中小型企業(yè)為什么要使用信息化系統(tǒng)

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　　建筑行業(yè)中仍存在大量的成長(zhǎng)型企業(yè)，它們規(guī)模小、產(chǎn)值低、人員少、組織結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單、管理難度低，管理者們往往覺(jué)得數(shù)字化與自己無(wú)關(guān)。那么對(duì)于這一類型的企業(yè)，究竟有沒(méi)有必要使用信息化系統(tǒng)?答案實(shí)際上是肯定的。原因有以下幾點(diǎn)：

　　一、中小型企業(yè)的難題

　　1、傳統(tǒng)的辦公和業(yè)務(wù)場(chǎng)景中，大量的任務(wù)分配、反饋、匯報(bào)流程，事務(wù)申請(qǐng)及領(lǐng)導(dǎo)審批都通過(guò)線下完成，即便輔以微信等在線溝通工具，其效率依然比較低，信息較為碎片化。更重要的是，在涉及到多環(huán)節(jié)、多角色參與的事務(wù)時(shí)，一旦信息傳遞在任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)“失真”，就容易引起不必要的責(zé)任糾紛和管理障礙。

　　2、建筑工程項(xiàng)目周期長(zhǎng)、涉及人員范圍廣、信息量大，信息管理難度高，若信息收集、整理或存儲(chǔ)不當(dāng)，極有可能導(dǎo)致重要文件、重要財(cái)產(chǎn)的信息遺失，從而給項(xiàng)目和公司帶來(lái)重大損失。

　　3、多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行、單個(gè)項(xiàng)目周期冗長(zhǎng)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不能隨時(shí)呈現(xiàn)(存在付款周期)、統(tǒng)計(jì)分析不到位，做了好幾年，沒(méi)算清盈虧情況，再一盤(pán)帳，發(fā)現(xiàn)虧了……以上種種狀況，做過(guò)工程項(xiàng)目的建企老板，尤其是中小建企的老板想必都不陌生。

　　4、不止建筑企業(yè)，任何企業(yè)都會(huì)面臨同一個(gè)問(wèn)題——人員流轉(zhuǎn)。成長(zhǎng)型建企不使用信息化管理系統(tǒng)，往往就會(huì)過(guò)度依賴人力，一旦員工流失，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，該生產(chǎn)環(huán)節(jié)短時(shí)間內(nèi)就無(wú)法正常運(yùn)轉(zhuǎn)，尤其是關(guān)鍵業(yè)務(wù)崗位的員工。新人進(jìn)入公司和項(xiàng)目后，需要面臨大量繁瑣的工程信息、公司制度和流程上的交接，極為影響工作效率。

　　二、中小型企業(yè)信息化系統(tǒng)的必要性有哪些

　　1、信息傳遞更高效、精準(zhǔn)

　　信息化管理軟件的應(yīng)用，能通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)確保信息及時(shí)和準(zhǔn)確地傳遞，通過(guò)每個(gè)動(dòng)向留痕，形成一條有前因后果的完整業(yè)務(wù)鏈。有助于避免因溝通不暢或信息“失真”而引起的扯皮和推諉，實(shí)現(xiàn)高效的事務(wù)處理。

　　2、資料調(diào)閱方便，不易遺失

　　通過(guò)使用信息化管理軟件，能夠使公司及項(xiàng)目各方面的資料、文件、合同得到完善的保存和匯總，不僅保證了資料安全可追溯，同時(shí)提高了重要信息的查閱、比對(duì)、多環(huán)節(jié)流通的效率。

　　3、全程預(yù)算管控，費(fèi)用更明確

　　這時(shí)候，信息化管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)就體現(xiàn)出來(lái)了。它可以實(shí)現(xiàn)合同承包金額與項(xiàng)目臺(tái)賬之間的實(shí)時(shí)比對(duì)，應(yīng)付款、已付款一目了然，財(cái)務(wù)節(jié)點(diǎn)得到精準(zhǔn)控制，保證項(xiàng)目資金的合理、有效利用;同時(shí)可以生成可視化報(bào)表，無(wú)需耗費(fèi)巨大的人力和資金成本進(jìn)行盤(pán)賬。

　　4、形成固定制度，避免人員依賴

　　如果借助信息化管理系統(tǒng)，員工日常的核心工作內(nèi)容、公司制度和流程都會(huì)在系統(tǒng)中留下記錄，方便新進(jìn)員工快速交接跟進(jìn)，避免出現(xiàn)“活等人”的現(xiàn)象，提高企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)效率。

　　信息化管理軟件的使用在一定程度上使項(xiàng)目實(shí)施各階段的管理、局部管理銜接更加緊密，生產(chǎn)要素的分配和管理更加符合實(shí)際工作狀況，確保工程項(xiàng)目有序、高效推進(jìn);而項(xiàng)目管理的提升，可以降低項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)損耗，提升資金使用效率、抗風(fēng)險(xiǎn)能力，變相提升了企業(yè)的盈利、造血能力，為企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展壯大奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。