OA系統(tǒng)藍圖方案階段之項目實施部工作要領

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 OA系統(tǒng)藍圖方案階段之項目實施部工作要領      
 3.1、第一遍需求分析和方案討論 ①核心工作 ②項目文檔  ③問題、風險、對策  
  核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進行或無效，可能帶來的后果。 雙方項目經(jīng)理和各部門關鍵用戶未經(jīng)過討論和確認，即到項目領導處，項目領導可能沒有那么多時間參與細節(jié)討論。
  "雙方項目經(jīng)理，以及客戶方各部門需求負責人參與，對藍圖規(guī)劃和需求文檔進行逐一討論。
對確定的內容再次確認，不明確、不清晰、有分歧的內容進行討論和溝通，能明確的確定下來，仍不能的明確的提供意見和建議，供項目領導拍板。" 《項目藍圖框架》2.0版 ★ 2 客戶組織不了這樣的討論會議。 和項目經(jīng)理、項目領導溝通，由他們安排和組織。
   《項目實施方案》1.0版 ★ 3 客戶方推翻以前的訪談內容，需求變化，方案在確認后客戶內部又再次提出異議。 及時記錄，對比訪談時內容，即使修改，也讓客戶知道變化的內容和工作量，前期的會議紀要調研報告很重要，方案更多的是一個整合，所以前期就需要進行控制，例如每次會議紀要均要用戶簽字等策略，做好版本管理，在客戶確認之后一定要簽字確認，如果涉及異議，會增加我方的工作量，可以作為款項談判的資本。
       
     4 遲遲未確認自己部門的需求。 需要有總體計劃，時刻讓用戶知曉每個階段的時間節(jié)點，另在書面提交時和用戶明確超過某個時間范圍則視此方案討論通過
  準備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例   
  確定討論會議的參與人并確定他們參加：     
  1、客戶方項目負責人、系統(tǒng)管理員；     
  2、客戶方各部門需求負責人和關鍵用戶。     
  討論會議的方式：建議封閉式討論。     
  工作要點 管理工具文件&要求 模版&樣例   
  "雙方項目經(jīng)理，以及客戶方各部門需求負責人參與，對藍圖規(guī)劃和需求文檔進行逐一討論。
對確定的內容再次確認，不明確、不清晰、有分歧的內容進行討論和溝通，能明確的確定下來，仍不能的明確的提供意見和建議，供項目領導拍板。"     
       
       
  各部門對需求文檔進行簽字確認。     
 3.2、第二遍需求分析和方案討論 ①核心工作 ②項目文檔  ③問題、風險、對策  
  核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進行或無效，可能帶來的后果。 
  項目領導對不明確、不清晰、有分歧的內容進行拍板，仍不能確定的，暫時擱置，不納入實施范圍。 《項目藍圖框架》3.0版 ★ 2 方案太過技術，客戶不明白具體內容。 注重方案的講解，結合客戶的實際業(yè)務開展。
  根據(jù)項目領導意見，修改和完善藍圖規(guī)劃，并編寫項目實施方案，供項目領導確認。 《項目實施方案》2.0版 ★ 3 方案確認人和提交人不是同一人次，很多內容重復討論。 在方案討論之前提出要求，并要求單位的決策人參加，如果出現(xiàn)該問題，可以要求該需求暫不討論，由客戶內部確認后再行實現(xiàn)。
     4 方案講解人和編寫人不是同一人員，導致理解偏差。 盡量保證調研人、編寫人和講解人是同一人，如果不是則需要項目經(jīng)理在講解之前做內部的統(tǒng)一培訓和要求。
     5 領導一直約不到，比如出國了。 郵件、電話等多中方式進行。
  準備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例   
  1、提前編寫好藍圖規(guī)劃和實施方案。     
  2、第一遍討論的項目實施方案，將第一遍未明確的內容標識清楚，并提供意見。     
       
       
  工作要點 管理工具文件&要求 模版&樣例   
  1、向參會人員講解藍圖規(guī)劃；     
  2、根據(jù)藍圖規(guī)劃的內容，體系性的講解實施方案；     
  3、提出未明確的內容，由領導拍板。仍不能確定的，暫時擱置，不納入實施范圍。     
  4、最終形成藍圖規(guī)劃文檔和實施方案文檔，提交確認。     
 3.3、需求方案簽字確認 ①核心工作 ②項目文檔  ③問題、風險、對策  
  核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進行或無效，可能帶來的后果。 方案是系統(tǒng)實現(xiàn)的依據(jù)，沒有簽字就不能進行下一步的工作。
  實施方案的簽字文檔是項目推進過程中實施階段的依據(jù)，無簽字確認的實施方案，項目不能繼續(xù)往下推進。 《項目藍圖框架》確認版 ★ 2 客戶不肯簽字或者一直拖延 多次溝通，明確需求不確認，后續(xù)工作不能開展，項目整體延期風險。根據(jù)與客戶溝通的情況，一般不簽字就不搭建；如果我方處于弱勢，則只能先搭建，但是需要以郵件通知對方讓用戶確認此種情況，建議在方案確認時給予用戶一定確認時間，如果超過時間則視同通過
   《項目實施方案》確認版 ★   
     3 每次要求簽字確認，客戶不斷提出新的內容或者變更內容 建議客戶將為討論清楚的部分放到后續(xù)階段來做，目前只做成熟的內容；
     4 整體方案過大，項目經(jīng)理無法承擔責任。 所有的方案都要求各部門的關鍵用戶和部門負責人簽字，甚至于主管公司領導也需要簽字，之后才能統(tǒng)一交項目領導小組和公司領導。
  準備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例 5 調研階段客戶內部正在進行調整（組織架構/業(yè)務線等），導致方案確認后基本無效。 簽署延期備忘并變更時間計劃，對于增加的實施工作量可以讓客戶自己消化，我方協(xié)助。如果客戶不同意這種方式，可以再增加費用或者款項提前給我方支付。
  雙方已經(jīng)討論通過的藍圖規(guī)劃和實施方案，提交給客戶項目經(jīng)理。   6 "需要公司高層確認，確認結果：
1，等待時間很久；                                        2，推翻了很多原先需求。" 由于確認導致的延期可以與客戶簽署延期備忘，在與各部門確認需求的時候就需要將需求提交公司主管領導確認。
       
     7 在確認過程中又有業(yè)務部門提出需求，導致無法最終定稿。 新增需求都延后處理，或者達成替換條件。
       
  工作要點 管理工具文件&要求 模版&樣例   
  跟蹤客戶項目組領導對項目實施方案確認的進展，若過程中有問題，則及時和項目組領導溝通確認。