造價員工程審計詢問的小技巧

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一、信息交流時的技巧
詢問最主要的功能是搜集信息。但是，信息的可靠性以審計師與被審計人之間的無障礙溝通為基礎，有效的交流最終取決于彼此的理解。下面是一些確保良好溝通關系的建議。
1．詢問具體問題。要得到有用的審計信息，審計師就必須詢問具體的問題：“增加了什么成本?”“有節(jié)約成本的其它有效方法嗎?”“你認為如何改變程序才更有效呢?”缺乏對問題細節(jié)的追問，一般的或非具體的回答無助于識別核心問題或得到有意義的結論。
2．注意沒說到的問題。即使被審計人能夠很好地理解審計師的意圖，當接受審計師詢問時，也會在披露重要信息方面出現(xiàn)紕漏。有些人可能認為，回答一些沒有提到的問題浪費了審計師的時間，對審計師也不禮貌。
3．運用非限定性詢問有助于減少誤解。非限定性詢問不能簡單的地用“是”或“不是”來回答。審計師既要鼓勵被審計人對問題提供全面完整的回答，也要讓被審計人有充分的時間作出答復。也許有必要向被審計方介紹一些審計問題的背景，以幫助他們判斷審計師需要的重要信息。
4．提防沒有根據(jù)的假設。雖然運用假設有助于提高審計師判斷的效率，但錯誤的假設是產(chǎn)生誤解的主要根源。當審計師對過去提供準確可靠信息的被審計人詢問時，沒有根據(jù)的假設最容易發(fā)生。
5．注意關鍵詞的含意。譬如像“內(nèi)部控制”這個關鍵詞，如果被審計方對這個詞的意思不完全清楚，就很容易產(chǎn)生誤解和混淆。
二、沖突和誤解時的技巧
當沖突發(fā)生時，審計師的態(tài)度至關重要：傲慢的態(tài)度或挑剔的語氣會逐漸毀掉技能高超的審計師。審計師必須牢記：在與被審計方對立的情況下，分出輸贏勝敗的想法是不合時宜的。解決沖突的唯一圓滿結果是妥協(xié)和合作，讓沖突雙方都感到這種結果符合他們的需要。當被審計方持批評、不合作或敵對態(tài)度時，審計師必須堅守審計師與被審計方的共同目標——維護積極的工作關系和推動組織任務的圓滿完成。把注意力集中在審計目標上而不是障礙上，審計師就能在其他人不合作或持有敵意的情況下保持積極向上的行為。
1．涉及具體事實的分歧。因為事實容易獨立查證，事實上的分歧通常容易解決。處于這種情況，審計師的詢問主要應集中在收集需要證實或駁斥事實的信息上。一旦所有人都同意事實是正確的，這種分歧就解決了。
2．涉及感知上的對立。對業(yè)務方法及程序提出建設性建議和忠告是審計師的職責所在。遺憾的是，有時審計師善意的建議被人理解成批評或責難。在審計查詢中，被審計方可能會用指責、抵制和尋找借口對詢問做出回應。
如果被審計方表現(xiàn)不冷靜或對審計師進行指責，審計師必須用爭辯予以抵制。審計師應當有意詢問一些問題，并從根本上鏟除對審計師的指責。
3．涉及性格的對立。通過觀察被審計人員的行為舉止和對問題的詢問，審計師就能識別出被審計人員所偏愛的工作方式并采取正確的步驟改進他們之間的溝通及工作關系。熟悉各種不同的工作方式應當成為審計師解決對立問題工具箱中的重要工具。通過對于作方式的了解，審計師就能找到調整自己以適應他人的工作作風的方式。
4．涉及價值觀的對立。如果對立由個人價值觀的不同引起，就沒有簡單的解決辦法。與涉及感知或個性差異不同，價值觀的對立不能通過調解和協(xié)商解決。事實上，對根本價值觀的詢問不會起到正面的作用，這種努力可能被視為好戰(zhàn)，使彼此間的合作關系更加緊張。
盡管如此，價值觀的差異并不是交流的絕對障礙。我們大家每天都在與我們擁有根本不同信念和價值觀的人交往。價值觀的差異并不排除建立良好的工作關系——在核心價值觀上取得一致。審計師應該承認并尊重這些差異。
三、有效傾聽的技巧
聽到別人的話語未必是傾聽，傾聽意味著真誠地想理解說話者的意圖和詞的意義。這就需要作出努力并全神貫注。一旦審計師開始詢問，他或她必須以機警、安定和全神貫注的姿態(tài)，對聽到的回答表現(xiàn)出濃厚的興趣。
1．有效地運用肢體語言。在與被審計人交談的過程中，審計師主要通過肢體語言表明沒有分散注意力。審計師必須特別注意不要讓外部的事情(譬如電話鈴聲、同事的交談聲或工作現(xiàn)場的其他活動)所干擾。一個容易分心走神或者在與被審計人員交談時翻閱材料的審計師，發(fā)出的信息就是被審計人的談話沒有受到應有的關注。
2．身臨其境地傾聽談話。在審計詢問的過程中，被審計人說話的聲調、措辭和心情與其提供的信息一樣重要。這樣，對被審計人員情緒的把握，能幫助審計師區(qū)別主要問題和次要問題。例如：某個被審計人員對每個月向管理部門的報告反復地表露出激動或苦惱情緒，實際上可能發(fā)出一種信號，表明那個報告的內(nèi)容可能與重大問題有關。
3．反射性聽取談話。反射性傾聽不是簡單地重復或鸚鵡學舌被審計人員的話，而是用審計師自已的話來表達被審計方的思想和意識的方法，千方百計核實談話人的意圖。通過對被審計人員觀點的核實，審計師就能弄清被審計人的真實含義和對該問題的真實感受。它主要適用于對包含重要審計問題或帶有情緒化的答復。
4．心胸開闊地聽取談話。一個善于聽取別人談話的人，其最重要的品質是心胸開闊。帶著偏見進行審計詢問的審計師，其行為舉止就像瀏覽雜志或報紙上介紹汽車廣告的汽車待購者，只關注自己所鐘愛的汽車品牌廣告，對其他的介紹卻視而不見。無論有意還是無意，被詢問人都會認為審計師只對某種特定信息敏感，從而據(jù)此調整他對詢問的答復。因此，被詢問人在回答問題時可能會限定、曲解，甚至隱瞞重要的審計信息。