云南中煙工業(yè)有限責任公司公文處理工作辦法

滇煙工辦綜〔2012〕79號

云南中煙工業(yè)有限責任公司辦公室關于

印發(fā)公文處理工作辦法的通知

各卷煙集團，各直屬單位，機關各部（室）：

《云南中煙工業(yè)有限責任公司公文處理工作辦法》已經(jīng)公司同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

                           云南中煙工業(yè)有限責任公司辦公室   

                                  二Ｏ一二年七月六日

云南中煙工業(yè)有限責任公司公文處理工作辦法

第一章  總  則

第一條  為適應云南中煙工業(yè)有限責任公司（以下簡稱“公司”）工作需要，推進公司公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化，根據(jù)中共中央辦公廳、國務院辦公廳《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）和《國家煙草專賣局、中國煙草總公司機關公文處理工作辦法》（國煙辦文〔2012〕292號）的規(guī)定，結合公司實際情況，制定本辦法。

第二條  本辦法適用于公司公文處理工作。

第三條  公司公文是公司實施領導、履行職能、處理公務的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策以及行業(yè)的政策要求，印發(fā)規(guī)范性文件，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

第四條  公司公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

第五條  公司公文處理工作要堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第六條  公司所屬各卷煙集團、各直屬單位、機關各部（室）（以下簡稱“各單位、各部門”）要高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，設立文秘部門或者由專人負責公文處理工作。

第七條  云南中煙各級辦公室主管本單位的公文處理工作，并對下級機關的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。

第二章  公文種類

第八條  公司公文種類有：

（一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

（二）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。

（三）通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

（四）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（五）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。

（六）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

（七）報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

（八）請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

（九）批復。適用于答復下級機關請示事項。

（十）函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

（十一）紀要。適用于記載會議情況和議定事項。

第三章  公文格式

第九條  公司公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送（報）機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。

（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文要標注份號。

（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文要根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限；涉及公司敏感信息事項的，要標注“公司敏感信息”。

（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文要分別標注“特急”“加急”。

（四）發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。

（五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。

公司的發(fā)文，均由公司辦公室按以下簡稱代字統(tǒng)一編號：

1.以公司黨組名義發(fā)文，其編號中的簡稱代字為“滇煙工黨”。

2.以公司名義發(fā)文，其編號中的簡稱代字為“滇煙工*”（“*”指公司各單位、各部門代字號）。

3.以公司辦公室名義發(fā)文，其編號中的簡稱代字為“滇煙工辦（綜、外、檔、會、培）”。

（六）簽發(fā)人。上行文要標注簽發(fā)人姓名。

（七）標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。

（八）主送機關。公文的主要受理機關，要使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

“云南中煙工業(yè)有限責任公司”簡稱為“云南中煙”；“紅塔煙草（集團）有限責任公司”、“紅云紅河煙草（集團）有限責任公司”、“云南中煙物資（集團）有限責任公司”、“云南煙草科學研究院”、“云南煙草教育培訓中心（云南煙草學校）”、“云南煙草國際有限公司”、“云南卷煙烤煙交易市場”、“云南煙草興云投資股份有限公司”、“云南中煙工業(yè)公司特有職業(yè)（工種）職業(yè)技能鑒定站”，可統(tǒng)稱“各卷煙集團，各直屬單位”，分別簡稱為“紅塔集團”、“紅云紅河集團”、“物資集團”、“研究院”、“培訓中心（煙草學校）”、“國際公司”、“兩煙市場”、“興云公司”和“鑒定站”。

（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內容。

（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。

（十一）發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。

（十三）印章。公文中有發(fā)文機關署名的，要加蓋發(fā)文機關印章并與署名機關相符。

（十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。

起草公司公文，擬稿人要在發(fā)文稿紙首頁相應位置標明“不公開”或者“可公開”。“可公開”的公文可以通過局域網(wǎng)在公司范圍公開；按照《中華人民共和國政府信息公開條例》（國務院令第492號）規(guī)定，需要向社會公開的，可以在公司網(wǎng)站公開公文的主要內容。

（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

被批轉、轉發(fā)、印發(fā)、發(fā)布、上報、報送的公文，不作為附件，無需附件標注。

（十六）抄送（報）機關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，要使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

（十七）印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。

（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。

第十條  公司公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執(zhí)行。

第十一條  公司公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。

第十二條  公司公文用紙幅面采用國際標準A4型。

第四章  行文規(guī)則

第十三條  行文要確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

第十四條  行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，要同時抄報被越過的機關。

主送公司各單位、各部門的公文，要以公司黨組、公司的名義或者公司辦公室的名義。

公司內設機構除公司辦公室外不得對外正式行文；確需正式行文的，以公司辦公室名義行文。

第十五條  向上級機關行文，要遵循以下規(guī)則：

（一）原則上主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄報（送）相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。

