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管理數(shù)據(jù)財(cái)富

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管理數(shù)據(jù)財(cái)富

(雜志刊期:200003)


向你介紹建造數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的五個(gè)重要步驟。

Barbara C. Gaskin

 

    在這個(gè)信息時(shí)代,速度、靈活性以及前瞻性是一個(gè)成功組織有別于其它組織的主要標(biāo)志。因此,當(dāng)今企業(yè)必須有一個(gè)行之有效的管理機(jī)制,使之既能有效監(jiān)控組織運(yùn)作,又能下放決策權(quán)以回應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)的變化,有效利用意外的機(jī)會(huì)。如何才能保持控制和靈活之間的平衡呢?一個(gè)最核心的要素就是共享知識(shí)。

    如果說(shuō)知識(shí)及智力資本正在成為競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的主要驅(qū)動(dòng)力,那么智能化組織就是一個(gè)能夠模塊化、標(biāo)準(zhǔn)化并在組織內(nèi)部及外部廣泛共享知識(shí)的組織。正是這些公司在不斷地根據(jù)商業(yè)計(jì)劃的變化而轉(zhuǎn)變他們的知識(shí)庫(kù)。

    信息系統(tǒng)扮演了一個(gè)創(chuàng)造和發(fā)布知識(shí)的角色。具體地講,數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)就是一個(gè)重要的信息系統(tǒng)。它是一個(gè)以主題為導(dǎo)向、源于公司事務(wù)系統(tǒng)和外部數(shù)據(jù)源的中央知識(shí)庫(kù)。數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的成功實(shí)施會(huì)對(duì)培育一種知識(shí)共享文化產(chǎn)生重大影響。

    數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)如果使用得當(dāng),會(huì)為顧客行為、產(chǎn)品或商業(yè)活動(dòng)的效果、利潤(rùn)及成本結(jié)構(gòu)等的深入研究提供工具。然而,象任何有充分根據(jù)的研究努力一樣,收集和組織起來(lái)的數(shù)據(jù)必須和你想要獲得的知識(shí)領(lǐng)域相關(guān)。許多公司忽視了這一點(diǎn)。雖然數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的建設(shè)與公司的整體戰(zhàn)略息息相關(guān),它們卻沒(méi)有為此設(shè)立一個(gè)明確的目標(biāo)。

    在“智力資本:組織的新財(cái)富”(Intellectual Capital: The New Wealth of Organizations)一文中,Thomas A. Stewart(斯圖特)抓住了當(dāng)今數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)存在問(wèn)題的精髓。他寫(xiě)道:“知識(shí)資產(chǎn),就象資金或者設(shè)備一樣是存在的,在戰(zhàn)略上來(lái)說(shuō)是很值得開(kāi)發(fā)的。但是你又不能明確定義和管理知識(shí)資產(chǎn),除非你知道你想用它們來(lái)做什么?!?

    以下是一個(gè)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)建設(shè)走入歧途的典型例子。一家高速增長(zhǎng)、每個(gè)月增加三個(gè)電話銷售服務(wù)中心的公司,想測(cè)算這些服務(wù)中心的生產(chǎn)率,評(píng)估它們的服務(wù)質(zhì)量。在花了9個(gè)月時(shí)間和800,000美元之后,沒(méi)有得到任何看得見(jiàn)的利益,于是該項(xiàng)目停了下來(lái)。一檢查,才發(fā)現(xiàn)出了這么多問(wèn)題:所需要的數(shù)據(jù)沒(méi)有收集或者收集不到,最初的數(shù)據(jù)庫(kù)范圍太廣——試圖在很短的時(shí)間里包括太多的信息。沒(méi)有花費(fèi)足夠的時(shí)間深入了解公司的真正需求。除了最初批準(zhǔn)項(xiàng)目外,高級(jí)管理層沒(méi)有就項(xiàng)目實(shí)施的優(yōu)先次序給以充分指導(dǎo),結(jié)果導(dǎo)致了在所需數(shù)據(jù)與所收集的數(shù)據(jù)之間出現(xiàn)了斷點(diǎn)。

    成功的組織應(yīng)該采用制造業(yè)的模式來(lái)管理他們的信息資產(chǎn)。數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的覆蓋范圍取決于你對(duì)“適時(shí)”(JIT)信息的需求。

    孤立的數(shù)據(jù)就象存貨一樣,維護(hù)起來(lái)價(jià)值昂貴。存貨過(guò)多會(huì)導(dǎo)致效率低下、成本高昂。孤立的數(shù)據(jù)與其類似。只有將其轉(zhuǎn)變成能傳遞給用戶使用的知識(shí),這些數(shù)據(jù)才有用。

