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項目管理隨談
首要的是項目過程的規(guī)范化,這方面是通過規(guī)范和制度來改善項目管理過程,提高項目管理水平。
第二是項目經理水平的提高,項目經理是項目的主要控制者,項目經理的水平在一定程度上決定了項目執(zhí)行的水平,在項目管理規(guī)范不健全的情況下,項目經理甚至就基本上決定了項目的成敗。
第三方面是項目管理文化,這也是公司文化的一般分,好的文化和管理理念將使項目組更團結,更容易溝通,更具工作熱情。
這里重點想討論一下第二點,如何提高項目經理水平,從企業(yè)的角度和項目經理人自身的角度。
從公司管理的角度,簡單的從工程技術人員隊伍中抽取人員來做項目經理,已經越來越多問題,因為項目經理需要比普通的工程技術人員更全面的素質和知識,而且項目經理側重在管理學,其考慮問題的角度,思維的方式經常和技術人員不一樣,一個純技術人員要轉變成一個管理者,必須充實理論知識,轉變思維和理念,才能成長成合適的項目經理。如果簡單的直接任命一個技術骨干為項目經理,當項目簡單時是可行的,一旦項目關系復雜,項目將成為一個鍛煉學習的機會,項目的成功很難保障。
從公司管理的角度,要著意于提供良好的人文環(huán)境,加速內部項目經理的培養(yǎng),具體的說:
1. 公司應該形成自己的項目管理理念,這個管理理念應該從當前的項目經理和骨干人員討論得來,而不是簡單的抄襲別人的理論和某個人以往的經驗。每個公司都有自己的歷史和文化,辦事的作風,一個好的管理理念必須符合自身的特點,才可能推行下去。而公司現(xiàn)有的項目經理們一定有自己的很多想法。
2. 公司應對骨干人員的職業(yè)生涯有所討論,選擇具備項目經理素質的人員作為提拔培養(yǎng)對象??梢赃m當比例的從社會招聘,可以通過社招給公司提供新鮮的血液,但社招比例不宜太多,否則,會讓員工覺得外來和尚好念經,自己作為老員工反而不受重視,有些甚至因此離職。而且過多的外來者,將對公司的文化形成強大的沖擊,要融合成新的文化過程長,風險大。
3. 公司應提供良好的交流平臺,使同類的項目經理形成一個良好的團體,資源共享。交流平臺可以是松散的網上交流,定期的會議交流,還有可能的話,組織合適的問題活動,聚餐等都可以促進交流。表面上,活動、聚餐時很少討論真正的問題,但關系的融洽會促進大家私下的溝通的交流。
4. 如果內部沒有經驗值高的人,那么必要的外部培訓是很必要的。
5. 公司應該建立留人的機制,當前IT人員頻繁流動,其實所有的IT企業(yè)都深受其害,骨干的離職,使公司金字塔人員架構中間斷層,公司的管理理念主要還是依靠人去傳承的,如果人員頻頻更換,管理文化和理念將成為空談。
總之,公司層面是提供機制,提供良好的平臺,但真正做事的還是項目經理。
項目經理自身又如何提高自己的管理水平,從我自身從一個技術人員轉變成一個項目管理者,我就提出一些感受較深的點。
1. 觀念的轉變、心態(tài)的調整
作為一個技術人員,一般來說,重點考慮技術,其他的不是主要責任,因此在做事時,沒有管理的意識,一般做好自己的事,別人的事可以不關心,即使偶爾發(fā)現(xiàn)別人的問題,關系好了說一說,關系不好置之不理,有想法,領導不問,就不說,免得別人誤解等等。而項目經理,其實首先是個管理者,管理者要關注自己項目相關的各個方面,有時甚至是組員的私人問題,看問題要從整體的高度,全面的角度,而不僅僅圍繞技術,包括上級的意見,用戶的意見,內部成員的意見,并從中合理轉達,消化各類矛盾。