（二）公司有發(fā)文權的單位向上級主管部門請示、報告重大事項，要經(jīng)公司同意；屬于單位職權范圍內的事項可以直接報送上級主管部門。

（三）下級機關的請示事項，如需要以公司名義向上級機關請示，要提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。

（四）請示要一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

（五）除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以公司名義向上級機關負責人報送公文，不得以公司負責人名義向上級機關報送公文。

（六）受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時要抄報另一個上級機關。

第十六條  向下級機關行文，要遵循以下規(guī)則：

（一）主送受理機關，根據(jù)需要抄送相關機關。重要行文要同時抄報國家局、總公司。

（二）根據(jù)公司授權，公司辦公室可以向各單位、各部門，行業(yè)外單位辦公廳（室）和有關部門行文。

（三）公司有發(fā)文權的單位在各自職權范圍內可以向各卷煙集團的相關部門行文。

（四）涉及多個部門或者單位職權范圍內的事務，部門或者單位之間未協(xié)商一致的，不得向下行文。

（五）上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。

第十七條  公司與其他同級機關必要時可以聯(lián)合行文。

第五章  公文擬制

第十八條  公司公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

第十九條  公司公文起草要做到：

（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。

（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（三）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練。

（四）文種正確，格式規(guī)范。

（五）深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

（六）公文涉及其他部門或者單位職權范圍內的事項，起草部門或者單位必須征求相關部門或者單位意見，力求達成一致。

（七）公司負責人要主持、指導重要公文起草工作。

（八）內容涉及國家秘密或者行業(yè)、公司敏感信息事項的，必須使用涉密計算機或者工作專用計算機進行起草。

第二十條  公司公文文稿送公司辦公室審核前，要由起草部門或者單位進行初審。初審的重點是：

（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。

（二）內容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，是否符合行業(yè)和公司的有關政策要求；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

（三）涉及有關部門或者單位職權范圍內的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。

（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。

（五）其他內容是否符合公文起草的有關要求。

規(guī)范性公文送公司辦公室審核前，起草部門或者單位要先送公司法律與改革部會簽，進行合法性審查。

公文簽發(fā)前，要由公司辦公室進行審核。審核的重點是：是否確需行文；行文方式是否妥當；是否符合行文規(guī)則和擬制公文的要求；公文格式是否符合規(guī)定；語言文字是否符合語法邏輯等。

與有關機關的聯(lián)合行文，機關相關部門或者單位收到主辦機關需要由公司會簽的公文文稿后，要先進行初審，再送公司辦公室進行審核后報公司負責人簽發(fā)。

第二十一條  經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，公司辦公室要退回起草部門或者單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草部門或者單位修改后重新送公司辦公室審核。

第二十二條  公文要經(jīng)公司負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由公司主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；下行文或者平行文，由公司主要負責人或者主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。公司辦公室公文應由起草部門或者單位報分管領導同意后，由公司辦公室負責人簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，要簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關的負責人會簽。

第六章  公文辦理

第二十三條  公司公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第二十四條  收文辦理主要程序是：

（一）簽收。對收到的公文要逐件清點，校對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況要詳細記載。

對主送公司或者公司辦公室的公文，均由公司辦公室統(tǒng)一簽收、登記，特急件隨到隨處理。寄給公司負責人的親啟件，一律呈送給公司負責人本人或者其指定人員簽收。

公司其他部門或者單位收到的主送公司或者公司辦公室的公文，要及時交公司辦公室辦理簽收、登記手續(xù)。

未經(jīng)簽收、登記的主送公司或者公司辦公室的公文，公司各單位、各部門不得辦理。

（三）初審。對收到的公文要進行初審。公司辦公室初審的重點是：是否應當由本公司辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他部門或者單位職權范圍內的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，經(jīng)公司辦公室負責人批準后要及時退回來文單位并說明理由。

（四）承辦。閱知性公文要根據(jù)公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文要提出擬辦意見報公司負責人批示或者轉有關部門、單位辦理；需要兩個以上部門或者單位辦理的，要明確主辦部門或者單位。緊急公文要明確辦理時限。

承辦部門或者單位對交辦的公文要及時辦理，有明確辦理時限要求的要在規(guī)定時限內辦理完畢；對因特殊情況不能在規(guī)定時限內辦結的，要簽報公司有關負責人同意后及時向來文單位和公司辦公室說明延期理由。對不屬于本部門或者單位職權范圍以及不宜由本部門或者單位辦理的，承辦部門或者單位要及時退回公司辦公室并說明情況。請示性公文一般應于一個月內答復。

收到公司辦公室轉來的公文，承辦部門或者單位要進一步審核：

對請示性公文，重點對請示事項是否需要報公司審批；公文內容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，是否符合行業(yè)和公司的有關政策規(guī)定，是否體現(xiàn)科學發(fā)展觀的要求；請示事項是否符合“一文一事”的規(guī)定；公文緊急程度、密級和保密期限確定是否恰當?shù)确矫孢M行審核。對不符合上述要求的公文，承辦部門或者單位要主動與報文單位溝通，建議其修改后重新報文或者退文；協(xié)商不一致的，要提出處理意見反饋公司辦公室。

