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OA軟件知識

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如何選擇高性價比的OA辦公系統

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企業(yè)選擇OA辦公系統，應從以下六個方面加以考慮較好：
    一、調研
    在調研階段，比產品調研更重要的是對本企業(yè)各部門重要工作流程和數據共享需求的調研。在網絡高度普及的今天，企業(yè)職員往往通過注冊會員、收發(fā)郵件、網絡論壇等都多少對信息系統有所了解，并且很有可能產生過通過使用一種信息化工具來擺脫手工處理那些繁瑣而重復的工作的想法。其實這就是對OA辦公系統功能的一種最基本的需求，仔細了解他們對將來自動化辦公的期望和要求，也就達到了前期功能調研的目的，并且對之后的產品選型及試用也大有裨益。
    二、選型
    有了前面的工作，這一步只需在上面選定的幾個重點產品中選擇就可以了，但并不比之前的工作輕松，因為這些產品在主要功能實現上差別很小，就好比到了企業(yè)招聘的最后一關面試，取舍更難。應從以下幾方面多加考慮：
    ①從軟件結構方面考慮，應選擇與單位條件相適應的，這樣對軟件進行修改、擴充和維護時將容易實現。雖然現在的OA系統都是通用軟件，可以隨時根據用戶的需要對軟件模塊進行增刪修改，但選擇不同的系統，對軟件進行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟件成本也就高低不一了。從這一點上說，要選擇產品系統組成與企業(yè)需要比較起來最接近的。
    ②從售后服務方面考慮，應選擇能及時提供服務支持的開發(fā)代理商。OA辦公系統在企業(yè)的覆蓋面比較廣，其涵蓋的業(yè)務可多可少，沒有一家企業(yè)的OA辦公系統在正式上線后就不再進行功能添加和功能完善的；而且OA系統一旦上線，就會成為企業(yè)各部門的日常必需工具，因此，在隨后的時間里，只會越來越凸顯出售后服務的重要性。中小企業(yè)千萬不要選擇那種大型的OA系統，大型的OA價格貴不說，主要是你沒有專業(yè)的人員來維護。所以中小企業(yè)一定選擇像泛普OA這樣易維護的OA辦公系統。
    ③從價格方面考慮，多了解，多比較，盡量選出最高的性價比。
    三、試用
    做出選擇后，就該進入試用階段了。試用并不是信息部門自己的事情，尤其是關系到工作流的部分，這也是OA辦公系統的核心應用部分，由于信息部門的職員在日常工作中對企業(yè)的工作流程接觸很少，光在調研中得到的那些資料對系統中的工作流部分進行簡單的流轉測試，是很難發(fā)現細節(jié)上的問題的。而經常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對流轉中曾經出現的偶然事件有較切身的體會，則往往能發(fā)現在該部分存在的缺漏。
    四、溝通和實施
    運行中出現了問題要解決，就涉及到了與開發(fā)商方面的溝通問題。這就需要注意兩點：一是內部問題，如果不是小型企業(yè)的話，一般實施項目的基層負責人員至少有兩個，這里所說的內部問題，就是與對方實施人員溝通最頻繁的幾個人一定要針對目前系統存在問題達成一致意見，然后再去與對方進行溝通。否則，就可能在一些關于對按鈕的使用習慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現分歧，有的主張改進，有的說不改也行。這樣對方肯定不會主動改進。這些問題改不改似乎無關緊要，但卻無疑會對以后的溝通造成消極影響，使己方處于被動。二是對對方實施人員要有要求，對能夠解決的問題，應提醒其在計劃時間內實現，對軟件不能解決的問題，要拿出相關理由，以方便我們對照查找資料，共同找出其他解決方法。所以一定要選擇服務好，有實力的OA廠商，別因為便宜選擇那些沒有實力的廠商。
    五、培訓
    培訓有兩個方面。一是系統管理員的培訓；二是普通用戶的培訓。系統管理員的培訓非常重要，因為系統管理員對系統各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統實施效果產生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統出現問題時具備分析與處理的能力，以保證系統正常運行。另外，培訓最好采用講解培訓與解決運行中出現的問題交替進行的方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統。
    六、后期維護
    日常運行維護中只要做到一點：用戶有問題時系統管理員要及時解決，解決不了的及時與開發(fā)商的實施人員聯系。系統管理員要在不斷出現問題解決問題的循環(huán)中，逐步提高解決問題的能力，以保證OA系統的實施效果。
發(fā)布：2007-02-09 14:08    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關閉]
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