九江市商業(yè)管理辦公室公文處理細則

 
    根據(jù)《九江市商業(yè)管理辦公室機關(guān)公文處理辦法》，結(jié)合實際工作情況，制定本細則。
    一、公文簽收
   （一）凡送市商管辦的公文，均由辦秘書科分門別類統(tǒng)一簽收、分辦。
   （二）徑送有關(guān)科室辦理的公文，應(yīng)先送辦秘書科簽收、分辦后再辦理。未經(jīng)簽收、分辦的公文，有關(guān)科室一律不得辦理。
   （三）辦秘書科分發(fā)公文每日不少于2次，急件急送，各科室要指定專人負責(zé)公文簽收。
    二、公文分發(fā)
   （一）簽收性公文分發(fā)
    1、需提出擬辦意見的公文，由辦秘書科擬辦。
    2、傳閱性公文，應(yīng)在公文上貼上傳閱單后，秘書科負責(zé)人簽批，直接呈送辦領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室傳閱。
    3、普發(fā)性公文，原則上在商管辦網(wǎng)站發(fā)布，確需紙質(zhì)傳遞的由承辦科室自行送達。
    4、對直送領(lǐng)導(dǎo)同志個人的公文，除領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦的事項和必須直接報送的機密事項外，原則上由秘書科提出擬辦意見，按程序呈送領(lǐng)導(dǎo)同志，領(lǐng)導(dǎo)有批示的，按批示辦理。
    5、邀請辦領(lǐng)導(dǎo)參加活動的請柬或公文，送辦秘書科，按程序呈批。
   （二）制發(fā)性公文分發(fā)
    1、我辦公文分發(fā)立戶范圍和順序：普發(fā)性公文主送單位­­——各縣（市、區(qū)、山）商貿(mào)主管部門、辦機關(guān)各科室、辦直屬各單位；業(yè)務(wù)性公文主送單位­——各縣（市、區(qū)、山）商貿(mào)主管部門。
    文件主送單位涉及兩個以上類別單位的排序原則是：各縣（市、區(qū)、山）商貿(mào)主管部門在前，辦機關(guān)其次，直屬單位在后。
    2、公文抄報、抄送的分發(fā)：以商管辦名義制發(fā)的公文，如需抄報抄送有關(guān)上級機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)閱批，按以下原則掌握：（1）報送機關(guān)應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范簡稱。（2）報送單位和領(lǐng)導(dǎo)的排序原則：先單位、后個人；從上至下；市領(lǐng)導(dǎo)個人的排序，按市領(lǐng)導(dǎo)見報排序；市直單位排序，按市委、市政府發(fā)文排序掌握。（3）以辦黨組或商管辦名義下發(fā)的公文和重要的業(yè)務(wù)性公文，原則上應(yīng)抄送本辦領(lǐng)導(dǎo)，以便掌握重要工作情況，抄送件由承辦科室統(tǒng)一送辦秘書科，由秘書科分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
    三、公文辦理
   （一）公文擬辦
    1、市委、市政府、市人大、市政協(xié)、市紀(jì)委、市軍分區(qū)和我市相對應(yīng)的黨政軍等機構(gòu)及其辦公廳的來文，文書檔案室收文登記后，由秘書科按閱文范圍和有關(guān)規(guī)定及時提出擬辦意見，呈請有關(guān)辦領(lǐng)導(dǎo)閱批，有關(guān)科室閱辦。
    此類文件原則上送呈各位辦領(lǐng)導(dǎo)閱，領(lǐng)導(dǎo)有批示的按批示要求辦理；需提出貫徹意見的，由辦秘書科或有關(guān)職能科室代擬貫徹意見后，按程序呈批；需翻印下發(fā)的，由相關(guān)科室呈請報批后辦理，原件存文書檔案室；需轉(zhuǎn)發(fā)的，必須提出符合我辦實際的貫徹意見。
    2、僅縣團級以上人員閱知的來文，由秘書科提出擬辦意見，呈送有關(guān)辦領(lǐng)導(dǎo)閱批。
    3、省商務(wù)廳等單位來文由辦文書檔案室受理登記后，由秘書科提出擬辦意見，呈送辦領(lǐng)導(dǎo)閱批，有關(guān)科室閱辦。
    此類文件中，涉及政策性或具有普遍針對性的來文，原則上先呈各位辦領(lǐng)導(dǎo)閱批；有需辦理事項的來文，明確一個主辦科室，相關(guān)科室也應(yīng)送其閱知；來文如涉及某一方面的工作，原則上呈分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，分管領(lǐng)導(dǎo)有批示的，按批示要求辦理，如涉及重要事項，應(yīng)送主任或各位辦領(lǐng)導(dǎo)閱批；需提出具體處理意見的，由主辦科室提出并按程序呈批。
    4、對市直其它部門、駐市單位、各縣（市、區(qū)、山）黨委政府等平行單位的來文，文書檔案室登記后，由秘書科提出擬辦意見，按程序呈批，并送有關(guān)科室閱辦。