項目經理要熟悉產品,了解技術,但不一定是技術高手,項目經理不是只有依靠高技術水平去讓成員信服,項目經理是通過讓技術人員更好的發(fā)揮效率,合理安排計劃,控制計劃,人盡其材來獲取管理的力量。比如碰到一個技術難題,不是只有項目經理自己解決才是顯示自己是一個優(yōu)秀者,如果項目經理能及時組織技術人員,進行討論解決方案,并安排人執(zhí)行,同樣是一個優(yōu)秀的項目經理,而且從管理的角度,后者比前者更優(yōu)秀。當然,良好的技術經驗讓項目經理在做管理時更游刃有余,因此有技術背景的人做IT項目經理會更好。
項目經理不能是個好好先生,項目經理在某些方面是決策者,考核者,要想團隊有效率,要想控制項目范圍和項目計劃,項目經理必須分辨是非對錯并迅速作出反映。和稀泥的項目經理不可能承擔其應有的責任。項目經理需要的良好的溝通能力,并不是一味表現(xiàn)自己好說話。
項目經理要主動管理,克服惰性。不要看到問題隱患,指望后續(xù)不被發(fā)現(xiàn),或者指望自己幸運,可以避過。如果等待、觀望,項目經理和項目組將在后期付出成倍的代價。
2. 理論的充實,工具的運用
在項目關系日趨復雜的情況下,學習項目管理理論知識,掌握項目管理工具將對自己的項目管理水平會有很好的促進。但理論是用來做指引,參考,不能100%遵照,因為在自己能力逐步提高,公司管理水平的逐漸提高中,要學會辨別哪些可以做,哪些不可以做到,哪些可以轉變方式。不能指望項目管理一步到位,在國內當前的項目管理水平和人員素質下,想一步到位就注定失敗。
3. 執(zhí)行力的提高
執(zhí)行力是項目經理的重要能力,包括項目經理做項目策劃、團隊建設、項目計劃控制、項目風險評估、具體事務溝通、總結匯報等多方面的具體的能力,執(zhí)行力的提高是在正確理論指導前提下,通過合適的方法和經驗的積累來提高。
完整的,項目經理的執(zhí)行力應該從項目管理的9個方面(項目整體管理、范圍管理、資源管理、時間管理、成本管理、質量管理、溝通管理、風險管理、采購管理)去提高自己。但本文僅是我個人經驗感受,不對9個方面做完整討論。
一、 做好項目策劃,磨刀不誤砍柴功,接受項目,首先要做的是項目策劃,包括項目計劃,項目組工作環(huán)境,工作流程,遵循的規(guī)范,參照的資料,溝通的方式,會議制度等等。這些都應該及早組織大家共同討論,獲得共識后形成明確的項目策劃文檔。
二、 會議主持的能力,項目經理作為團隊執(zhí)行的領導,不是個人英雄,應該設法釋放團隊的效能,在日常的管理中,需要召開各種會議,如何主控會議,讓會議達到應有的效果,是很重要的。項目經理要根據(jù)會議的類別,參會人員的特點做好會議準備??梢员h主要分為3類,一類,日常的內部工作例會,二類內部問題討論會,三類和用戶或領導的會議。
a) 對于一類會議,一般來說項目經理要了解大家在會議周期內的工作情況,并布置任務,這種會議表面上都比較容易有效率,大家匯報,布置任務,很簡單。但實質上,如何讓大家說出真實的有爭論的想法,發(fā)現(xiàn)問題,卻不一定。一般員工會匯報,本周我完成了模塊1,已經完成自我單元測試,已經提交.模塊2剛開始熟悉詳細設計。另一員工繼續(xù)諸如此類,然后項目經理把剩下的模塊直接分派。如果到此為止,作為例會其實只完成了一半功效。這樣的會議其實在網絡上發(fā)個郵件相互通報就有同樣功效。其實,員工在模塊1完成過程中可能和同事協(xié)調中很不順利,可能在自測某個模塊中自己覺得效果不好,可以改進界面,可能覺得沒個公用組件如果能加多個參數(shù)更好,但他在簡潔的匯報中想到了,卻不想說。所有項目經理要學會詢問,追問和逼問,有時不僅是自己問,自己問了之后會挑起討論的氣氛,技術負責會考慮更深入,從而引出更多的問題。項目經理問是為了會議不流于形式,發(fā)現(xiàn)更多的問題,項目經理還要學會判斷,學會收,會議不可能長時間討論下去,所以要判斷,或者當場處理,或者記錄問題,要求相關人員會后討論處理,總之要控制會議主題,控制會議時間,讓大家覺得,開了會有用。
