希望OA辦公系統(tǒng)向自己報(bào)告,那樣IT部門的各個(gè)小組影響不了OA辦公系統(tǒng)。

三、明確OA辦公系統(tǒng)職責(zé)

OA辦公系統(tǒng)一定要成為大家都愿意尋求幫助的部門。如果項(xiàng)目經(jīng)理擔(dān)心OA辦公系統(tǒng)會(huì)告訴CIO自己沒有完成工作,他就不會(huì)找OA辦公系統(tǒng)尋求幫助。要IT部門打消“OA辦公系統(tǒng)是項(xiàng)目管理監(jiān)督部門”的這種印象向來很難。這就是為什么要強(qiáng)調(diào)OA辦公系統(tǒng)的角色應(yīng)當(dāng)是流程的監(jiān)管人、項(xiàng)目經(jīng)理的指導(dǎo)員。OA辦公系統(tǒng)的作用不是向CIO報(bào)告做錯(cuò)的事情,而是為項(xiàng)目經(jīng)理提供相關(guān)工具和儀表板,他們可以用來查清楚哪個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度落后、哪個(gè)項(xiàng)目按時(shí)完成、哪個(gè)項(xiàng)目需要加把勁。

四、選擇項(xiàng)目管理軟件

　　選擇項(xiàng)目管理軟件之前,專家建議IT主管要考慮希望落實(shí)到位的項(xiàng)目管理流程。不管實(shí)施的是什么樣的項(xiàng)目管理工具,它們都要支持你的流程。 如果純粹為了技術(shù)而實(shí)施技術(shù),那就錯(cuò)了。如果沒有圍繞技術(shù)的流程,那只是電子表格,它其實(shí)管理不了任何東西。開始考慮不同的軟件時(shí),要確保其功能能實(shí)現(xiàn)自己的流程以及當(dāng)前和將來的首要目標(biāo)。OA辦公系統(tǒng)的規(guī)模開始可能很小,不過當(dāng)看到它給自己公司帶來的好處后,可以逐漸擴(kuò)大規(guī)模。同時(shí),選擇軟件時(shí),應(yīng)當(dāng)考慮到將來需求的變化。要牢記的另一個(gè)因素就是集成,使用多款可以彼此集成的工具,那樣就能夠在公司發(fā)展過程中采用新功能,至少能夠在這些工具之間輕松傳遞數(shù)據(jù)。

為了達(dá)到什么樣的管理目的，然后選擇合適的，并且性價(jià)比高的軟件，這樣不僅提高工作效率，還得達(dá)到較好的項(xiàng)目

管理效果，正如需要設(shè)立項(xiàng)目管理辦公室以便知道自己要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)那樣,管理者頭腦中也要有清晰的最終目標(biāo)。

五、獲得管理人員的支持

　　為了讓項(xiàng)目成功,軟硬件方面需要開支,需要對(duì)公司內(nèi)部的人員進(jìn)行培訓(xùn),需要從內(nèi)部改變公司文化,需要改變你所服務(wù)的客戶或者合作伙伴的文化。這都需要時(shí)間和精力,要是項(xiàng)目執(zhí)行發(fā)起人覺得把時(shí)間花在項(xiàng)目上不劃算,設(shè)立PMD也就不會(huì)取得成功。如果能夠獲得管理人員的支持,不但可以讓公司的每個(gè)人都采用新的流程,還能夠簡(jiǎn)化變更管理難題。