ERP系統(tǒng)設計中供應商控制要點解析

    第一步：在產(chǎn)品與供應商的關聯(lián)中，一個產(chǎn)品可以對應多個供應商。不過這個定義的過程中，需要用戶在系統(tǒng)中設置"當前供應商"。即如果存在多個供應商的話，那么系統(tǒng)默認情況下會優(yōu)先選擇這個被設置為"當前供應商"的供應商。在系統(tǒng)設計中，這里就需要有一個條件的判斷過程。這是比較常用的一種開發(fā)思路。不過也有些系統(tǒng)在設計時，則按其創(chuàng)建時間的先后或者價格的高低來判斷。筆者認為這么判斷可能都不是很合理。

    第二步：在物料申購單中，用戶可以根據(jù)自己的需要來進行維護。在ERP系統(tǒng)中，可以根據(jù)采購計劃或者銷售訂單來生成物料請購單，然后再根據(jù)請夠單來生成采購訂單。這里需要注意的是，在物料申購單中，還必須允許用戶根據(jù)實際情況里調整供應商。畢竟根據(jù)銷售訂單來生成物料請購單是系統(tǒng)根據(jù)一定的規(guī)則自動判斷供應商的。到底是否要采用這個供應商，還是需要根據(jù)企業(yè)的實際情況來判斷。所以這中間還需要加一個人工與系統(tǒng)交互的界面。如下圖所示。

      在這里用戶可以根據(jù)企業(yè)的實際情況（如考慮運費、交期、質量穩(wěn)定性等因素）來選擇所需要的供應商。不過這里又有一個細節(jié)在開發(fā)時需要注意。當我們點下拉列表顯示可用的供應商時，這里列出的并不是所有的供應商。而只是上面在產(chǎn)品信息中定義過的那兩個供應商。這就要在開發(fā)設計中，多加一個查詢語句，查詢出這個產(chǎn)品所對應的供應商有哪些。這么設計的話，不但可以提高用戶的選擇效率，而且還可以提高準確率。

難點二：供應商的存在性認定

    在企業(yè)實務中，某個產(chǎn)品向哪幾家供應商采購，一般都需要進行審批過。如有價格審核、驗廠審核等等好幾道工序。此時系統(tǒng)分析師就需要考慮一個問題，如果用戶向沒有審核過的供應商采購（有可能是無意，也有可能是故意），此時該怎么辦呢？又或者說，如果一個產(chǎn)品在定義時，忘記關聯(lián)供應商了。此時系統(tǒng)又會如何應對呢？

    這些內容就主要涉及到供應商的存在性認定。筆者認為，系統(tǒng)分析師在考慮這個問題時，至少需要想到以下應對措施。

    第一，某個產(chǎn)品沒有指定供應商，或者指定的供應商已經(jīng)不可用，此時系統(tǒng)該如何應對？通常情況下，筆者認為這應該不要影響到物料請購單。也就是說，從物料請購的角度講，用戶仍然可以創(chuàng)建。因為從管理職責來說，物料請購單是物料需求部門創(chuàng)建的。這個部門的用戶，并不需要關心某個產(chǎn)品的供應商問題。到底向誰采購，這是采購員需要關注的內容。通常情況下，物料需求部門建立產(chǎn)品編號時，也確實不知道這個產(chǎn)品需要向誰采購。所以，筆者認為，即使當某個產(chǎn)品不存在供應商時，應該不要影響到物料請購單的生成。這里筆者建議的方案是，在自動生成物料請購單的時候，可以帶出這個產(chǎn)品所對應的"當前供應商"。不過如果用戶沒有設置"當前供應商"，則供應商字段可以為空白。

    第二，在物料申購單審核時，需要去檢驗"供應商"這個字段是否為空白。一般來說，物料請購單會涉及到兩個部門的審核。先是物料需求部門的主管需要審核，然后再由采購經(jīng)理進行審核。在第二道審核的過程中，就必須要確認其采購的供應商。因為此時如果還不確定的話，那么在后續(xù)的作業(yè)中，就無法根據(jù)物料申購單來生成采購訂單了。所以在物料申購單第二次審核時，需要先去判斷產(chǎn)品所對應的供應商是否已經(jīng)確認。如果這個字段仍然為空的話，那么就無法審核。如下圖所示，系統(tǒng)會提示"沒有選擇供應商，請選擇"的提示。

      難點三：供應商準確性認定

    在供應商控制中，還需要關注其準確性認定。這是什么意思呢？假設現(xiàn)在物料需求部門提出需要向某個供應商采購。而從提出需求到最終下采購訂單往往會有一個時間的間隔，如可能要間隔兩天。在這個過程中，如果某個供應商由于某種原因被企業(yè)槍斃掉，那又該如何應對呢？

    如假設現(xiàn)在系統(tǒng)分析師采集到這么一種信息。在6月12日企業(yè)物料需求部門提出要采購甲產(chǎn)品。在系統(tǒng)中這個產(chǎn)品可以向A供應商采購。此時在物料申購單上，帶出的供應商信息就是A供應商。而在6月13日，企業(yè)由于發(fā)現(xiàn)這個供應商的產(chǎn)品存在以次充好的質量問題，就暫時停止向這家供應商采購。在6月14日，操作人員下這個產(chǎn)品的采購單時，系統(tǒng)需要采取什么樣的操作？

    很顯然，此時系統(tǒng)在單據(jù)審核（包括物料申購單和采購訂單），應該再去審核一下跟供應商相關的信息。這里的信息主要包括兩個層面。一是采購訂單或者物料申購單中所定義的產(chǎn)品，其供應商信息是否與單據(jù)上的供應商信息向匹配。如果發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品定義中這個產(chǎn)品只向供應商A采購，而實際上采購訂單上的供應商信息是B，那么兩者就出現(xiàn)匹配性問題。當遇到這種情況時，單據(jù)的審核作業(yè)就無法完成。二是審核這個供應商的狀態(tài)。假設現(xiàn)在單據(jù)上的供應商信息與產(chǎn)品處定義的供應商信息是一致的，系統(tǒng)還需要去判斷一件事情，即現(xiàn)在這個時間點這個供應商的狀態(tài)。如果這個供應商的狀態(tài)是禁止交易，那么系統(tǒng)就不允許審核這張單據(jù)。所以這中間就多一個審核判斷的過程。只要能夠想到這個問題，具體實現(xiàn)起來還是比較簡單的。只需要在代碼中通過簡短的幾句IF語句就可以搞定。

      難點四：供應商所用的交易幣種

    跟供應商以什么幣種進行交易呢？在國內，大部分企業(yè)都是通過人民幣交易的。但是在外貿企業(yè)中，有時候則會采用人民幣以外的幣種進行交易。有些比較特別的企業(yè)（如哪些外貿企業(yè)與加工企業(yè)兩者合一的企業(yè)），其同一個產(chǎn)品針對不同的供應商，其會采用不同的交易幣種。為此，在供應商控制中還需要注意這個交易幣種的問題。系統(tǒng)分析師只需要記住一個原則，到底以什么幣種交易必須預先審批，并在系統(tǒng)中進行指定。在實際單據(jù)的操作中，不要忘了加一個判斷條件即可。