淺談辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)信息化建設(shè)中的應用

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 　　企業(yè)信息化管理是大數(shù)據(jù)時代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，辦公自動化是信息化管理的基礎(chǔ)。企業(yè)辦公室的合同管理、報銷管理、資金管理、人力資源管理、電子文檔等如果應用相應的自動化辦公軟件來管理它們，可以實現(xiàn)高速度、高效和高質(zhì)量。隨著企業(yè)中辦公項目和業(yè)務量的增加，使用人工方式配合各種辦公流程和相關(guān)部門存在很多實際困難，比如辦公時間有限出差不在辦公室等等。如果應用自動化辦公，就可以對企業(yè)各部門的工作流程進行管理、工作進度等等，讓你可以合理安排自己的辦公時間，從而提高工作效率。

　　一、企業(yè)信息化的內(nèi)涵

　　1、以知識經(jīng)濟為內(nèi)涵，通過信息技術(shù)的廣泛應用，可以加快企業(yè)產(chǎn)品的更新?lián)Q代，增加產(chǎn)品的知識含量，提高市場競爭力。

　　2、繼續(xù)推廣計算機輔助設(shè)計和制造技術(shù)，提高生產(chǎn)過程的自動化程度，建立管理信息系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)，促進企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)和管理的現(xiàn)代化，提高企業(yè)整體素質(zhì)。

　　3、充分利用信息技術(shù)，依托電子商務、互聯(lián)網(wǎng)，提高管理水平和市場快速反應能力，調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，降低產(chǎn)品成本，提高生產(chǎn)效率。

　　4、加強信息資源的開發(fā)利用，利用先進的網(wǎng)絡(luò)、通訊和計算機手段提高企業(yè)在全球范圍內(nèi)的快速傳播和收購、交流信息的能力。

　　5、高度重視高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展趨勢。特別是一場以數(shù)字化為核心的新技術(shù)變革，正在導致包括數(shù)據(jù)在內(nèi)的深化、文字、圖像、聲音和影視將被數(shù)字化，這將帶來信息的交流、存儲、檢索、傳播、利用、后處理和管理的計算機化、網(wǎng)絡(luò)化使得經(jīng)濟和社會發(fā)展對信息技術(shù)產(chǎn)生了巨大的影響、信息資源和信息產(chǎn)業(yè)的依賴性越來越強。從物質(zhì)經(jīng)濟向信息經(jīng)濟的轉(zhuǎn)變中已經(jīng)發(fā)生和將要發(fā)生的深刻變化將是人類歷史上最廣泛的、最深刻的變化，遠遠超過“工業(yè)革命”所產(chǎn)生的影響。

　　二、淺談辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)信息化建設(shè)中的應用

　　1、合同制度

　　合同是企業(yè)之間合作的重要文件，是企業(yè)維護自身合法權(quán)益的重要憑證。所以企業(yè)在所有的合作中都要簽合同，都要經(jīng)過不同級別領(lǐng)導的審批，保證合同的準確性。由此看來，簽訂的合同數(shù)量很大。辦公自動化中合同制的缺點是閱讀權(quán)限的問題。雖然合同制可以提高合同簽訂的速度，合同相關(guān)內(nèi)容的審批也不會受到空間和時間的限制，但是合同制文件的閱讀權(quán)限還有待提高。油氣企業(yè)業(yè)務量大，要簽訂的合同數(shù)量非常多不同金額的合同需要經(jīng)過不同級別領(lǐng)導的審核和簽署。因此，合同管理系統(tǒng)的閱讀權(quán)限不能統(tǒng)一，需要向授權(quán)方向轉(zhuǎn)變。合同擬定后，發(fā)起人授權(quán)需要簽署和閱讀合同的領(lǐng)導和人員，實現(xiàn)合同系統(tǒng)管理的自動化，保證企業(yè)合同信息的安全。

