工程檔案管理軟件的功能模塊及作用

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 　　工程檔案是企業(yè)的正常生產(chǎn)、維護(hù)、擴(kuò)建、技術(shù)改造等工程不可缺少的技術(shù)資料真實(shí)地反映了工程建設(shè)的全過程，為工程項(xiàng)目今后的改建擴(kuò)建維修和產(chǎn)權(quán)維護(hù)提供了原始依據(jù)和重要證據(jù)。

　　一、工程項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

　　在工程項(xiàng)目中，檔案管理非常重要，但從檔案管理的現(xiàn)狀來看，在管理過程中還存在很多困難，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

　　1.檔案收集難

　　檔案收集是項(xiàng)目檔案管理的基礎(chǔ)和核心內(nèi)容如果在項(xiàng)目建設(shè)過程中沒有及時做好檔案收集工作，項(xiàng)目檔案歸檔制度、沒有辦法做到完整準(zhǔn)確。項(xiàng)目建設(shè)周期長、規(guī)模大，相關(guān)檔案不僅數(shù)量多，而且分散，勢必增加收集難度。但有些重大建設(shè)項(xiàng)目意義重大，工期緊、工程質(zhì)量高，大部分管理者只關(guān)注現(xiàn)場施工進(jìn)度，而忽略了檔案的同步收集和整理，導(dǎo)致大量的檢測報告、測試報告等分散在形成原始數(shù)據(jù)的單元中。這種無序的管理很容易導(dǎo)致原始檔案的丟失和損壞。

　　2.管理者素質(zhì)不高

　　由于文件管理工作很復(fù)雜、比較繁瑣，需要大量的重復(fù)性工作，所以管理人員必須具備一定的整理能力和選擇能力，這是檔案管理人員必須具備的基本功。但是很多負(fù)責(zé)檔案管理的人員都是從公司其他部門調(diào)過來的這些工作人員缺乏檔案管理專業(yè)知識，明顯不能勝任檔案管理工作，素質(zhì)有待提高。

　　3.編制組卷難

　　工程竣工檔案的編制主要包括文件資料的整理和竣工圖的編制，是一項(xiàng)專業(yè)技能強(qiáng)對組織管理要求高的工作。重大建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)情況復(fù)雜一個建設(shè)項(xiàng)目可以是一個單位工程，也可以是由多個單位工程組成的群體建設(shè)項(xiàng)目，并參與設(shè)計、施工、監(jiān)理、有不止一個供應(yīng)商或總承包商。上述情況一方面造成文件材料的形成規(guī)律相對復(fù)雜，另一方面也造成竣工圖的編制異常繁重。因此，如何科學(xué)、系統(tǒng)整理竣工檔案，便于提供和利用，是工程檔案管理中的一個突出問題。

　　針對項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀、泛普軟件開發(fā)了一個完美的、經(jīng)濟(jì)高效的文件管理軟件。

　　二、泛普工程檔案管理軟件的功能

　　1. 檔案的管理

　　檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，且滿足綜合性檔案的集中存儲、集中應(yīng)用，檔案管理系統(tǒng)可對檔案門類以及屬性字段進(jìn)行自定義創(chuàng)建，滿足單位管理文書檔案、會計檔案等十大類檔案資料的需求，并支持干部人事檔案管理功能，全面管理單位涉及的所有檔案門類。檔案管理系統(tǒng)擁有從檔案的掃描、錄入、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計、編研、過期檔案處的檔案全生命周期管理體系與對應(yīng)的管理功能，并對檔案的出入庫，包括原件與數(shù)字文件的借閱與歸還的申請與登記功能，并可實(shí)時統(tǒng)計檔案資料的利用情況、借用熱度等數(shù)據(jù)。

　　2.檔案的查詢

　　檔案管理系統(tǒng)支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、二次檢索、類自然語言搜索以及組合條件搜索等多種檢索方式，并且檔案管理系統(tǒng)檢索結(jié)果須根據(jù)工作職能與授權(quán)決定。