對報告性公文，承辦部門或者單位要重點審核報告中是否夾帶請示事項。報告中有請示事項的，承辦部門或者單位要與報文單位協(xié)商，請其按請示性公文要求重新報文。

（五）傳閱。根據(jù)公司負責人批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱要隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

（六）催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門或者單位按期辦結。緊急公文或者重要公文要由專人負責催辦。

呈送公司負責人批示或者送交承辦部門或者單位辦理的公文，公司辦公室要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點催辦、一般公文定期催辦。

（七）答復。公文辦理結果要及時答復來文單位并根據(jù)需要告知相關單位。

第二十五條  發(fā)文辦理主要程序是：

（一）復核。已經(jīng)公司負責人簽批的公文，印發(fā)前要由公司辦公室對公文的審批手續(xù)、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，要報原簽批人復審。

（二）登記。對復核后的公文，由公司辦公室確定發(fā)文字號，根據(jù)發(fā)文稿紙首頁上注明的發(fā)送范圍和有關規(guī)定確定印制份數(shù)并詳細記載。

（三）印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文要在符合保密要求的場所印制。公司公文由公司辦公室印制，正式印制前由起草部門或者單位擬稿人負責校對，擬稿人外出時要委托熟悉業(yè)務和公文處理工作的人員負責并告知公司辦公室。起草部門或者單位需要增加印制份數(shù)的，須事先提出意見并由本部門或者單位負責人簽字、經(jīng)公司辦公室負責人同意后，方可增加印制份數(shù)。

（四）核發(fā)。公司公文印制后由公司辦公室對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發(fā)。

發(fā)往行業(yè)外單位需由公司機要人員交換的公文，由起草部門或者單位裝封后送公司辦公室，由公司辦公室機要人員發(fā)出。

發(fā)往國家局、總公司及公司各單位、各部門的非涉密公文，由公司辦公室通過公司協(xié)同辦公系統(tǒng)的公文遠程傳輸系統(tǒng)傳輸。發(fā)往國家局、總公司的電子文件，附件大小超過3兆的，起草部門或者單位要直接將紙質文件報國家局辦公室。

第二十六條  涉密公文要通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。

第二十七條  需要歸檔的公文及有關材料，要根據(jù)有關檔案法律法規(guī)以及機關檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。

第二十八條  對聯(lián)合發(fā)文，屬于公司主辦的公文，公文文稿原件由公司辦公室歸檔；屬于其他機關主辦的公文，公司承辦人應將公文正本連同公文文稿復制件交公司辦公室歸檔。公司負責人兼任其他機關職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。

公司工作人員不得保存應由公司歸檔的公文及有關材料。

第七章  公文管理

第二十九條  公司各單位、各部門要建立健全本單位、本部門公文管理制度，確保管理嚴格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

第三十條  公司各單位、各部門公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。處級以上單位應建立機要閱文室，并按照有關保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設施設備。閱讀涉密文件應在機要閱文室內。

第三十一條  公司公文確定密級前，要按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，要按照所定密級嚴格管理。絕密級公文要由專人管理。

公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關或者其上級機關決定。

第三十二條  公文的印發(fā)傳達范圍要按照發(fā)文機關的要求執(zhí)行；需要變更的，要經(jīng)發(fā)文機關批準。

涉密公文公開發(fā)布前要履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文機關確定。

經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力。

第三十三條  匯編機密級、秘密級公文，要符合有關規(guī)定并經(jīng)公司負責人或者公司辦公室負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，要經(jīng)發(fā)文機關或者其上級機關批準。匯編的公文視同原件管理。

匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。

第三十四條  公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關或者上級機關根據(jù)職權范圍和有關法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

第三十五條  涉密公文要按照發(fā)文機關的要求和有關規(guī)定進行清退或者銷毀。

第三十六條  公司不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)過鑒別并報公司辦公室負責人批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第三十七條  公司相關部門或者單位合并時，全部公文要隨之合并管理；部門或者單位撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關規(guī)定移交公司辦公室檔案室。

工作人員離崗離職時，所在部門或者單位要督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。

第三十八條  公司新設立的單位要向公司辦公室提出發(fā)文立戶申請。經(jīng)審查符合條件的，報公司負責人批準后，列為發(fā)文單位，單位合并或者撤銷時，相應進行調整。

第八章  附  則

第三十九條  公司公文含電子公文。電子公文處理工作的具體辦法另行制定。

第四十條  外事方面的公文，依照外事主管部門的有關規(guī)定處理。

第四十一條  本辦法由公司辦公室負責解釋。

第四十二條  本辦法自下發(fā)之日起施行。2011年3月23日印發(fā)的《云南中煙工業(yè)有限責任公司公文處理辦法》（滇煙工辦綜〔2011〕145號）同時廢止。

抄報：公司領導。

云南中煙工業(yè)有限責任公司辦公室     2012年7月6日印發(fā)