如何組織和召開(kāi)項(xiàng)目會(huì)議

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ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，經(jīng)常需要召開(kāi)會(huì)議來(lái)檢查項(xiàng)目進(jìn)展以及討論各類(lèi)方案。項(xiàng)目會(huì)議在項(xiàng)目管理九大體系中屬于溝通管理的范疇，通過(guò)組織和召開(kāi)好項(xiàng)目會(huì)議，可以讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員清楚目前的進(jìn)展、問(wèn)題以及各自的工作，同時(shí)讓大家對(duì)有異議的問(wèn)題達(dá)成共識(shí)，非常有利于項(xiàng)目的推進(jìn)。

常見(jiàn)會(huì)議有幾種：討論會(huì)、碰頭會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、動(dòng)員會(huì)、總結(jié)會(huì)、表彰（檢討）會(huì)。下面給大家一些建議。

一、建立例會(huì)制度

項(xiàng)目實(shí)施問(wèn)題很大程度上屬于溝通問(wèn)題，一方面是雙方項(xiàng)目組沒(méi)有溝通，不清楚目標(biāo)和任務(wù)；另一方面是沒(méi)有與客戶(hù)高層溝通，不清楚已經(jīng)做了什么以及還需要做什么。為了避免因溝通問(wèn)題引起項(xiàng)目實(shí)施，建立必要的例會(huì)制度是很有效的方法。下面介紹一下我的一些做法：

1、 每天碰頭會(huì)。到府輔導(dǎo)時(shí)間，我一定會(huì)針對(duì)當(dāng)前項(xiàng)目進(jìn)展情況組織各種類(lèi)型的項(xiàng)目會(huì)議來(lái)推動(dòng)項(xiàng)目。不到府時(shí)間，我要求甲方項(xiàng)目組每天開(kāi)一個(gè)碰頭會(huì)，相互溝通一下今天的項(xiàng)目進(jìn)展、問(wèn)題、需要的資源等，并要求甲方將碰頭會(huì)的會(huì)議紀(jì)要MAIL給我，以便我監(jiān)控項(xiàng)目的狀況。

2、 每周協(xié)調(diào)會(huì)。項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，必定會(huì)遇到各種困難，需要客戶(hù)中高層來(lái)協(xié)調(diào)資源。我通常的做法是：不管我是否到府輔導(dǎo)，都要求甲方必需每周組織一次項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)；每個(gè)月組織一次規(guī)模較大的協(xié)調(diào)會(huì)，每月協(xié)調(diào)會(huì)通常安排在到府輔導(dǎo)時(shí)間，并提前預(yù)約客戶(hù)高層，要求他們參加。

3、 預(yù)見(jiàn)項(xiàng)目推動(dòng)有困難時(shí)，需要組織一次大型的動(dòng)員會(huì)，以鼓舞大家的士氣。

4、 項(xiàng)目有階段性進(jìn)展時(shí)，需要組織一次總結(jié)會(huì)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、成績(jī)以及問(wèn)題。根據(jù)里程碑的意義，可以適當(dāng)?shù)嘏c表彰（檢討）結(jié)合起來(lái)開(kāi)。

二、會(huì)前準(zhǔn)備

1、確定參會(huì)的人員。邀請(qǐng)到正確的人員參加會(huì)議是很重要的：

A、有利于提高項(xiàng)目會(huì)議的決策效率；

B、讓相關(guān)人員清楚項(xiàng)目進(jìn)展和問(wèn)題；

C、這是一個(gè)讓部門(mén)經(jīng)理和高層參與項(xiàng)目的有效方法；

2、確定會(huì)議的時(shí)間。會(huì)議時(shí)間對(duì)參會(huì)人能否準(zhǔn)時(shí)到會(huì)是有很大影響的，要考慮參會(huì)人的情況來(lái)決定會(huì)議時(shí)間。

3、準(zhǔn)備好會(huì)議資料。會(huì)議過(guò)程中可能會(huì)用到呈現(xiàn)的PPT、問(wèn)題清單、解決方案等，這些資料都需要在會(huì)議前完成，并且實(shí)施顧問(wèn)要逐一檢查和確認(rèn)。

4、做好會(huì)議前的相關(guān)溝通。針對(duì)可預(yù)見(jiàn)性的問(wèn)題，一定要在會(huì)議前與相關(guān)人員進(jìn)行充分的溝通，確保在會(huì)議上大多數(shù)人的意見(jiàn)是相同的。特別針對(duì)解決方案可能存在幾種，實(shí)施顧問(wèn)一方面清楚項(xiàng)目組各成員偏向哪一種方案，另一方面還需要在會(huì)前進(jìn)行必要的溝通和引導(dǎo)，最后讓解決方案得到大家的確認(rèn)和支持。

5、安排會(huì)議場(chǎng)地與座次。安排座次比較有講究，尤其是客戶(hù)有高層參加會(huì)議。盡量安排實(shí)施方的項(xiàng)目經(jīng)理與客戶(hù)高層并排坐在一起，這樣方便交流。提醒注意：會(huì)議期間，實(shí)施方的項(xiàng)目經(jīng)理盡可能找一些機(jī)會(huì)與客戶(hù)高層進(jìn)行一些耳語(yǔ)。大家也可以想一想為何要這樣做。

三、常見(jiàn)的開(kāi)會(huì)套路

1、總結(jié)目前取得的成績(jī)，重點(diǎn)突出對(duì)方項(xiàng)目經(jīng)理以及項(xiàng)目核心成員在項(xiàng)目中投入的心血。接下來(lái)，概要性地闡述我們目前的階段性目標(biāo)。

2、目前項(xiàng)目推進(jìn)的問(wèn)題，以及分析存在的風(fēng)險(xiǎn)。通常將問(wèn)題分四類(lèi)：第一類(lèi)是企業(yè)管理問(wèn)題；第二類(lèi)是業(yè)務(wù)規(guī)劃類(lèi)問(wèn)題；第三是操作應(yīng)用類(lèi)問(wèn)題；第四類(lèi)是軟件功能問(wèn)題。建議大家的思維改變成不要輕易去談軟件功能問(wèn)題，而應(yīng)該去與客戶(hù)探討通過(guò)管理手段結(jié)合erp系統(tǒng)來(lái)解決問(wèn)題。軟件功能問(wèn)題是我們內(nèi)部需要去解決的問(wèn)題，在客戶(hù)那里，始終堅(jiān)持軟件是對(duì)的，設(shè)計(jì)是有道理的，只是目前遇到的問(wèn)題不在我們軟件的應(yīng)用場(chǎng)境范圍之內(nèi)。

3、應(yīng)對(duì)的措施或解決方案。針對(duì)以上問(wèn)題分別與客戶(hù)一起分析和探討對(duì)策