關于協(xié)同OA辦公系統(tǒng)應用及其檔案管理的探索

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

一、OA環(huán)境下檔案管理概述

    在傳統(tǒng)辦公中，紙質文件是最為常用的信息記錄載體，對它們進行相應的整理和歸檔便可生成紙質檔案。而通過辦公自動化方式生成的檔案屬于一種電子文件，這類電子文件需要借助某些現(xiàn)代化工具才能讀取，同時它們的載體也突破了紙質載體的限制，而是以化學磁性材料為載體，如磁盤或者光盤。相較紙質檔案而言，電子檔案的出現(xiàn)和應用屬于一種革命性的變化，一方面顛覆了檔案工作的對象，另一方面也改變了檔案工作的物質基礎。

二、OA系統(tǒng)的應用

    (一)構于管理基礎之上

    現(xiàn)階段，絕大多數(shù)OA系統(tǒng)的應用是建立在以辦公事務為目標對象的計算機自動化管理這一基礎之上的，其主要應用領域如下：1．文件處理；2．事務處理；3．文字處理；4．檔案處理；5．日程處理；6．郵件收發(fā)；7．收文發(fā)文；8．出差出勤；9．文件轉流；10．電子報表；11．會議管理；12．車輛管理等。由OA的應用領域可以看出，OA具有廣泛的適用性，但實際應用并非想象中那么簡單，在應用過程中應結合的管理的思想及技術，使OA系統(tǒng)能夠為管理提供更為高效的服務。管理是單位得以存在和發(fā)展的一個不可或缺的推動力，正是由于管理的存在和需要而衍生出了一系列的辦公事務，所以，OA系統(tǒng)的應用從某種意義而言是構于管理基礎之上的，只有如此，才能保證其能夠高效發(fā)揮作用。部分單位在應用OA系統(tǒng)之后，其整體辦公工作反而有增無減，其根本原因在于沒有把握好OA、管理之間的角色定位。

    (二)與工作管理相結合

    對諸多辦公活動過程分析發(fā)現(xiàn)，其實現(xiàn)的過程是一個由“人通過工作”來實現(xiàn)的過程，所以，對于OA系統(tǒng)而言，工作管理屬于一個基本組成單元，將該類問題更好地解決掉有助于促進OA系統(tǒng)得以更好的應用。在設計OA系統(tǒng)的過程中，應堅持“以人為本”的思想，同時結合兼顧三大管理工作，即：1．個人工作管理；2．組織工作管理；3．項目工作管理。

    (三)采取適當?shù)谋O(jiān)管

    對OA系統(tǒng)進行設計和開發(fā)時，通常會遇到各種各樣的矛盾或者問題。這不僅是軟件編制的問題，同時也需要管理監(jiān)督的介入和保證。當OA系統(tǒng)的諸項需求得到確定之后，接下來便需要進入到編程環(huán)節(jié)，此時，應予以必要且適度的監(jiān)督，從而保證編程工作得以高效開展。這要求相關管理人員善于工作的綜合規(guī)劃，要保證實際工作進度，滿足“量”的實際要求同時還應該保證編程質量，滿足“質”的的實際要求。

三、如何應用OA系統(tǒng)以實現(xiàn)高效的檔案管理

    (一)注重軟硬件升級，提高安全性

    應用OA系統(tǒng)對電子檔案予以管理的過程中，經(jīng)常會遇到不兼容的問題，又或者是各類安全風險問題，所以，有必要促進行業(yè)標準的進一步整合、統(tǒng)一，以實現(xiàn)對系統(tǒng)的有效升級，同時予以理想的安全檢查。應每隔一段時間便對OA系統(tǒng)所涉及的軟硬件展開相應的檢查工作、更新工作、升級工作以及維修工作，從而為OA系統(tǒng)的正常運行、高效運行營造一個有利的環(huán)境。

    (二)完善規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理流程

    應結合電子檔案本身特點，建立并完善相應的制度，從而降低電子檔案及其管理系統(tǒng)的風險系數(shù)?？傊?，不僅要建立健全與之相應的管理制度，還需要不斷完善其操作標準，使其制度化、流程化，對各個部門提出統(tǒng)一要求，如儲存格式以及處理方式、對保管環(huán)節(jié)、使用環(huán)節(jié)以及收集環(huán)節(jié)所涉及的標準予以進一步完善，從而防止實踐操作環(huán)節(jié)發(fā)生問題。

    (三)分布推進，注重檔案數(shù)據(jù)積累

    應重視并做好文書檔案數(shù)據(jù)的不斷積累工作，這是一個長期且繁雜的工作，需要較大的時間和毅力。在致力于現(xiàn)代化檔案管理的過程中，通過分步推進的方式，有步驟、有程序地促成紙質檔案到電子檔案的有效轉換，有目的、有計劃地對電子檔案及其內容進行不斷豐富和完善，從而推動檔案管理工作的信息化發(fā)展進程。同時，應強化電子檔案的服務意識，在不斷積累數(shù)據(jù)資料的過程中，做好一系列檔案信息服務的開發(fā)工作。

四、結束語

    總而言之，隨著OA系統(tǒng)的應用，以及其他檔案管理方式、技術的相繼創(chuàng)新和引入，在很大程度上加快了檔案管理的辦公自動化進程，使得工作程序得以大幅簡化，進而促進了工作效率的大幅提升。