    此類文件原則上先呈送分管辦領(lǐng)導(dǎo)閱批，如涉及重要事項應(yīng)呈送主任或各位辦領(lǐng)導(dǎo)閱批；需提出處理意見的，由主辦科室提出并按程序呈批；需答復(fù)來文單位的，由主辦科室提出答復(fù)意見，報批后予以答復(fù)。
    5、對各縣（市、區(qū)、山）商貿(mào)主管部門、辦直各單位、全市相關(guān)企業(yè)向我辦請求指示、批準(zhǔn)事項、反映情況、提出意見、建議等內(nèi)容的來文，文書檔案室登記后，由秘書科提出擬辦意見，按程序呈批后送有關(guān)科室閱辦。
    此類文件如系請求指示或批復(fù)事項的，原則上應(yīng)先擬請有關(guān)科室提出答復(fù)、批復(fù)意見，再按程序送辦秘書科核稿，再送分管領(lǐng)導(dǎo)審簽或按分管領(lǐng)導(dǎo)批示送主任審簽。來文如只限于反映情況、提出意見或建議的，原則上擬請分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，如涉及重要事項的應(yīng)呈送主任或各位辦領(lǐng)導(dǎo)閱批。辦領(lǐng)導(dǎo)有批示的按批示辦理。
    6、對市人大代表議案和市政協(xié)委員提案的來文，文書檔案室收文后由辦秘書科提出擬辦意見，呈送有關(guān)科室提出答復(fù)意見或呈請分管領(lǐng)導(dǎo)閱批后再呈送有關(guān)科室提出答復(fù)意見。
    此類來文，原則上應(yīng)先擬請有關(guān)科室提出答復(fù)意見，再按程序送秘書科審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)審簽或按分管領(lǐng)導(dǎo)批示送主任審簽后發(fā)出。
    7、對發(fā)給我辦的上級機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)批示，文書檔案收文登記后，由秘書科提出擬辦意見，呈請主任或各位辦領(lǐng)導(dǎo)閱批；需提出落實意見的，應(yīng)送有關(guān)科室閱辦，并將落實情況及時反饋，按程序呈批后向上級機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)本人報告落實情況。
   （二）公文會簽
    公文內(nèi)容涉及兩個以上科室的，主辦科室要主動與相關(guān)科室協(xié)商會簽，再由主辦科室送秘書科審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審簽；分管領(lǐng)導(dǎo)認為需要相關(guān)辦領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商會簽的，由承辦科室呈送相關(guān)辦領(lǐng)導(dǎo)審簽；分管領(lǐng)導(dǎo)認為需請政府其它部門或單位會簽的，由主辦科室呈送會簽。辦外單位送我辦會簽的公文，由我辦相關(guān)科室提出會簽意見，送辦領(lǐng)導(dǎo)審簽。
   （三）公文審核
    審核公文要層層把關(guān)。以商管辦名義行文，原則上必須經(jīng)秘書科審核后，呈送辦領(lǐng)導(dǎo)審簽。
    審核的重點是：①是否需要行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則；②是否符合國家的法律、法規(guī)和黨的方針、政策及其他有關(guān)規(guī)定；③涉及有關(guān)部門的問題是否已協(xié)商、會簽，意見是否一致，意見如有分歧的，主辦部門是否列明各方面理據(jù)或提出建設(shè)性意見；④公文格式是否規(guī)范、文字表述是否準(zhǔn)確、簡煉，標(biāo)點是否正確，文種是否恰當(dāng)?shù)取?/span>
   （四）公文簽發(fā)
    1、簽發(fā)權(quán)限
   （1）市商管辦發(fā)布的行政重要事項，向市委組織部、市人保局報請人事任免的公文，由辦黨組書記、主任簽發(fā)或授權(quán)其他辦領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
   （2）以市商管辦黨組或市商管辦名義向市委或市政府報告重要事項的公文，由辦黨組書記、主任簽發(fā)或授權(quán)其他辦領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
   （3）以市商管辦名義發(fā)文，分工內(nèi)的一般事項由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；需其他辦領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商會簽的，協(xié)商會簽后由該文主辦科室的分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；事關(guān)全局的文件和主送市委、市政府各部門的重要文件，由辦黨組書記、主任簽發(fā)或授權(quán)其他辦領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
  