    在制造業(yè),人們是頭腦中先有了最終產(chǎn)品才開(kāi)始設(shè)計(jì)。同樣,人們必須經(jīng)過(guò)調(diào)研才能確定哪種原材料會(huì)生產(chǎn)出最好的產(chǎn)品。然后,人們將這些原材料(數(shù)據(jù)元)制成部件(主題數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù))。部件再被裝配成產(chǎn)品(數(shù)據(jù)中心),這些產(chǎn)品會(huì)通過(guò)各種途徑(互聯(lián)網(wǎng)、內(nèi)部網(wǎng)、報(bào)告、計(jì)算機(jī)程序等)分發(fā)出去。最后,這些產(chǎn)品被不停地調(diào)用、增強(qiáng)、升級(jí)或者廢棄。

    建造數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)有五個(gè)重要步驟:

    讓數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)和商業(yè)目標(biāo)一致 用明確的需求驅(qū)動(dòng)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)。最成功的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)往往產(chǎn)生于正經(jīng)歷重要變革的行業(yè),一個(gè)很好的例子就是公用事業(yè)。在公用事業(yè)行業(yè),長(zhǎng)途、市話、蜂窩電話及電報(bào)服務(wù)正在融合。在許多這類公司里,重大的商業(yè)變革在所難免。一開(kāi)始,這個(gè)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)就擁有一群身份明確的用戶和一套具體的商業(yè)問(wèn)題,設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)就是為了回答這些問(wèn)題。

    一個(gè)公用事業(yè)公司,可以通過(guò)增加現(xiàn)有的內(nèi)部成本數(shù)據(jù)和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的成本數(shù)據(jù)以及制訂收入計(jì)劃書(shū),顯著地提升它的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)。它創(chuàng)立了一個(gè)按設(shè)備類別及使用年限進(jìn)行成本分析及利潤(rùn)分析的典范。過(guò)去,設(shè)備管理人員不需要對(duì)利潤(rùn)負(fù)責(zé);如今,他們有了根據(jù)潛在的價(jià)格變數(shù)采取可潛在降低成本措施的知識(shí),從而使他們?cè)谥С仲Y本投資決策方面變得更主動(dòng),因?yàn)檫@些決策會(huì)使他們的設(shè)備比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手更高效。

    具競(jìng)爭(zhēng)力的數(shù)據(jù)及樣本分析是公司制定戰(zhàn)略方向的直接依據(jù)。這些重要知識(shí)在公司上下廣泛共享,不僅提高了公司的整體知識(shí)水平,而且使公司為快速應(yīng)變做好了準(zhǔn)備。

    創(chuàng)立商業(yè)驅(qū)動(dòng)型信息結(jié)構(gòu) 在創(chuàng)建數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的過(guò)程中,一個(gè)重要的步驟就是創(chuàng)立一個(gè)信息架構(gòu)方案,使公司的商業(yè)目標(biāo)與所需要的數(shù)據(jù)保持一致。考慮一下制定架構(gòu)方案的三個(gè)基本要素:基于商業(yè)目標(biāo)的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)將包括什么樣的數(shù)據(jù)?要支持?jǐn)?shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù),必須對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施做怎樣的改變?采用怎樣的信息傳遞機(jī)制?

    通過(guò)建立模型,檢測(cè)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中包含的數(shù)據(jù)能否有效支持目標(biāo),可以證明其包含的數(shù)據(jù)是否得當(dāng),還缺少哪些數(shù)據(jù)或哪些數(shù)據(jù)難以得到。在此,建模是否恰當(dāng)是關(guān)鍵。

    例如,在典型的營(yíng)銷數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中,通常假設(shè)包括所有人口統(tǒng)計(jì)學(xué)資料。然而,開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的一個(gè)更有效的方法,是使用建模工具對(duì)數(shù)據(jù)樣本進(jìn)行分析,從而確定出那些最可能影響給定商業(yè)目標(biāo)的參數(shù)。這些參數(shù),應(yīng)該是第一階段最重要的內(nèi)容。這種方法簡(jiǎn)化了數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的結(jié)構(gòu),并大大減小了數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)最初的尺寸。這樣,數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的效果很快就會(huì)顯現(xiàn),而且不會(huì)抑制其性能,其它特性則可以在以后需要時(shí)再加入。

    然而,企業(yè)往往急于在實(shí)施數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的初期,就囊括所有可能的數(shù)據(jù),這是不必要的。通常,歷史數(shù)據(jù)可以以高度概括的形式保存,具體細(xì)節(jié)可能并不那么重要。通過(guò)創(chuàng)建信息架構(gòu)方案,就可以權(quán)衡必須要包含哪些數(shù)據(jù)了。

