如何提升政府采購外包項目財務管理

　　在政府采購活動中，有關項目的外包采購已成為通用戰(zhàn)略。同時，與采購外包項目有關的也比較多，頻率也較高。這是因作為政府機關、吃財政飯的公益事業(yè)機構和為社會提供公共服務的部門等等，都是處于擁有固定場所的辦公形態(tài)，這就離不開“油、鹽、柴、米、醬、醋、茶”七件事──正常運轉機構的各方面耗材、IT用品、設施等等。現(xiàn)筆者就如何提升采購外包項目的財務管理作以下思考。

　　對項目采購“自制”和外包財務管理的思考。說到通用戰(zhàn)略，人們自然會想起邁克爾。波特，其經典著作《競爭戰(zhàn)略》中提出的成本領先、差異化和專業(yè)化一直被視為是“通用的三種戰(zhàn)略”。那么，政府采購的“自制”和項目外包的財務管理主要戰(zhàn)略表現(xiàn)在以下八點：表現(xiàn)在進行相關采購項目的自制、外包決策，應首先了解此項目自制與外包的優(yōu)勢、劣勢、機會和風險上。表現(xiàn)在采購相關項目具體業(yè)務操作過程中，要考慮相關采購項目所執(zhí)行的業(yè)務處理涉及的是采購領域中的關鍵技術還是一般技術問題上；表現(xiàn)在若項目的IT技術含量和所執(zhí)行的業(yè)務中與同行并無大的差異時，這就可能自制，無需外包；表現(xiàn)在若技術特殊和復雜以及屬于首次制造或生產，并處于獨家控制階段中，這就要研究市場行情，并邀請有關懂行和專業(yè)技術專家進行決策自制還是外包的問題；表現(xiàn)在決策這方面如何運作，必須進行科學評估、分析、論證等才能最終作出上；表現(xiàn)在如采購剛“出爐”或還未“定型”的科技急需應用產品上（這里一般都是公安、偵破、特殊行業(yè)等才用到的），就涉及到考慮外包具有相當?shù)男姑茱L險，處于不利地位，容易被供應商“牽著鼻子走”。處于這種情形時，就必須采取自制與外包共同互補，分別研究對策；可考慮選擇戰(zhàn)略型供應商，與其建立戰(zhàn)略伙伴關系，獲得可靠的技術支持和風險的共同分擔。表現(xiàn)在要對IT項目的應付款和預算限額實施更為細致的管理，財務預算可及時、準確地與實際對比，有利于預算執(zhí)行的監(jiān)控。表現(xiàn)在還要利用財務管理信息的共享、自動化程度和工作效率（外場信息系統(tǒng)與本場信息對接安全）等方面進行匹配或共同提高總采購模塊的使用效果上，供方主體企業(yè)（或供應商等）的“瘦身”為外包提供了動力，集中資源、整合資源、戰(zhàn)略聯(lián)盟、降低成本、控制風險、商業(yè)回報等是具體動因形式，而IT和互聯(lián)網技術則為外包奠定了技術基礎。但還要注意學習好的外包成功經驗，充分借鑒其寶貴實踐財富來更好更快地推進政府采購項目的財務管理外包決策，這才是完美無缺促進外包采購項目財務管理向前發(fā)展的根本。

　　對選擇相關項目采購外包供應商財務方面管理的思考。如IT采購項目的內容涉及具體的法律法規(guī)，而外包供應商有長期穩(wěn)定的開發(fā)和服務隊伍，能保證其產品隨法律法規(guī)的要求而不斷升級，則此類項目可考慮選擇外包；采購人還要考慮外包市場的發(fā)展狀況，如整個外包市場發(fā)展比較完善，則有利于外包的選擇；此外，對手的經營策略、社會對外包的態(tài)度、企業(yè)所處地區(qū)的文化氛圍和使用部門或單位等對外包的態(tài)度也是應該考慮的外部因素；IT產品采購的選擇外包供應商其“甄別”專業(yè)資質很重要和必不可少，要把外包供應商的專業(yè)實力及所具有的資格認證（如信息產業(yè)部頒發(fā)的系統(tǒng)集成商證書、認定的軟件廠商證書等）作為其審查的關鍵；要考慮備選外包供應商所開發(fā)的軟件或IT產品的性能，其使用單位對該外包供應商的滿意程度（如該外包供應商的項目管理水平、軟件工程工具、質量保證體系、配置管理方法、管理技術人員的老化率或流動率、控制成本、進度和質量的措施及結果等等）；對外包供應商的信譽、市場定位與外包成本的衡量要分析準確，成功的經驗表明，外包供應商的選擇固然要考慮其報價，然而報價僅僅是選擇的因素之一，服務質量、市場信譽、實際能力等等才更是影響選擇的重要因素；加之，采購IT項目產品的成本也不得不事先考慮，這就與供應商的市場定位密切相關。如若供應商正處于擴展市場階段，急于建立良好的市場示范案例，其報價通常會比已經擁有一定市場份額的外包供應商的報價要低，選擇這樣的服務供應商無疑有利于采購成本的降低；當然，選擇處于在市場擴展階段的供應商，采購人要承擔一定的風險，因此必須對外包供應商的技術發(fā)展能力做出準確判斷和斟酌。在政府采購領域的IT項目采購中，堅持選擇外包供應商的技術發(fā)展能力和市場競爭力強的服務供應商，則是上策，同時也是利于長期戰(zhàn)略合作關系的建立與保持之必須。

　　對外包后采購項目財務管理的思考。采購某些項目外包既是一種戰(zhàn)略，又是一種新的采購運營模式，需要有效的監(jiān)督和管理。從財務角度來看，外包了的項目財務管理至少包括外包決策、供應商的選擇、后續(xù)賬務、現(xiàn)金流管理等內容。做好這些方面的管理是采購項目外包成功與否的關鍵，是外包采購項目財務管理的重點。在外包財務管理價值分析時，僅僅考慮短期成本是不夠的，還要綜合考慮采購戰(zhàn)略調整和外包采購財務管理的實際性成效。外包成功不僅取決于選擇良好的供應商，還取決于外包后的財務管理是否到位，更在于取得怎樣的效益。如節(jié)約了多少采購成本、節(jié)支率怎樣、質量保障如何、服務效果怎樣，等等。選擇的方式雖然有單一來源、公開招標、詢價采購、協(xié)議供貨、議標等，但無論采取那種采購方式選擇外包供應商，都需要抓住財務管理這個關鍵環(huán)節(jié)。某些特定采購項目的外包，雖然對監(jiān)管部門、行政管理機關、采購人等提出了更高要求，但從其外包的意義來說，這是一種社會形勢發(fā)展的必然趨勢。外包后的財務監(jiān)管重心應轉移到供貨后的質量核對、預算審查和財務結報政策研究上，把財務風險與產品管理、質量驗收同控制成本緊密聯(lián)系起來，使其財務管理真正成為采購決策中心的戰(zhàn)略舉措，成為提升采購效益和效率的“