2015年招標師《專業(yè)實務》輔導：完善政府采購備案管理

　　隨著政府采購制度的不斷深入和發(fā)展，采購模式和監(jiān)督機制的不斷完善，采購中心集中采購、中介機構委托代理、部門采購相對獨立、分散采購有效補充，都需要監(jiān)督部門加強事前、事中和事后的有效管理，對不同部門實施的采購事項中一些主要環(huán)節(jié)的資料進行備案，并做到有項可立、有資料可看，由此可見，對政府采購活動在管理中的開始和完結后的資料備案越來越顯得十分重要。

　　政府采購備案的現(xiàn)狀

　　現(xiàn)行政府采購管理工作中，采購監(jiān)管和操作已經分設，相應的計劃審批、公告管理、資金管理、程序監(jiān)督等方面規(guī)范的力度較大，而同時對采購中心實施的集中采購監(jiān)督和整個過程應當備案的資料管理較為規(guī)范，對采購代理機構、部門采購、分散采購備案資料的管理在制度、內容等方面存在一定的缺陷。形成了有項目、無管理，有審批、無手續(xù)，有內容、無資料的備案，不利于政府采購制度實施和管理，主要表現(xiàn)以下幾個方面。

　　備案制度空白。很多地方雖然都建立和完善了政府采購很多制度和措施，但隨著代理政府采購業(yè)務的機構增多和部門采購、自行采購業(yè)務的增加，對這些政府采購項目的管理和備案就顯得十分薄弱。而在實際工作中，很多地方沒有對集中采購、社會中介代理機構、部門采購、分散采購的政府采購活動建立和制定備案制度與措施。對集中采購機構也只是在相關文件中作了一些不是十分明確和具體的規(guī)定，因此造成監(jiān)管機構在一些資料匯總、情況調查、質疑投訴中無第一手資料，形成在政府采購活動中書證的空白。

　　備案觀念淡薄。按照有關省市出臺的規(guī)定，對開標前公告的發(fā)布、標書都要進行事前備案，可是一些采購單位對批準的部門采購、分散采購一些環(huán)節(jié)資料的備案根本就沒有這個觀念，盡管監(jiān)管部門的再三督促，可采購單位認為你批準我自己采購，就是我自己的事了，所以在政府采購活動程序、不同方式的規(guī)范上就存在很多無法管理問題。備案也就隨之淡薄。

　　備案內容不明。由于制度上的空白和備案觀念的不強，在很多專地方備案的內容不統(tǒng)一，該備案的沒有備，不該備案的卻要求備案，如屬于采購代理機構保存的資料，一些涉及到商家技術、價格的資料，有的監(jiān)管機構要求備案，而對開標評標的記錄卻不要求備案，對一些招標公告、中標公告等應該備案的沒有要求，卻要對專家評審資料、專家打分匯總表等屬于代理機構備案的卻要求備案。使代理機構無所事從，左右為難。

　　備案時間不一。有關省市一些文件規(guī)定：采購代理機構應當在采購活動實施前一個工作日，分別將招標公告、招標書、評標辦法、評分標準及評審專家名單，評標報告形成后一個工作日，報同級政府采購監(jiān)管部門備案。有的地方是開標前再將標書，公告等備案，原因是有的監(jiān)管部門要審查標書，有的只是備案。

　　備案手續(xù)不全。主要是對備案的一些資料沒有交接簽字手續(xù)，一些監(jiān)管部門收到備案資料后，既不出具簽字手續(xù)，也不對備案資料提出意見，事后迎檢時卻說一些項目沒有備案，資料不全，程序和內容和法規(guī)的不相符等，使得監(jiān)督和操作出現(xiàn)不必要的誤會和摩擦。

　　對建立和完善政府采購制度備案建議

　　建立健全備案制度建設。一是要出臺相應的管理辦法，使采購代理機構有法可依，有規(guī)可行；二是建立和做好不同監(jiān)督部門的備案制度，如紀檢、綜合招標管理辦公室的備案等，明確相應的備案資料，做到備案資料統(tǒng)一，對主要環(huán)節(jié)資料相關招標活動程序進行備案，如項目審批計劃、方式的批復、招標公告、中標結果等；三是根據《政府采購法》，加強對采購代理機構的每項采購活動的采購文件的管理和監(jiān)督。做到備案項目與采購活動中采購文件一致性，做到備案內容一致、保存時間一致、管理制度一致。

　　強化部門采購和分散采購的備案管理措施。在制定集中采購和分散采購相應的備案制度的同時，一是把握對部門采購和分散采購的項目審批、方式審批資料的備案；二是對其采購過程必要資料如公告、標書、供應商的資格審查、評標辦法、中標公告等關鍵環(huán)節(jié)和每步程序的主要資料的備案。三是加強采購單位在實施部門采購和分散采購的檔案建設工作和備案資料檢查，防止虛假招標等不良現(xiàn)象的發(fā)生。

　　完善和規(guī)范備案內容、時間、手續(xù)等要求。建立的備案制度中要明確備案詳細具體內容，結合不同方式、確定不同方式備案主要資料、關鍵環(huán)節(jié)的資料，重點要求程序中的哪些手續(xù)和資料需要備案，哪些不備案，明確這些資料備案的時間限制和規(guī)定，并建立備案的手續(xù)交接和認定工作，做到事前沒有備案的后面的工作就不預批準，使政府采購制度中的牽制制度體現(xiàn)在備案工作上。

　　提高政府采購制度備案制度的認識、宣傳和解釋。增強其重要性認識，是監(jiān)督管理和質疑投訴中重要信息來源和書證，是對采購代理機構采購活動程序監(jiān)督的佐證，是防止弄虛作假的一種手段。同時也是對政府采購檔案工作另一方面的檢驗。要充分認識到它是采購監(jiān)督日常工作，采購監(jiān)督管理部門要大力宣傳備案工作是站在對采購代理采購活動的支持與幫助，做好解釋工作，使采購代理機構在日常的政府采購活動中主動備案，確保政府采購監(jiān)督與操作工作相互協(xié)調，采購活動順利進行。