    接下來(lái),要對(duì)修改或增強(qiáng)基礎(chǔ)構(gòu)造方面的提議進(jìn)行評(píng)估并做出決策,更換那些正在阻礙企業(yè)發(fā)展、不再收集相關(guān)或有效數(shù)據(jù)的過(guò)時(shí)處理系統(tǒng)。

    最后,要保證該信息架構(gòu)方案成為從數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)獲取信息的應(yīng)用軟件的基礎(chǔ)。一般來(lái)說(shuō),需要多種應(yīng)用軟件才能滿足廣泛用戶的需求。分析人員需要功能強(qiáng)大的工具為數(shù)據(jù)建模,可能會(huì)需要一些專用的工具軟件。而其他人,如經(jīng)理和行政人員,只需要一個(gè)網(wǎng)絡(luò)瀏覽界面,能隨時(shí)隨地獲取基本信息就行了。

    注意為模塊化奠定基礎(chǔ) 蓋房子的人不會(huì)為支撐3000平方英尺的房子而打20000平方英尺的地基。也不會(huì)在一開(kāi)始就打好所有的地基,然后再一座座去蓋。他們先設(shè)計(jì)出方案,標(biāo)出一塊塊用地和住宅的位置,然后決定基礎(chǔ)設(shè)施要求,再建造房子。

    這也是建造數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的正確方法。如果你想一蹴而就,一下子就建成能滿足所有用戶需求的企業(yè)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù),是注定要失敗的。建造和維護(hù)一個(gè)企業(yè)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù),是一項(xiàng)耗時(shí)、費(fèi)力而又沒(méi)有終點(diǎn)的任務(wù)。你應(yīng)該先設(shè)計(jì)一個(gè)信息架構(gòu)(一個(gè)企業(yè)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的總體設(shè)計(jì)),然后逐步實(shí)施,重點(diǎn)放在高度重要的商業(yè)事件所需要的數(shù)據(jù)中心或數(shù)據(jù)傳遞機(jī)制上。用戶很快會(huì)衍生出商業(yè)價(jià)值,從而推動(dòng)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的發(fā)展。

    假如有這樣一家公司,它的戰(zhàn)略是成為最低成本服務(wù)供應(yīng)商。那么,它首先要弄明白公司目前的成本結(jié)構(gòu),從而找到一種能夠在價(jià)值鏈的每個(gè)環(huán)節(jié)削減這些費(fèi)用的方法。

    然而,在一個(gè)典型的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)里,信息是以表格形式按照不同的主題分組保存的。這些數(shù)據(jù)表要組合起來(lái)并不容易??赡茕N售收入或訂單信息包含在一組數(shù)據(jù)表中,而費(fèi)用信息卻在另一組數(shù)據(jù)表里。從這些信息里產(chǎn)生出按客戶或按產(chǎn)品分類的利潤(rùn)分析表,至關(guān)重要??墒牵蠖鄶?shù)企業(yè)將這項(xiàng)工作留給了用戶,讓他們花費(fèi)大量時(shí)間下載這些數(shù)據(jù)表,自己嘗試從中得到所需要的分析。這些數(shù)據(jù)表通常都非常大,會(huì)讓用戶感到很失望,并覺(jué)得數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的價(jià)值不大。

    創(chuàng)建動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)中心 數(shù)據(jù)中心是為企業(yè)關(guān)注的問(wèn)題而設(shè)計(jì)的應(yīng)用程序。應(yīng)用程序應(yīng)用一套豐富的商業(yè)規(guī)則,對(duì)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的一組信息子集進(jìn)行修飾、加工,從而產(chǎn)生一個(gè)目標(biāo)分析結(jié)果。一個(gè)數(shù)據(jù)中心不必只供一個(gè)部門(mén)專用。電訊業(yè)常見(jiàn)的應(yīng)用——用戶跳槽分析,就不只用于營(yíng)銷部門(mén),而且還用在顧客服務(wù)、銷售及財(cái)務(wù)等部門(mén)。企業(yè)需要確定造成用戶跳槽的原因是什么,對(duì)公司財(cái)務(wù)有多大的沖擊,銷售和顧客服務(wù)部門(mén)應(yīng)如何避免用戶跳槽的發(fā)生。商業(yè)變化很快,數(shù)據(jù)中心應(yīng)用的根本商業(yè)規(guī)則也必須不斷更新以繼續(xù)提供價(jià)值。

