2015年監(jiān)理基本理論與相關法規(guī)：建設工程監(jiān)理組織協(xié)調的常用方法

　　建設工程監(jiān)理組織協(xié)調的常用方法有哪些？

　　監(jiān)理工程師組織協(xié)調可采用如下方法：

　?。?）會議協(xié)調法

　　會議協(xié)調法是建設工程監(jiān)理中最常用的一種協(xié)調方法，實踐中常用的會議協(xié)調法包括第一次工地會議、監(jiān)理例會、專業(yè)性監(jiān)理會議等。

　　1）第一次工地會議

　　第一次工地會議是建設工程尚未全面展開前，履約各方相互認識、確定聯(lián)絡方式的會議，也是檢查開工前各項準備工作是否就緒并明確監(jiān)理程序的會議。第一次工地會議應在項目總監(jiān)理工程師下達開工令之前舉行，會議由建設單位主持召開。監(jiān)理單位和總承包單位的授權代表參加，也可邀請分包單位參加，必要時邀請有關設計單位人員參加。

　　2）監(jiān)理例會

　?、俦O(jiān)理例會是由總監(jiān)理工程師主持，按一定程序召開的，研究施工中出現的計劃、進度、質量及工程款支付等問題的工地會議。

　?、诒O(jiān)理例會應當定期召開，宜每周召開一次。

　?、蹍⒓尤税ǎ喉椖靠偙O(jiān)理工程師（也可為總監(jiān)理工程師代表）、其他有關監(jiān)理人員、承包商項目經理、承包單位其他有關人員。需要時，還可邀請其他有關單位代表參加。

　?、軙h的主要議題如下：a.對上次會議存在問題的解決和紀要的執(zhí)行情況進行檢查；b.工程進展情況；c.對下月（或下周）的進度預測；d.施工單位投入的人力、設備情況；e.施工質量、加工訂貨、材料的質量與供應情況；f.有關協(xié)調問題；g.索賠及工程款支付；h.質量問題處理措施。

　?、輹h紀要

　　會議紀要由項目監(jiān)理工程師機構起草，經與會各方簽認，然后分發(fā)給有關單位。會議記錄內容如下：a.會議地點及時間；b.出席者姓名、職務及他們代表的單位；c.會議中發(fā)言者的姓名及所發(fā)表的主要內容；d.決定事項；e.諸事項分別由何人何時執(zhí)行。

　　3）專業(yè)性監(jiān)理會議

　　除定期召開工地監(jiān)理例會以外，還應根據需要組織召開一些專業(yè)性協(xié)調會議，例如加工定貨會、業(yè)主直接分包的工程內容承包單位與總包單位之間的協(xié)調會、專業(yè)性較強的分包單位進場協(xié)調會等，由授權的監(jiān)理工程師主持會議。

　　（2）交談協(xié)調法

　　在實踐中，并不是所有問題都需要開會來解決，有時可采用“交談”這一方法。交談包括面對面的交談和電話交談兩種形式。

　　無論是內部協(xié)調還是外部協(xié)調，這種方法使用頻率都是相當高的。其作用在于：

　　1）保持信息暢通。由于交談本身沒有合同效力及其方便性和及時性，所以建設工程參與各方之間及監(jiān)理機構內部都愿意采用這一方法進行。

　　2）尋求協(xié)作和幫助。在尋求別人幫助和協(xié)作時，往往要及時了解對方的反應和意見，以便采取相應的對策。另外，相對于書面尋求協(xié)作，人們更難于拒絕面對面的請求。因此，采用交談方式請求協(xié)作和幫助比采用書面方法實現的可能性要大。

　　3）及時地發(fā)布工程指令。在實踐中，監(jiān)理工程師一般都采用交談方式先發(fā)布口頭指令，這樣，一方面可以使對方及時地執(zhí)行指令，另一方面可以和對方進行交流，了解對方是否正確理解了指令。隨后，再以書面形式加以確認。

　?。?）書面協(xié)調法

　　當會議或者交談不方便或不需要時，或者需要精確地表達自己意見時，就會用到書面協(xié)調的方法。書面協(xié)調方法的特點是具有合同效力，一般常用于以下幾方面：

　　1）不需雙方直接交流的書面報告、報表、指令和通知等。

　　2）需要以書面形式向各方提供詳細信息和情況通報的報告、信函和備忘錄等。

　　3）事后對會議記錄、交談內容或口頭指令的書面確認。

　?。?）訪問協(xié)調法

　　訪問法主要用于外部協(xié)調中，有走訪和邀訪兩種形式。走訪是指監(jiān)理工程師在建設工程施工前或施工過程中，對與工程施工有關的各政府部門、公共事業(yè)機構、新聞媒介或工程毗鄰單位等進行訪問，向他們解釋工程的情況，了解他們的意見。邀訪是指監(jiān)理工程師邀請上述各單位（包括業(yè)主）代表到施工現場對工程進行指導性巡視，了解現場工作。因為在多數情況下，這些有關方面并不了解工程，不清楚現場的實際情況，如果進行一些不恰當的干預，會對工程產生不利影響。這個時候，采用訪問法可能是一個相當有效的協(xié)調方法。

　　（5）情況介紹法

　　情況介紹法通常與其他協(xié)調方法是緊密結合在一起的，它可能是在一次會議前，或是一次交談前，或是一次走訪或邀訪前的向對方進行的情況介紹。形式上主要是口頭的，有時也伴有書面的。介紹往往作為其他協(xié)調的引導，目的是使別人首先了解情況。因此，監(jiān)理工程師應重視任何場合下的每一次介紹，要使別人能夠理解你介紹的內容、問題和困難、你想得到的協(xié)助等。

　　總之，組織協(xié)調是一種管理藝術和技巧，監(jiān)理工程師尤其是總監(jiān)理工程師需要掌握領導科學、心理學、行為科學方面的知識和技能，如激勵、交際、表揚和批評的藝術、開會的藝術、談話的藝術、談判的技巧等等。只有這樣，監(jiān)理工程師才能進行有效的協(xié)調。

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