    2、簽批程序
   （1）市商管辦文件（包括辦黨組文件）發(fā)文簽批程序：
有關(guān)科室擬稿      科室負責(zé)人核稿     （辦內(nèi)有關(guān)科室會簽）      辦秘書科審核      呈分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或?qū)徍撕笏椭魅魏灠l(fā)     （辦外有關(guān)單位會簽）     編寫文號     印制       秘書科用印        承辦科室分發(fā)     歸檔。
   （2）辦科室文件發(fā)文程序
    有關(guān)科室擬稿      科室負責(zé)人核稿     （辦內(nèi)有關(guān)科室會簽）      審核后送分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)       編寫文號     印制      秘書科用印       承辦科室分發(fā)      歸檔。
   （五）校核印制
    公文校核實行雙校制。即：文件在正式印發(fā)前承辦科室和辦秘書科分別進行核稿和審稿。承辦科室負責(zé)人對發(fā)文清樣作全面核稿；審批、簽發(fā)手續(xù)、體例格式由辦秘書科負責(zé)審稿、規(guī)范；文件發(fā)送范圍、緊急程度、密級、保密期限和主題詞由承辦科室提出，辦秘書科規(guī)范；發(fā)送部分單位的公文，承辦科室要列出具體收文單位。辦秘書科審稿時，如發(fā)現(xiàn)不符合辦文程序、內(nèi)容有不妥之處的公文，應(yīng)及時向承辦科室提出修改或處理意見。編號公文均由文書檔案室統(tǒng)一編號。
   （六）辦文要求
    1、各承辦科室在辦理公文時，要認真履行職責(zé)，提高辦文質(zhì)量，充分發(fā)揮參謀助手的作用，擬辦意見要明確具體、切實可行。
2、公文辦理實行誰承辦、誰負責(zé)，誰分管、誰把關(guān)，
 一級對一級負責(zé)的責(zé)任制。
    3、公文辦理實行分工合作制，杜絕人走文停的現(xiàn)象發(fā)生?？剖业墓?，由科室負責(zé)人負責(zé)，科室負責(zé)人負責(zé)出差由指定的副科長負責(zé)；分管辦領(lǐng)導(dǎo)出差，由主任負責(zé)；主任出差，由在家主持工作的辦領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)。
    4、公文辦理應(yīng)做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。轉(zhuǎn)有關(guān)部門提出意見的時間一般不得超過7個工作日。
    5、公文從簽收之日起，不需征求意見的一般在2個工作日內(nèi)辦結(jié)；需征求意見的一般在7個工作日內(nèi)辦結(jié)。公文校核印制原則上在1個工作日完成。急件急辦。
    6、對有具體請示事項的公文，簽批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和簽批日期，其他簽批人圈閱視為同意；沒有具體請示事項的，圈閱表示已閱知。
    7、審核修改、審簽公文必須用毛筆、鋼筆或?qū)Ｓ煤炞止P，不得使用鉛筆、圓珠筆。
    8、需要通過媒體或其它形式對外宣傳的公文或材料，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審簽，重要公文或材料須經(jīng)主任審簽。
    四、不規(guī)范來文的處理
    屬下列情況之一的不規(guī)范來文，由秘書科或承辦科室說明原因，提出退文意見。一般的由秘書科科長或承辦科室負責(zé)人批準(zhǔn)后退文；重要的須經(jīng)分管辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后退文。對不規(guī)范來文的處理均應(yīng)采取填寫“九江市商業(yè)管理辦公室退文情況說明”，并加蓋辦秘書科公章，退回來文單位。
    1、公文內(nèi)容有不符合黨的方針、政策和國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定的。
    2、按照有關(guān)規(guī)定，屬于來文所在地、來文企業(yè)、來文部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，而要求市商管辦批復(fù)的。
    3、未經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)同意，以單位名義向我辦報送“報告”、“請示”和“意見”的；或“報告”和“意見”中夾帶請示事項的；“請示”中一文數(shù)事的，主送多個機關(guān)的；或越級向我辦請示一般事項的；或請示性文件未注明聯(lián)系人姓名或聯(lián)系電話的。
