物資采購

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 　　傳統(tǒng)模式下，采購通常是為了保障施工供料順暢而進行的，因此往往屬于施工部門的下屬機構，部分項目甚至沒有采購部門，僅有數(shù)位乃至一位材料員負責工程采購，這明顯是不符合工程總承包模式的需求。采購的重要性隨著相關材料設備的復雜性的上升而上升，需要從項目設計一直管理到項目維護，并且全程涉及多部門、跨部門的溝通、協(xié)調。

　　一、消防企業(yè)在物資采購中的管理難題

　　物資是工程按時完工的重要保證，是工程投資成本的關鍵環(huán)節(jié)。消防工程項目的物資采購主要面臨工程周期長、工作面廣、施工單位多、材料供應大、品種多、材料復雜等問題，具體表現(xiàn)如下：

　　1、出現(xiàn)以次充好或不了解材料性能的情況。

　　2、存在過于追求材料的美觀而忽視質量的現(xiàn)象。

　　3、很難在短時間內利用手工計算不同區(qū)域、進度等情況下的物資用量。

　　4、物資入庫階段沒有進行嚴格的檢驗過程。

　　5、工程的材料申報及審批沒有嚴格按照公司制度審核及采購，管理者無法及時監(jiān)管。

　　6、沒有必要的文字記錄，采購信息和供應商信息基本上由每個業(yè)務人員自己掌握，信息沒有共享。

　　7、材料的采購、提料超預算時，數(shù)據(jù)不能及時反饋，企業(yè)無法掌握材料實際成本發(fā)生，導致項目竣工結案時費用超標，但超支的責任不明。

　　8、部門人員冗余責任不清、互相踢皮球的狀態(tài)。

　　物資采購關系到施工的質量，還與成本有著重要的關系。有效的物資采購管理可以在節(jié)約企業(yè)成本投入的同時，避免出現(xiàn)工程因為質量問題而返工的情況。泛普軟件通過對采購流程的精細化管理，讓管理者能隨時了解工程物資的詳細情況，如工程物資是否到位、是否被占用、是否少采購等。

　　二、泛普軟件工程管理系統(tǒng)在管理物資采購中的作用

　　泛普軟件通過信息化的管理方式，打通企業(yè)內部的信息屏障，實現(xiàn)提高采購效益、提高采購效率、規(guī)范采購流程、降低采購分析的目的，進而保證企業(yè)在采購環(huán)節(jié)順利進行。

　　1、物資在到達現(xiàn)場需要對材料實行嚴格的檢驗，只有這樣才能保證材料的質量，通過材料管理中的“材料驗收”功能可記錄本次物資的質量情況，表單內可登記材料的種類、數(shù)量、驗收情況等信息，對不合格的產品進行拍照記錄后上傳至表單中，管理者在審查時即可全面了解本批次物資的質量情況。

　　2、采用了不符合規(guī)定的材料，會對消防工程的施工質量造成影響。為此需要對材料進行嚴格的檢驗，“材料驗收登記”功能可記錄對物資的檢驗信息，對不符合規(guī)定的材料進行拍照登記，還可在“材料驗收列表”中查看項目中所有批次的物資驗收信息，避免出現(xiàn)材料質量問題導致工期延遲的問題。

　　3、通過“材料需用計劃”功能可登記項目在不同階段的采物資需求，若之前已經(jīng)錄入過材料的信息，則在需用明細中可直接搜索選擇，不需要重復錄入。填寫完需用數(shù)量和參考價格之后，系統(tǒng)會自動計算出材料的價格，保證數(shù)據(jù)準確的同時還降低了員工的勞動力。

　　4、物資在入庫之前需要通過“材料驗收”功能進行驗收，驗收需要統(tǒng)計數(shù)量、驗收情況等信息，之后才可在“材料入庫”功能中進行入庫。入庫時除了要登記相關材料的基本信息，還可記錄入庫的相關明細，如含稅單價、不含稅單價、稅率等信息。

　　5、材料申報、采購環(huán)節(jié)需要進行流程審批，填寫完申報表單之后系統(tǒng)會通知相關領導進行審批，領導再確認無誤之后進行簽字審核。有效保障物資申報及采購按照功企業(yè)規(guī)章制度進行。

　　6、采購環(huán)節(jié)中供應商信息為必填項目，采購人員需要根據(jù)實際情況填寫供應商的信息和采購信息。可在基礎信息中的“往來單位”中添加供應商的信息，包括供應商的名稱、區(qū)域、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等信息，保證供應商信息的完善，同時這類信息可在相關部門及其領導中進行共享，之后通過材料報表中的“供應商列表”查看往來的付款記錄。

　　7、材料在進行采購入庫時需要登記本次材料的費用信息，登記過后的材料費用可在“材料付款列表”中查看，其中包括付款說明、已付材料費、供應商、相關付款憑證等信息，管理者可及時了解材料成本的支出情況，避免出現(xiàn)超支情況的發(fā)生。

　　8、材料申請線上審批，審批過程永久留存，責權明確避免事后扯皮。