中燃的OA辦公系統(tǒng)、ERP登錄及信息化之路

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　　軟件: 上海中燃的OA辦公系統(tǒng)、ERP信息化之路已初有成效，李錫東這樣評(píng)價(jià)項(xiàng)目一期的影響：“金蝶K/3erp系統(tǒng)的上線應(yīng)用，不僅解決了我公司庫存管理難的問題，而且提高了我公司供油船舶的運(yùn)行效率，使我公司在船舶供油行業(yè)率先進(jìn)入了先進(jìn)管理企業(yè)的行列。”

　　地處上海國際航運(yùn)中心的上海中燃船舶燃料有限公司(以下簡(jiǎn)稱上海中燃)，抓住航運(yùn)市場(chǎng)飛速發(fā)展壯大的歷史機(jī)遇，與金蝶軟件公司合作，成功開發(fā)ERP系統(tǒng)，充分運(yùn)用信息化平臺(tái)，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，使航運(yùn)業(yè)界知名的供油企業(yè)上海中燃如虎添翼。

　　業(yè)務(wù)增長的困擾

　　上海中燃承擔(dān)進(jìn)出上海港中外各類船舶的燃油、淡水和滑油供應(yīng)。按通常的做法，調(diào)度中心在接到各大船公司船舶受油需求后，將船舶的位置坐標(biāo)和油需量登記在EXCEL表格上，再統(tǒng)一進(jìn)行供油船的調(diào)度。

　　供油船舶在接收到調(diào)度中心任務(wù)單后，便在浦江港內(nèi)、吳淞口外對(duì)客戶船只進(jìn)行供油作業(yè)。但如果船上油品不足，則需到油庫提油，再進(jìn)行供油作業(yè)。船舶完成供油任務(wù)后，抵達(dá)碼頭。將任務(wù)完成單等單據(jù)遞交給每天在碼頭等候的人員交回總部進(jìn)行作業(yè)數(shù)據(jù)的歸檔、處理。

　　看似簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)流程，卻充滿的多變不可控的因素。

　　受油船舶受氣候、裝載、港口變化等不確定因素，其位置時(shí)常變化，對(duì)油料補(bǔ)給的需求因此也常產(chǎn)生變數(shù)。因此上海中燃調(diào)度中心時(shí)常要根據(jù)客戶的變化而改變供油量和供油船舶。一旦發(fā)生改變，需要及時(shí)改變表單數(shù)據(jù)，而與其相關(guān)聯(lián)的上下游油料庫存數(shù)據(jù)都將發(fā)生改變。

　　“在幾年前，我們年業(yè)務(wù)量均在百萬噸以下，通過手工進(jìn)行表單操作尚能保證業(yè)務(wù)的有序進(jìn)行，但近2年隨著業(yè)務(wù)量增長到百萬噸以上，單靠手工進(jìn)行報(bào)表統(tǒng)計(jì)就顯得效率低下了，所帶來的重復(fù)勞動(dòng)也多很多。”王晉紅，上海中燃經(jīng)營管理部副經(jīng)理這樣說到。

　　對(duì)于業(yè)務(wù)增長帶來的工作量增長，負(fù)責(zé)潤滑油調(diào)配統(tǒng)計(jì)的小巢最有發(fā)言權(quán)。小巢所負(fù)責(zé)的潤滑油由于品種多，品牌多，規(guī)格多，因此每當(dāng)油料補(bǔ)給發(fā)生改變，小巢就要重新比對(duì)Excel的各項(xiàng)各類，然后一一修改。“加班對(duì)我來說已經(jīng)是家常便飯了。”小巢回憶起那段時(shí)光頗顯無奈。

　　業(yè)務(wù)增長不僅加大了員工的工作量，也為上海中燃的高層管理決策帶來諸多不便。由于信息點(diǎn)散且流動(dòng)性大。公司總部難以完全掌控調(diào)度中心、油庫、作業(yè)船舶的情況。通?？吹较嚓P(guān)數(shù)據(jù)已經(jīng)滯后，現(xiàn)在燃油市場(chǎng)信息稍縱即逝，滯后的信息難以做出正確、及時(shí)的判斷和決策，對(duì)于上海中燃而言，風(fēng)險(xiǎn)大大增加。

　　“我們公司的業(yè)務(wù)比較特殊，大部分作業(yè)是在船上，地點(diǎn)相對(duì)不固定，加上業(yè)務(wù)形式的多樣化，對(duì)數(shù)據(jù)的及時(shí)性及準(zhǔn)確性就有極高的挑戰(zhàn)。在上ERP之前單為解決各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間的信息傳遞，就需要花費(fèi)大量的人力、物力。加上越來越激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，需要有一個(gè)管理上的變革，我們希望通過ERP來幫助實(shí)現(xiàn)。我們上ERP系統(tǒng)也不是簡(jiǎn)單的把以前的手工帳搬到系統(tǒng)，而是希望通過一個(gè)整體的信息規(guī)劃，解決企業(yè)內(nèi)的信息孤島，搭建一個(gè)可靠信息傳輸通道。最終通過ERP來提升整個(gè)企業(yè)的管理。”上海中燃副總經(jīng)理李錫東是這樣表述的。

　　信息化的改變

　　既有手工管理模式已無法適應(yīng)業(yè)務(wù)的增長，那么改革便順理成章。上海中燃副總經(jīng)理李錫東告訴記者，公司很早就想通過信息化的手段來加強(qiáng)管理，但國內(nèi)一直沒有成功應(yīng)用案例可供參考，軟件廠商也始終沒有合適的行業(yè)解決方案。

