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檔案管理系統(tǒng)的軟件功能是什么

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 　   對于任何組織，比如政府機構(gòu)，對于企業(yè)機構(gòu)或非政府組織來說，其專有知識是其存在的基礎(chǔ)和依據(jù)。同時，在現(xiàn)代經(jīng)濟中，知識和技術(shù)已經(jīng)成為生產(chǎn)力和經(jīng)濟增長的驅(qū)動力。知識的生產(chǎn)和發(fā)展已成為創(chuàng)造財富的主要部分，它不僅指促進(jìn)知識的前沿發(fā)展，還包括在所有知識活動中對各類知識的有效利用和開發(fā)。

　　對于知識管理來說，首先要了解和理解，然后盡可能廣泛地獲取各種知識，以便相互學(xué)習(xí) 取長補短的優(yōu)勢、學(xué)有所用。

　　一、檔案管理系統(tǒng)的軟件功能是什么

　　1、檔案收集

　　批量導(dǎo)入兼容，輕松支持兩種采集方式電子文件和電子文件：在線接收直連業(yè)務(wù)系統(tǒng);離線接收，多文件格式批量導(dǎo)入;符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。

　　2、文件排列

　　支持多種分類，根據(jù)業(yè)務(wù)需求更有序地建立數(shù)據(jù)庫，按照所有案例的歸屬、分類號、文件按存儲單元序號等規(guī)則排列，使電子文件更加有序。

　　3、文件保存

　　多格式、多模式更可靠，支持存儲格式轉(zhuǎn)換;可通過遷移、仿真、包裝和長期儲存的其他幫助;支持多模式電子文件備份;定期鑒定、銷毀自動提醒;可以快速生成用于移交電子文件的信息包。

　　二、專業(yè)的文件管理系統(tǒng)軟件有很多優(yōu)點

　　1、提高工作效率

　　文件管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐漸取代了傳統(tǒng)的單一文件歸檔方式，不再需要像以前那樣過多地編輯文件的條目和內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下，一步步地歸檔文件、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯誤的檔案信息，可以直接在系統(tǒng)中修改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省時間和資源;如果發(fā)現(xiàn)缺失的文件信息，可以直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件不熟悉造成的錯誤用戶還可以隨時隨地查閱文件資料，直接按關(guān)鍵字搜索，不用找，大大提高了工作效率。與文件有關(guān)的文件也以統(tǒng)一的電子格式輸出，與大多數(shù)計算機系統(tǒng)兼容，便于印刷和流通。在信息歸檔工作中，系統(tǒng)軟件處理的結(jié)果可以直接加密上傳到上級管理部門，節(jié)省人力和時間。

　　2、可以更好地開發(fā)文件內(nèi)容信息

　　一般辦公軟件的應(yīng)用只能實現(xiàn)單個文件的編輯，還需要附上文件的掃描件，既浪費時間又浪費資源。檔案管理系統(tǒng)軟件可以在編輯完檔案的基本信息后，添加檔案的掃描電子圖片，這樣通過打開目錄文件，可以同時采集檔案的電子圖片，方便檔案管理人員查閱和上報。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以編輯相關(guān)的檔案文件，使各種相關(guān)的電子文件可以很容易地被檢索工具檢索到，用戶可以更好地了解事件的來龍去脈，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。同時，文件管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)傳輸、接收、備份、恢復(fù)等功能，方便快捷，此外還有用戶管理、日志功能、事務(wù)提醒等。

專業(yè)的文件管理系統(tǒng)軟件有很多優(yōu)點

　　3、更好的實現(xiàn)文件安全功能

　　一般辦公軟件只能設(shè)置簡單的密碼，非常容易造成泄密，而文件管理系統(tǒng)軟件可以通過設(shè)置權(quán)限進(jìn)行管理、督察員的角色是分工的，人事可以設(shè)置用戶的訪問權(quán)限，以保持機密性。當(dāng)文件搜索器搜索文件時，系統(tǒng)可以自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，并傳輸?shù)據(jù)、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作設(shè)計安全，確保文件使用安全。文件管理系統(tǒng)軟件還配有電子鎖，可以上鎖、機分離，即使別人打開文件管理器 的電腦，他們可以 不要打開文件管理系統(tǒng)軟件。

　　三、員工檔案管理軟件有什么優(yōu)勢

　　1、提高人力管理能力

　　一個開發(fā)運營成功的公司，一定會越來越明白員工的存在對企業(yè)有多重要，如何利用員工檔案管理軟件更好的識別、對員工進(jìn)行分析和管理是員工檔案管理軟件的任務(wù)之一能力，評估員工和能力價值，挖掘員工背后的資源，分配給合適的項目，從而帶動企業(yè)的發(fā)展。

　　2、增強人力資源配置能力

　　員工檔案管理軟件的管理功能可以更好的分析員工各維度的績效數(shù)據(jù)，通過篩選和圖表數(shù)據(jù)提供可靠的數(shù)據(jù)、關(guān)于分銷管理的專業(yè)建議。

搭建人力資源管理平臺

　　3、搭建人力資源管理平臺

　　利用員工檔案管理軟件實現(xiàn)數(shù)字化在線管理，可以優(yōu)化流程，提高效率，是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必要轉(zhuǎn)型。

　　檔案是企業(yè)最規(guī)范的知識內(nèi)容，是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要基礎(chǔ)，承載著企業(yè)的成長過程、經(jīng)驗是具有參考價值的重要材料，可以促進(jìn)發(fā)展和創(chuàng)新。檔案管理系統(tǒng)支持檔案管理全過程的信息處理，包括檔案的收集、移交接收、歸檔、存儲管理、借用編布等同時，業(yè)務(wù)管理模式逐步向服務(wù)管理模式轉(zhuǎn)變，服務(wù)模式是業(yè)務(wù)管理的基礎(chǔ)，為企業(yè)決策提供重要的參考價值。

發(fā)布：2023-03-02 14:31    編輯：泛普軟件 · mjy    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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