　　2、電子文檔OA

　　雖然電子文檔OA在收發(fā)文件會議管理協(xié)作等方面發(fā)揮了優(yōu)勢，但仍有很多不足之處需要改進。第一，在電子公文系統(tǒng)中，在收發(fā)公文的過程中，公文保密在實踐中沒有得到很好的應用。OA是office的一部分，但不是所有OA系統(tǒng)中的文件都只能在中石油內(nèi)網(wǎng)流轉(zhuǎn)由于項目工作環(huán)境的限制，并非所有員工都能使用中石油內(nèi)網(wǎng)，導致一些需要全體員工閱讀的文件無法通過OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)。如果文件發(fā)出后不能及時閱讀，如果發(fā)送者需要給所有接收者打電話，辦公自動化就失去了意義。因此，電子文件的OA系統(tǒng)應設(shè)置內(nèi)部和外部網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限，并與接收人常用的通信設(shè)備相關(guān)聯(lián)。通過這種方式，可以在正式文檔發(fā)布后通知所有收件人。此外，收件人的閱讀情況要有反饋，不打開文件閱讀的情況要有標記。這樣，發(fā)件人可以及時了解公文的閱讀情況，并根據(jù)需要及時通知個別工作人員閱讀。二會議通知和合作通知的發(fā)布要設(shè)置信息反饋對話框。這樣可以在OA上及時溝通和反饋信息，有利于會議組織和協(xié)同工作部門及時調(diào)整安排。

　　3、人力資源管理系統(tǒng)

　　人力資源管理系統(tǒng)自動化是企業(yè)信息化管理的重要組成部分。在以人為本的發(fā)展理念下，人力資源管理是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。實現(xiàn)自動化人力資源系統(tǒng)管理后，可以統(tǒng)計企業(yè)各部門的人力資源，提高人才的工作能量、對潛在的職業(yè)能力和自我職業(yè)規(guī)劃有全面的了解。雖然人力資源管理系統(tǒng)已經(jīng)顯示出許多優(yōu)勢，但仍有許多不足之處需要改進。首先，每個部門對人才工作的評價要通過自動化辦公軟件反饋給人力資源管理部門，有利于人力資源部門和各部門領(lǐng)導對人才背景的了解。第二，企業(yè)的所有員工都應該能夠參與人力資源管理系統(tǒng)。后企業(yè)職工的個人資格或?qū)I(yè)技能得到了提高，他們可以登錄到他們的個人帳戶來修改他們的個人信息。這樣省去了人力資源統(tǒng)計的麻煩，也能促進員工的自我提升。因此，人力資源管理系統(tǒng)的自動化可以從眾多人才中快速篩選出與目標崗位相匹配的員工，從而促進企業(yè)的發(fā)展。

　　4、集中報賬平臺

　　國企的財務管理非常嚴格，所有的進賬和出賬都需要嚴格按照既定的流程辦理。這樣的財務管理制度有利于企業(yè)賬目清晰，避免徇私舞弊。當集中報銷處理用于報銷單提交審批時，辦公效率大大提高。但是，在實際工作中，報銷平臺仍然存在一些不足之處需要改進。一是企業(yè)內(nèi)各相關(guān)部門要申請財務報銷平臺賬戶，并將其納入管理預算。所有需要報銷的人員首先在平臺上填寫表格，選擇合適的預算項目，將表格提交給其領(lǐng)導審核，并根據(jù)財務部門的相關(guān)要求粘貼報銷單據(jù)。二是調(diào)整集中報銷平臺的使用，劃分內(nèi)外網(wǎng)權(quán)限，讓不方便通過內(nèi)網(wǎng)登錄集中報銷平臺處理報銷單的人員也能辦理審核報銷業(yè)務。這樣節(jié)省了財務報銷人員的時間，也減少了工作量，提高了工作效率。

　　為企業(yè)建立一個功能齊全的自動化信息系統(tǒng)不是一件簡單的事情辦公自動化信息系統(tǒng)是一項系統(tǒng)工程從建設(shè)初期就要走標準化建設(shè)的思路，從政策和業(yè)務上保證符合國家大政方針，從信息化建設(shè)的思路上符合電子政務等相關(guān)規(guī)劃。