　　在接觸多家軟件公司選型比較后，上海中燃最后選擇了金蝶K/3 ERP。對(duì)于選擇金蝶的理由，上海中燃王晉紅說“金蝶是所有競(jìng)標(biāo)的軟件公司中準(zhǔn)備最為細(xì)致的，強(qiáng)大的技術(shù)力量以及對(duì)我司項(xiàng)目的重視程度，對(duì)我們所提出的需求都給出了較為滿意的解決方案。”

　　2009年7月，上海中燃信息化項(xiàng)目正式啟動(dòng)，在經(jīng)過需求調(diào)研、項(xiàng)目計(jì)劃、系統(tǒng)培訓(xùn)和數(shù)據(jù)初始化準(zhǔn)備后，2010年4月，系統(tǒng)正式上線。

　　系統(tǒng)上線之初，大部分員工對(duì)于系統(tǒng)不熟悉，船舶人員、油庫人員培訓(xùn)是最大的難題。于是信息化項(xiàng)目負(fù)責(zé)人之一的葉俊和王晉紅，就組織各業(yè)務(wù)部門派代表進(jìn)行集中學(xué)習(xí)，以傳幫帶的方式進(jìn)行信息化培訓(xùn)。對(duì)于總部的大部分業(yè)務(wù)部門，幾次培訓(xùn)后基本上都能熟練掌握。但船舶和油庫的工作人員，由于年齡較大，接受新事物比較慢，幾次培訓(xùn)后效果并不理想。于是葉俊、王晉紅他們改變了培訓(xùn)的模式，自己帶著信息化項(xiàng)目組去現(xiàn)場(chǎng)，在船上和油庫工班手把手教員工如何將數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)。

　　按以往的作業(yè)模式，船舶到港后遞送紙質(zhì)單據(jù)至總部，財(cái)務(wù)審核后開票，應(yīng)收賬款時(shí)間過長?，F(xiàn)在只要在有3G網(wǎng)絡(luò)的地方，船上員工就能在開票后第一時(shí)間將數(shù)據(jù)傳回公司總部，財(cái)務(wù)周期可以大幅縮短。

　　小巢也是信息化的直接獲益人。系統(tǒng)開發(fā)過程中，金蝶針對(duì)上海中燃的業(yè)務(wù)特性和行業(yè)需求，在原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，為上海中燃額外定制了20張表單，其中包括外貿(mào)潤滑油收發(fā)明細(xì)表、潤滑油可用庫存表、潤滑油供應(yīng)量統(tǒng)計(jì)表等和小巢日常工作密切相關(guān)的數(shù)據(jù)報(bào)表。這些報(bào)表代替了原來手工重復(fù)勞動(dòng)，為業(yè)務(wù)人員在庫存管理方面起了很大的作用，也提供了各船舶和油庫月度作業(yè)量，滿足了單船考核所需要的數(shù)據(jù)。如今小巢只需根據(jù)改動(dòng)將數(shù)值輸入系統(tǒng)，各表單會(huì)自動(dòng)更新數(shù)據(jù)，免去了逐一對(duì)比修改數(shù)據(jù)的煩惱。而作為業(yè)務(wù)骨干的小巢，如今除了完成潤滑油部分的報(bào)表統(tǒng)計(jì)，小巢還能將更多精力用于開拓新客戶服務(wù)客戶。

　　在應(yīng)用K/3 ERP船舶作業(yè)管理模塊后，上海中燃調(diào)度中心目前能清晰掌握供油船現(xiàn)有油量、油庫庫存，合理安排船舶作業(yè);船舶將作業(yè)情況實(shí)時(shí)匯報(bào)，直接生成各種業(yè)務(wù)單據(jù)，加速上海中燃企業(yè)供應(yīng)鏈流轉(zhuǎn)，提供了進(jìn)度管理的基礎(chǔ);油庫將提油、供油的油品質(zhì)量數(shù)據(jù)隨質(zhì)量檢測(cè)直接錄入系統(tǒng)，生成出庫合格證及供應(yīng)合格證，有力保障了所供應(yīng)的燃油質(zhì)量。

　　上海中燃的信息化之路已初有成效，李錫東這樣評(píng)價(jià)項(xiàng)目一期的影響：“金蝶K/3ERP系統(tǒng)的上線應(yīng)用，不僅解決了我公司庫存管理難的問題，而且提高了我公司供油船舶的運(yùn)行效率，使我公司在船舶供油行業(yè)率先進(jìn)入了先進(jìn)管理企業(yè)的行列。”

　　雖然取得不錯(cuò)的效果，但李錫東對(duì)項(xiàng)目仍抱有更大的期望，“金蝶項(xiàng)目規(guī)劃中的‘管理駕駛艙’模塊目前還沒上線，該模塊的上線后將有助于我們管理層更便捷更有效的查看每日運(yùn)營的數(shù)據(jù)，為管理層及時(shí)和準(zhǔn)確的決策提供依據(jù)。”

　　背景資料：

　　上海中燃船舶燃料有限公司(上海中燃公司)原名：中國船舶燃料供應(yīng)上海公司，是由中國海運(yùn)(集團(tuán))總公司所屬中海供貿(mào)有限公司和中國遠(yuǎn)洋運(yùn)輸(集口)總公司所屬中國船舶燃料責(zé)任有限公司投資組建，是全國最大的船舶燃料及淡水供應(yīng)的國有專業(yè)化公司，總資產(chǎn)3.1億元。

　　公司主業(yè)：為來往上海港的國內(nèi)、外船舶供應(yīng)燃油、淡水;兼營：船舶出租、修理，以及中國沿海、長江各類航區(qū)的運(yùn)、供、貯、銷等多種業(yè)務(wù)。

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