    例如一家印刷公司,其產(chǎn)品15年來(lái)一直創(chuàng)造高利潤(rùn),但如今卻面臨一個(gè)重大轉(zhuǎn)折——它的產(chǎn)品過(guò)時(shí)了,正被它自己的電腦激光出版能力所淘汰。在努力向市場(chǎng)提供新產(chǎn)品時(shí),重要的業(yè)績(jī)度量方法就是新產(chǎn)品的銷售量在總銷售量中所占的百分比,以及這些新產(chǎn)品銷售量的增長(zhǎng)率。此時(shí),對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō),建造一個(gè)監(jiān)控這些度量值的數(shù)據(jù)中心很重要。如果該企業(yè)成功實(shí)現(xiàn)了新舊產(chǎn)品的轉(zhuǎn)變,這個(gè)數(shù)據(jù)中心很快就會(huì)過(guò)時(shí)并遭拋棄。而新的關(guān)鍵業(yè)務(wù)問(wèn)題將是產(chǎn)品質(zhì)量、顧客服務(wù)或銷售渠道的效率問(wèn)題。此時(shí),其數(shù)據(jù)中心必須轉(zhuǎn)而關(guān)注新的問(wèn)題。

    數(shù)據(jù)中心應(yīng)該是一系列不斷變化著的目標(biāo)分析程序,這些應(yīng)用程序建立于堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)基礎(chǔ)之上,并隨著商業(yè)的變化不斷演進(jìn)。對(duì)其成本則應(yīng)基于這樣的考慮,即它們需要不斷地改進(jìn)和維護(hù),否則就會(huì)失去價(jià)值。

    對(duì)不完整數(shù)據(jù)的管理及折中使用 試設(shè)想這樣一個(gè)典型情景。一名行政經(jīng)理,因?yàn)橐鸵粋€(gè)重要客戶的行政總裁會(huì)面,他必需掌握大量關(guān)于這個(gè)客戶的知識(shí):這個(gè)客戶和我們做了多少生意?購(gòu)買了些什么產(chǎn)品?我們擁有他全部生意的百分之多少?這些基本問(wèn)題應(yīng)該很容易回答,但又似乎不可能。

    這家公司已通過(guò)兼并擴(kuò)大了很多,對(duì)這個(gè)具體客戶的銷售可能涉及20個(gè)不同系統(tǒng)。每個(gè)系統(tǒng)的不同帳號(hào)模式,使輕易得出該客戶的跨系統(tǒng)銷售額這件事幾乎變得不可能。另外,該客戶剛剛收購(gòu)了一家大公司,這件事在分析時(shí)也應(yīng)當(dāng)一并考慮在內(nèi)。

    另外,復(fù)雜的折扣結(jié)構(gòu)使事情更復(fù)雜。實(shí)際記帳的資金分布在據(jù)訂單產(chǎn)生的不同的會(huì)計(jì)系統(tǒng)中。對(duì)于這些表面上看來(lái)很顯然的信息,要信息系統(tǒng)小組在短時(shí)間內(nèi)拿出來(lái)似乎是不可能的。

    然而,并非一定要完全精確的信息才有價(jià)值。往往信息的一個(gè)抽樣就足以使人們透視一個(gè)用戶了——有根據(jù)的推測(cè)總比沒(méi)有的好。在上述分析中,更有用的是知道在20個(gè)系統(tǒng)中,其中17個(gè)銷售給該客戶的是什么,并對(duì)這一結(jié)果進(jìn)行評(píng)估,從而衍生出一個(gè)總銷售額的估計(jì)值。

    對(duì)不完整、不全面的數(shù)據(jù),應(yīng)該研究如何使用,清理出有用數(shù)據(jù)并預(yù)測(cè)哪些數(shù)據(jù)需要清理。管理層也應(yīng)該在一開(kāi)始就簡(jiǎn)明地知道可得到什么數(shù)據(jù),其不足之處在哪里。建立原型可能是個(gè)極有價(jià)值的工具,能協(xié)助我們形成觀點(diǎn),解釋數(shù)據(jù)完整性問(wèn)題,達(dá)成共識(shí),并且制定出分期實(shí)施計(jì)劃。

    通過(guò)遵循這些規(guī)則,成功建立數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的公司已獲得了巨額的投資回報(bào)。數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)在企業(yè)獲取和分發(fā)知識(shí)方面處于中心地位,決策得以支持和加強(qiáng),組織處于良性狀態(tài)?;趯?duì)潛在商業(yè)機(jī)會(huì)更深入的理解,企業(yè)組織可做出快速反應(yīng)。

    原文摘自DM Review雜志(網(wǎng)址:www.dmreview.com)1998年10月號(hào)。Decision Support Technology/Condor Technology Solutions公司1998年登記版權(quán)。

    作者Barbara C. Gaskin在設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)企業(yè)信息系統(tǒng)方面有豐富的經(jīng)驗(yàn),是決策支持系統(tǒng)/經(jīng)濟(jì)信息系統(tǒng)軟件方面的專家,也是評(píng)估商業(yè)信息需求和管理設(shè)計(jì)實(shí)施問(wèn)題方面的專家。趙鵬譯。

 

發(fā)布:2007-03-25 13:54    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁(yè)]    [關(guān)閉]
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