    4、公文中有關(guān)附件及其材料不全的；或反映問題模糊，提出的要求含混不清的。
5、辦領(lǐng)導(dǎo)有批示須退回原單位的公文。
五、公文類型及其適用范圍
我辦編文號的公文類型包括：九商黨發(fā)、九商黨字、九商干字、九商字、九商××字、九商函字。每種形式適用范圍如下：
（一）九商黨發(fā)
1、適用于辦黨組向市委及有關(guān)部門請求指示、批準(zhǔn)解決有關(guān)事項、匯報工作、反映情況等內(nèi)容的公文。文種用請示、報告。
2、適用于辦黨組就市委及有關(guān)部門下發(fā)的事關(guān)重大或涉及全局性重要工作意見等重要公文的轉(zhuǎn)發(fā)或貫徹。文種用通知。
3、適用于辦黨組對重大事項或重要工作作出安排。文種用決定、通知或意見。
4、適用于以辦黨組名義獎懲有關(guān)單位及人員、變更或撤銷辦直單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項的公文。文種用決定。
（二）九商黨字
適用于經(jīng)辦黨組會研究決定且需向辦直有關(guān)單位告知或辦理的具體事項。
（三）九商干字
適用于辦黨組權(quán)限范圍內(nèi)有關(guān)的人事任命和調(diào)整。
    （四）九商字
   1、適用于以辦名義向省商務(wù)廳、市政府及有關(guān)部門請求指示、批準(zhǔn)解決有關(guān)事項、匯報工作、反映情況等內(nèi)容的公文。文種用請示、報告。
2、適用于就省商務(wù)廳、市政府及有關(guān)部門下發(fā)的事關(guān)重大或涉及全局性重要工作意見等重要公文的轉(zhuǎn)發(fā)或貫徹。文種用通知。
3、適用于以市商管辦名義對重大事項或重要工作作出安排。文種用決定、通知或意見。
4、適用于以市商管辦名義獎懲有關(guān)單位及人員、變更或撤銷辦直企事業(yè)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項的公文。文種用決定。
5、適用于經(jīng)主任辦公會研究決定且需向辦直有關(guān)單位告知或辦理的具體事項。
（五）九商××字
1、本辦機關(guān)8個內(nèi)設(shè)科室均設(shè)公文字號。包括九商秘字、九商人教字、九商財字、九商秩字、九商建字、九商商貿(mào)字、九商運字、九商安穩(wěn)字。
2、適用范圍：除辦直屬機關(guān)黨委、駐辦監(jiān)察室按垂直管理原則發(fā)文外，機關(guān)其他科室均可以辦名義向全市服務(wù)對象發(fā)文，部署涉及本科室職能的工作。文種用通知、通報、批復(fù)、請示、公告。
3、此文種簽發(fā)權(quán)為分管領(lǐng)導(dǎo)或主任，加蓋商管辦章。
4、各科室不得以科室名義對外發(fā)文。
（六）九商函字
1、適用于會議紀(jì)要（重要的以通知形式印發(fā)）。
2、適用于向有關(guān)部門征求意見或答復(fù)有關(guān)部門征求意見的公文。
3、適用于經(jīng)貿(mào)洽談、展銷會等活動方案。
4、適用于賀電、賀信等。
5、適用于一般的聯(lián)系、商洽工作的便函。
   6、此文種簽發(fā)權(quán)為分管辦領(lǐng)導(dǎo)或主任，加蓋商管辦章。
    六、公文、材料的歸檔
    1、我辦與上級黨政軍機關(guān)所有往來公文，均應(yīng)按公文處理辦法進行存檔。
    2、市直各單位頒發(fā)的與我辦業(yè)務(wù)有關(guān)的文件或非我辦主管業(yè)務(wù)，但需我辦執(zhí)行的法規(guī)性、政策性文件應(yīng)按公文處理辦法進行存檔。
    3、各縣（市、區(qū)、山）商貿(mào)主管部門、辦直各單位、有關(guān)企業(yè)向我辦反映情況、提出意見、建議等內(nèi)容的重要來文應(yīng)按公文處理辦法進行存檔。
    4、下列材料應(yīng)列入歸檔范圍：
   （1）辦領(lǐng)導(dǎo)或科室負責(zé)人參加上級機關(guān)召開的各種會議的文件材料。
   （2）辦黨組會、主任辦公會、行政會形成的文件材料（包括會議紀(jì)錄）。
   （3）辦機關(guān)制訂的工作條例、章程、制度、規(guī)定等材料。
   （4）辦機關(guān)有關(guān)區(qū)域變化、征用土地以及基本建設(shè)、工程施工、竣工、購置大中型設(shè)備的文件、圖紙等資料。
   （5）辦機關(guān)編印的工作類刊物。
   （6）辦機關(guān)與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料。
   （7）突發(fā)性事件處理或重要專題性教育活動所形成的文件材料。
（8）使用辦印章發(fā)出的證明、材料等。
    5、文件材料的歸檔辦法另行制定
    七、本實施細則自印發(fā)之日起執(zhí)行。