合同與投資管理信息系統(tǒng)

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 　　隨著經濟的發(fā)展和生活水平的提高，建筑工程的施工質量作為人們日常生產生活的一部分，已經引起了人們的普遍關注。由于建設項目具有規(guī)模大、工期長、難度大的特點，外部環(huán)境因素影響著建設質量。對于建設項目來說，當受到外部環(huán)境因素的影響時，合同的執(zhí)行時間會被迫延長，甚至無法在合同規(guī)定的時間內完成工程，這在一定程度上會給承包方和發(fā)包方帶來嚴重的經濟損失。因此，必須采取措施加強合同管理，準確評估合同管理風險，嚴格控制合同管理風險，制定完善的風險防范方案，最大限度地降低建設項目合同管理風險。

　　一、傳統(tǒng)合同管理的問題

　　1、文檔管理查閱起來困難且不方便，在傳統(tǒng)的合同管理中，紙質合同和電子合同并存。當企業(yè)需要參考以前的合同進行決策參考時，非常的不方便并且費時。

　　2、在儲存過程中容易被篡改和損壞，涉及企業(yè)核心商業(yè)秘密的，應當謹慎保守。但傳統(tǒng)的人工管理容易被篡改、被盜、破壞，給企業(yè)帶來了經濟風險。

　　3、格式不統(tǒng)一，難以總結信息，在使用手工或excel管理時，由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不同，工作耗時過大，存在人為統(tǒng)計錯誤的風險。

　　4、缺少關鍵節(jié)點的預警機制，人工管理合同缺乏對合同進度、結算等關鍵節(jié)點的預警，不能提示管理者及時簽收，不能準確預測近期可能的收支項目。

　　二、泛普軟件-同管理信息系統(tǒng)的價值

　　1、合同管理系統(tǒng)基于信息技術

　　運用現(xiàn)代企業(yè)的先進管理理念，為企業(yè)提供一個全面、系統(tǒng)的合同管理平臺，進行決策、規(guī)劃、控制和經營績效評估。

　　2、功能全面，管理全面

　　提供合同前期事務管理、合同起草、合同審批、合同文本歸檔、合同賬務管理、合同收款付款計劃、合同付款審批、實際結算、合同發(fā)票記錄、合同進度監(jiān)控、合同變更、合同簽訂與履行的綜合成本效益統(tǒng)計分析。

　　3、提高合同管理效率

　　文件審核流程可在系統(tǒng)中直接實現(xiàn)，有效降低了溝通成本，使業(yè)務處理更加集中、流程化，充分共享信息，便于參考，從而提高日常合同管理的效率。

　　4、信息共享，提高管理決策的效率和準確性

　　全面跟蹤和控制業(yè)務事件的發(fā)生，實時查看收付發(fā)票情況，結合年度預算，有效控制成本的發(fā)生。

　　三、如何選擇合適的合同管理軟件呢

　　1、看功能是否齊全

　　合同管理軟件必須解決實際業(yè)務管理中的問題，為企業(yè)提供合理的流程和業(yè)務約束以及全方位的合同管理功能。因此，一款功能齊全的合同管理軟件應該包括合同編輯、合同審批、歸檔分類、履約監(jiān)督、結算安排、智能提醒、合同檢索、統(tǒng)計分析、報表輸出等功能。這里要著重強調下智能提醒和合同檢索功能。智能提醒就好比一個小助手，在關鍵節(jié)點提醒你處理相關的事情，比如合同到期需要續(xù)簽了，交易需要付款了等等，幫助企業(yè)及時掌握合同動態(tài)，避免人工跟蹤合同工作量大、關鍵節(jié)點被遺忘等狀況。

　　2、看安全性

　　合同在企業(yè)管理中的重要性不言而喻，所以合同管理軟件的安全性也是企業(yè)應當放在首位考慮的。企業(yè)可以通過合同管理軟件的信息安全認證以及軟件對于合同的備份措施等方面來考量合同管理軟件的安全性。為用戶帶來與銀行同等的安全防護體系，達到金融級別安全防護要求。使用軍用標準加密文件，文件存儲、傳輸采取高強度加密技術確保文件僅對本人可見。

　　3、看軟件的成本

　　目前大多數(shù)企業(yè)使用的合同管理軟件多為本地化合同管理軟件，功能復雜，成本高，實施周期長，一般的中小型企業(yè)承擔不起如此昂貴的費用。而隨著技術的發(fā)展，基于SaaS模式下的合同管理軟件逐漸在企業(yè)管理中盛行。并且，SaaS版合同管理軟件具備成本低、實施周期短、注冊即使用的特性，不管是中小型企業(yè)還是大型企業(yè)都非常的適用。

　　合同管理是動態(tài)的，包括合同的談判、起草、簽署、生效、修改、補充、終止和無效的全過程。合同管理也應該是系統(tǒng)化的，所有涉及合同條款內容的部門都應該參與管理。企業(yè)要想繼續(xù)發(fā)展壯大，就必須依靠契約管理。雙方的責任和義務在合同中有明確規(guī)定，經濟活動在此基礎上進行。