工程云資料管理軟件

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　　隨著信息技術和工程技術發(fā)展進步，建設工程電子文件大量出現(xiàn)，工程檔案管理工作已由傳統(tǒng)的紙質文件為主體的管理模式向紙質文件與電子文件并存的管理模式過渡。將建設工程整個周期中產(chǎn)生的大量文件進行收集、分類、歸檔、查 閱, 加快電子檔案信息資源開發(fā), 最大限度地滿足用戶多種多樣的信息利用需求, 實現(xiàn)檔案信息資源的最大社會共享,已然成為了檔案管理部門的重要課題。 成都地鐵有限責任公司近年來承擔著非常繁重的地鐵建設工程任務，建設工 程規(guī)模非常大，影響面也非常寬，每天都在不斷產(chǎn)生大量的地鐵項目建設資料。 不斷增加的地鐵工程檔案，給檔案部門帶來非常嚴峻的考驗，工作負荷重，管理 難度大，傳統(tǒng)人工管理方式已經(jīng)完全不能滿足公司發(fā)展的需要。為了規(guī)范成都地 鐵建設工程文件的整理歸檔工作，統(tǒng)一地鐵建設工程項目文件材料的竣工驗收標 準，建立完整、準確、系統(tǒng)的工程檔案，經(jīng)上級單位及公司科研部門的研究，提 出了利用信息化管理系統(tǒng)來解決問題的方案。

　　本文以解決上述問題為宗旨，首先進行工程檔案管理理論、軟件工程理論、 數(shù)據(jù)庫理論、系統(tǒng)開發(fā)技術、系統(tǒng)測試技術等內容的研究和學習，然后進行了“成 都地鐵建設工程檔案管理系統(tǒng)”的分析、設計、開發(fā)和測試工作。 工程云資料管理軟件總體結構采用 C/S 模式，檔案管理員主要是承擔檔案上傳、編輯、修 改等工作，數(shù)據(jù)量較大且系統(tǒng)運行環(huán)境要求較高，因此供檔案管理員使用的功能 采用 C/S 模式。這樣的系統(tǒng)結構使得系統(tǒng)的效率更高，更容易維護和擴展。 該系統(tǒng)基于.NET 平臺進行開發(fā)和實現(xiàn)，采用關系型數(shù)據(jù)庫 Sqlserver 進行數(shù)據(jù) 存取管理，并集成了最先進的圖像處理、OCR、全文檢索、多格式瀏覽、雙層 PDF 等圖文處理技術。 該系統(tǒng)的建成將大幅度的降低檔案管理部門的工作負荷、提升數(shù)據(jù)共享和二 次開發(fā)利用能力、提高公司信息化管理水平。

　　1、檔案利用業(yè)務流程

　　檔案的利用包括對檔案進行檢索、統(tǒng)計、編研、制作光盤等;檔案利用可以 通過網(wǎng)絡對電子檔案進行利用，也可以對檔案實體進行借閱。 通過網(wǎng)絡利用電子檔案時，不需要經(jīng)過檔案管理人員的特別干預，在系統(tǒng)中 只需要由檔案管理人員事先給用戶分配特定的權限，用戶就可以登錄系統(tǒng)，對所 需要的電子檔案進行檢索、瀏覽和系下載。在這種方式下，系統(tǒng)可以定期針對用 戶對電子檔案的利用情況進行分類統(tǒng)計。 當用戶需要借閱檔案實體時，用戶可以到檔案部門登記借閱手續(xù)，之后就可 以借閱檔案實體;此外，用戶也可以通過網(wǎng)絡提出借閱預約申請，檔案管理員批 準借閱預約申請后，用戶再到檔案室取走檔案實體。借閱管理可以進行借閱登記、 歸還、催還和丟失的辦理，借閱管理的相關規(guī)則可以由檔案管理員根據(jù)需要制定， 并將規(guī)則反應到系統(tǒng)中，最后由系統(tǒng)根據(jù)這些規(guī)則自動控制借閱管理。

　　2、檔案銷毀業(yè)務流程

　　檔案銷毀工作由檔案管理員定期執(zhí)行。執(zhí)行檔案銷毀之前，必須有銷毀申請， 銷毀申請的生成過程是：檔案管理員進入系統(tǒng)的鑒定銷毀子系統(tǒng)中，利用銷毀申 請功能就可以得到系統(tǒng)中目前最新的過期檔案的目錄，以此就可以打印銷毀申請。

　　打印出來的銷毀申請將提交給上級領導進行審批。目前系統(tǒng)中申請的提交和 審批都要經(jīng)過手工傳送完成，今后將完善這一點，做到從提交申請到審批過程的 全程系統(tǒng)實現(xiàn)。 在檔案鑒定功能中，檔案管理人員可以看到已經(jīng)提交了銷毀申請的檔案目錄

　　和原文信息。在銷毀申請經(jīng)過審批后，檔案管理人員根據(jù)銷毀申請的審批處理意 見，對檔案信息進行處理。若選擇修改檔案信息，則可以更改過期檔案的密級和 保管期限，此后該檔案將繼續(xù)保存在檔案庫。若選擇銷毀，則該檔案的原文將被 刪除，銷毀檔案的相關信息將被轉到銷毀庫中保存以供查詢。