　　3.檔案的收集

　　檔案管理系統(tǒng)支持多全宗管理模式，提供屬性新建、掃描新建、網(wǎng)頁新建、批量新建等多種檔案錄入功能。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)支持Excel表格導(dǎo)入形成案卷與卷內(nèi)目錄以及數(shù)字文件的根據(jù)題名、檔號、順序號等對應(yīng)信息批量對應(yīng)上傳的功能，并提供電子案卷的可流程化處理功能，可實(shí)現(xiàn)分布式或集中式的檔案整理需求。

　　4.檔案的統(tǒng)計

　　檔案管理系統(tǒng)可對庫存檔案的綜合情況實(shí)現(xiàn)可視化的直觀展現(xiàn)，并可根據(jù)檔案種類、檔案保管期限、檔案密級、數(shù)字檔案不同維度進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，并且，檔案管理系統(tǒng)在每一個檔案管理分類的屬性頁面中，都帶有自定義統(tǒng)計功能。

　　5.檔案的安全

　　檔案管理系統(tǒng)具有完善的安全機(jī)制，靈活的權(quán)限設(shè)置和多級管理方式。檔案管理系統(tǒng)采用基于角色的安全控制方法和細(xì)粒度的權(quán)限控制，可針對用戶進(jìn)行功能授權(quán)、角色授權(quán)和管理范圍授權(quán)。檔案管理系統(tǒng)基于檔案管理規(guī)范的安全控制策略，如密級、單位、門類、有效期、權(quán)限、內(nèi)容等。用戶只有通過身份、權(quán)限驗(yàn)證，才能使用與自己權(quán)限相對應(yīng)的功能;文件在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中是加密傳輸;對用戶的登錄和操作都有完整的日志記載。

　　6.檔案的整理

　　檔案管理系統(tǒng)支持符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案封面、背脊、目錄、備考表等的套打功能，每次打印均可在不影響表格模板原格式的基礎(chǔ)上套取打印模板并調(diào)整打印格式。

　　三、泛普工程檔案管理軟件的作用

　　1.提高工作效率

　　文件管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐漸取代了傳統(tǒng)的單一文件歸檔模式，不需要像以前那樣過多地編輯文件的條目和內(nèi)容，可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步地完整歸檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯誤的檔案信息，可以直接在系統(tǒng)中修改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省時間和資源，如查找缺失的文件信息可以直接插入補(bǔ)充，簡單易行，免去了因不熟悉其他辦公軟件而產(chǎn)生的錯誤用戶還可以隨時隨地查找文件數(shù)據(jù)，直接按關(guān)鍵字搜索，無需查找瀏覽，大大提高了工作效率。

　　2.可以更好地開發(fā)文件內(nèi)容信息

　　一般辦公軟件的應(yīng)用只能實(shí)現(xiàn)單個文件的編輯，還需要附上文件的掃描件，既浪費(fèi)時間又浪費(fèi)資源。檔案管理系統(tǒng)軟件可以在編輯完檔案的基本信息后，添加檔案的掃描電子圖片，這樣通過打開目錄檔案，可以同時采集到該檔案的電子圖片，方便檔案室管理人員查閱和上報。

　　檔案管理系統(tǒng)軟件還可以編輯相關(guān)的檔案文件，使各種相關(guān)的電子文件可以很容易地被檢索工具檢索到，用戶可以更好地了解事件的來龍去脈，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。

　　3.更好的實(shí)現(xiàn)文件安全功能

　　一般辦公軟件只能設(shè)置簡單的密碼，非常容易造成泄密，而文件管理系統(tǒng)軟件可以通過設(shè)置權(quán)限進(jìn)行管理、督察員的角色是分工的，人事 可以設(shè)置用戶的訪問權(quán)限，以保持機(jī)密性。當(dāng)文件搜索器搜索文件時，系統(tǒng)可以自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，并傳輸?shù)據(jù)、用戶 對內(nèi)容打印和其他操作的訪問都是安全設(shè)計的，以確保文件的安全使用

　　工程檔案是否完整準(zhǔn)確系統(tǒng)，檔案部門要充分發(fā)揮監(jiān)督指導(dǎo)作用，實(shí)行事前介入事中控制事后驗(yàn)收的全過程控制管理模式。只有完整的檔案才能更好的發(fā)揮其在公司的正常運(yùn)作、生產(chǎn)、維護(hù)、技術(shù)支持等方面的作用。