b) 對于二類會議,項目經理主要在于及時組織會議進行,有時甚至不需要親自參加,聽取結果就可,這類會議,一般技術人員都會自行討論,因為目的明確。在重要問題中,項目經理要學會組織頭腦風暴會議,讓問題在短時間內快速得到解決。
c) 對于三類會議,項目經理需要做足功夫,你的用戶可能喜歡夸夸其談,你的用戶可能身在曹營心在漢,你的領導很忙,希望你簡要明了,你的用戶或領導可能對事情已有成見,作為項目經理要設法讓用戶或領導能聽明白自己的想法,知道項目組真實的進展,讓他們明白你需要的支持,并及時做出反饋,和用戶的會議必須要有記錄和會簽。用戶和領導隨時有新的思路,你要聽明白他們想要的,關注的重點,并及早根據(jù)他們的想法去檢查自己的項目。這類會議,項目經理應該組織做好會議講稿,如有技術人員匯報,自己要先對匯報內容做檢查,因為技術人員可能會使用很多業(yè)務人員不懂的術語,到最后會場哈欠連天。三類會議上如果有任何布置,項目經理要追蹤執(zhí)行,因為用戶或領導關注的事比你多,他們的任務列表中,你的不一定是重要的。
三、 項目經理要修一項內功,就是內部關系的維護。第一關系,是項目經理和技術負責人之間,首先在前期策劃,團隊組件時,項目經理盡可能和自己合作好的技術負責人搭檔,特別在首次合作時,雙方要明確各自的權限范圍,一些純技術的問題應該由技術負責人來作主解決。項目經理從自己的角度提出想法,請技術負責人綜合考慮。雙方應該保持較為緊密的溝通關系,一些管理決定,也應該先和技術負責溝通后再做出。第二關系是內部技術人員之間,項目經理在工作安排時要考慮人員特色,并職責分明,否則一旦讓技術人員之間心存芥蒂,將給管理工作帶來很大麻煩。一旦發(fā)現(xiàn)此類問題,項目經理需要及時排解,即使是生活上的矛盾,也要確保這些問題不影響到項目中的合作。所以項目經理要學會觀察、調解。如果一個項目組相對穩(wěn)定,從一個項目到另一個項目,核心人員保持穩(wěn)定,那么項目經理這方面的麻煩將小很多。(公司的角度應該往這方面去促進。)總之項目經理要學會團隊建設,讓大家心情愉快的合作。
四、 項目經理要有很好的溝通、談判技巧。項目經理有很大責任控制住項目范圍,很多時候需要和用戶甚至領導去談,去爭取資源,不能讓項目任務超越項目組的能力所及。在溝通中,項目經理要審時度事,及時做出各類靈活的處理,比如面對用戶的新增需求,可以說服用戶放棄一些不太重要的,或者爭取更多的時間,或者以其它問題來做交換,所謂交換,也就是這方面徹底不能扳回了,那么在另一方面,甚至在另一件事中去獲取好處。
五、 收集經驗,善于總結。項目經理如果對項目涉及的業(yè)務和技術一竅不通,將在日常工作中無法做出正確的判斷,就會顯得盲目,很難做好風險控制、時間管理和成本管理。自身有較多技術和項目經驗是最好的,象工作量評估在公司沒有很好的參考數(shù)據(jù)的情況下,自身積累的經驗是重要依據(jù),同行的數(shù)據(jù)也是很有參考價值的。
六、 有效考核,有效控制。在項目管理中要學會拋開中國人的善良和中庸,要學會批評和表揚,學會激勵。只有表揚沒有批評將縱容項目內的不良行為,從反面影響其它員工,自己要承擔壓力,但也要給組員以壓力,不要指望每個員工都自覺,人都有惰性,要通過頻繁的任務檢查、質量檢查來給大家以壓力。對于員工個人問題引起的誤工或返工要采取較強硬的態(tài)度要求加班趕工,如果第一次原諒了,下一次可能會有更大的失誤,到時就不是短時加班可以彌補的了。而長時間連續(xù)加班是很容易消耗斗志,讓人疲倦,從而喪失積極的思維。要控制,在一開始就要有效控制。
七、 學會堅持,一些評審、質量檢查、文檔在項目時間緊張的情況下,總是被擱置,項目經理要明白其重要性,學會堅持,一定要在工作計劃中落實這些工作。這些工作在后期,或是在公司層面會具有很大得影響,如果你放棄評審、放棄質量檢查,后來你發(fā)現(xiàn)問題,將不僅僅是工期的延誤。