　　3、業(yè)務數(shù)據(jù)模型分析

　　檔案數(shù)據(jù)模型是針對檔案管理系統(tǒng)當中的核心數(shù)據(jù)的結構進行總結和分析， 提煉出以下數(shù)據(jù)模型：檔案的基本數(shù)據(jù)結構、檔案的類型、檔案的主題、檔案的 管理目錄、檔案管理相關報表、不同類型檔案的分類整理規(guī)則。 針對檔案數(shù)據(jù)結構的規(guī)范應主要包括： 各類檔案的歸檔范圍、時間和保管期限; 檔案分類編碼標準(應包含：單位全宗、密級、保管期限、分類表、主題詞、 部門代碼(字)、項目代號、案卷/文件級檔號等); 各類檔案的著錄信息規(guī)范; 標準的目錄、表單和統(tǒng)計報表。

　　4、全宗

　　由于系統(tǒng)面向成都地鐵二級單位，因此為區(qū)分獨立立檔單位的檔案信息，就 需要針對成都地鐵情況規(guī)定全宗號。全宗是一個獨立立檔單位的標識，在系統(tǒng)中 需要區(qū)分每個單位的人員和數(shù)據(jù)，都要賦予它們全宗的屬性。全宗的配置信息可 由總管理員完成。隨著企業(yè)的發(fā)展，今后可能出現(xiàn)機構的調整，也會帶來相應全 宗的變化，因此系統(tǒng)需要提供總管理員對全宗的進行管理工具，以適應全宗的變化。

　　5、檔案類型

　　每個全宗下需要按檔案類型進行管理，成都地鐵檔案類型主要有：地鐵規(guī)劃 檔案、地鐵施工檔案、地鐵運營檔案等類型。 對于分類標準與管理規(guī)范相同的檔案類型可以統(tǒng)一規(guī)范，不同的檔案類可以 按照各二級機構的實際管理情況由總管理員進行定義。 檔案數(shù)據(jù)結構定義完成后，需要提供錄入人員方便直觀的錄入信息工具，因 此系統(tǒng)應提供錄入界面的定義功能，可以使高級檔案管理員完成對卡片試錄入界 面的定義工作，并對部份字段的錄入方式進行設置，例如選擇、繼承、默認、字 段組合、累加等方式。以方便錄入人員的錄入工作。

　　6、分類表

　　遵循成都地鐵名稱分類規(guī)范，一般由分類號和內容說明組成，是一個樹型結 構的表。由于二級機構和檔案類型眾多，也會造成分類表不統(tǒng)一的情況，因此系 統(tǒng)需要提供總管理員對分類表的維護修改功能以適應不同類型的檔案分類標準。 分類表通過檔案著錄信息中的分類號字段與分類表中的節(jié)點相對應，實現(xiàn)電 子檔案的分類工作。因此在檔案系統(tǒng)中分類號著錄時需要提供以下二種方式：手 工輸入、通過在著錄檔案信息前選擇分類表的節(jié)點實現(xiàn)自動獲取。

　　7、主題詞

　　系統(tǒng)中應提供總管理員對主題詞表的維護功能，使其根據(jù)自身專業(yè)情況建立 適合業(yè)務使用的主題詞庫。 主題詞的輸入需要提供以下兩種手段：自動標引、手工輸入或修改。其中主 題詞的自動標引即針對歸檔文件著錄信息和原文抽取相關關鍵詞，與主題詞庫中 的主題詞進行匹配，根據(jù)系統(tǒng)限定的一個文件主題詞的數(shù)目和主題詞的出現(xiàn)率， 自動將主題詞標引到文件著錄信息的主題詞字段當中。

　　8、檔案管理目錄和報表

　　檔案管理系統(tǒng)需要打印輸出的主要內容有：目錄、表單和報表。 1)目錄 由于目前的雙軌制管理導致系統(tǒng)需要打印各類檔案的目錄(案卷、卷(盒) 內、封皮、備考表、脊背、移交單)以實現(xiàn)實體的輔助管理。 目錄打印主要出現(xiàn)在收集整理和歸檔的過程中，也可能會打印歸檔后的檔案 目錄，因此需要提供選擇多個案卷批量打印卷內目錄等內容的功能。 各檔案類型所需目錄的具體格式應參考成都地鐵的規(guī)范進行定制。同時提供 給總檔案員對目錄進行定制和維護的工具。 2)表單 檔案管理過程中涉及一些需要責任人簽字的原始憑據(jù)，用于檔案移交、利用、 鑒定銷毀等工作的管理。因此需要提供檔案管理過程中所需要的表單(缺件報告、 催交單、移交清冊、驗收意見書、溫濕度記錄表、借閱單、催還單、利用效果登 記表、鑒定申請、銷毀審批、銷毀清冊等)的打印功能。 表單的具體格式應參考客戶單位的規(guī)范進行定制。同時提供給總檔案員對目 錄進行定制和維護的工具。