工程檔案管理軟件系統(tǒng)

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　　近些年來,隨著我國建筑行業(yè)的深入發(fā)展,我國的工程項目建設(shè)的規(guī)模越來越大,施工工藝越來越復(fù)雜,工程建筑檔案作為建筑單位進(jìn)行施工和管理活動中形成的具有價值的各種題材和形式的文件資料。但是隨著建筑行業(yè)的深入發(fā)展,產(chǎn)生的工程建筑檔案越來越多,傳統(tǒng)的工程建筑檔案管理方式顯然已經(jīng)無法滿足現(xiàn)今我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會建設(shè)的需求。所以建筑行業(yè)必須引進(jìn)新的技術(shù)和手段，建筑行業(yè)的信息化檔案管理勢在必行。

　　一、軟件功能

　　系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)從工程立項審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收等工程建設(shè)過程形成的包括報建、報批、施工圖紙、會議記要、施工日志、聲像、進(jìn)度表等工程項目資料進(jìn)行電子信息存檔的管理。具體包括：檔案管理、檔案接收、檔案著錄、編目打印、檔案移交、輔助管理、幫助庫管理、備份數(shù)據(jù)庫、還原數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、數(shù)據(jù)整理、項目管理、新建項目、修改項目名稱、用戶管理、新增用戶等功能。

　　二、 入門

　　本節(jié)主要簡單闡述如何使用本系統(tǒng)完成一個建設(shè)工程的檔案組卷以及目錄報送工作。

　　1、檔案組卷及移交

　　首先，使用用戶管理為自己添加一個用戶。

　　然后，插入USB加密鎖，稍待片刻啟動電子報送系統(tǒng)。用剛才添加的用戶名和密碼登錄。登錄時請選擇您是建設(shè)單位或者是施工單位等其他類型的單位。第一次使用本系統(tǒng)的話會要求你輸入建設(shè)工程名稱。

　　如果您是建設(shè)單位的話，通過檔案管理模塊中的檔案著錄功能，在項目級著錄中輸入工程概況表信息;然后啟動案卷級著錄，錄入此項目的所有案卷的信息，包括案卷內(nèi)容、編制單位、編制時間等等;然后啟動文件級著錄，輸入指定案卷的文件級信息，包括文件題名、責(zé)任者、圖文號、編制時間等等。

　　如果您是其他類型的單位，那么你僅需要進(jìn)行案卷級著錄和文件級著錄。

　　在所有項目級、案卷級、文件級信息輸入完畢之后，在移交上級單位或者檔案館之前，進(jìn)行移交登記，然后在編目打印功能中將移交書、移交目錄封面、工程概況表、案卷目錄、案卷封面、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)目錄打印出來進(jìn)行移交。

　　2、電子目錄報送及匯總

　　如果建設(shè)單位想把電子目錄報送檔案館，那么登錄數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)后，通過數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，可以將該項目的項目級、案卷級、文件級信息導(dǎo)出為指定文件，然后將導(dǎo)出的文件用磁盤或者光盤報送便可。施工單位也可以參照上述方式向建設(shè)單位報送電子目錄。

　　如果建設(shè)單位希望直接把施工單位整理好的電子目錄與自己的目錄匯總，以減少整理的工作量，那么在接收了施工單位報送的電子目錄之后，請在電子報送系統(tǒng)中進(jìn)行檔案接收;然后通過數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整理功能對匯總的目錄的案卷級、文件級信息進(jìn)行檢查，甚至可以試打案卷目錄、卷內(nèi)目錄等;在確認(rèn)匯總后的目錄沒有問題之后，直接修改卷號并合并到本單位數(shù)據(jù)庫中。