基于免費供應商管理軟件的網(wǎng)站工作管理方案

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    1.1. 關于知識管理

    何謂“免費供應商管理軟件”？有關知識的清點、評估、監(jiān)督、規(guī)劃、取得、學習、流通、整合、保護、創(chuàng)新活動，并將知識視同資產(chǎn)進行管理，凡是能有效增進知識資產(chǎn)價值的活動，均屬于免費供應商管理軟件的內容。結合個體與團體，將個體知識團體化，將內隱知識外顯化；結合組織內部與外部，將外部知識內部化，將組織知識產(chǎn)品化，則屬于免費供應商管理軟件的過程。

    安德魯.卡內基說，在一個組織內，唯一不能被替代的資產(chǎn)是組織的知識和她的人員。人們在經(jīng)歷了農(nóng)業(yè)經(jīng)濟、工業(yè)經(jīng)濟后的今天，迎來了知識經(jīng)濟時代。企業(yè)的價值在于現(xiàn)金流，現(xiàn)金流主要由提供客戶的具有價值的產(chǎn)品或服務所產(chǎn)生。而這些有價值的產(chǎn)品和服務的核心利潤源就是，企業(yè)知識。

    免費供應商管理軟件的目的在于增加組織整體知識的存量與價值；應用知識以提升技術、產(chǎn)品、與服務創(chuàng)新的績效以及組織整體對外的競爭力；促進組織內部的知識流通，提升成員獲取知識的效率；指導組織知識創(chuàng)新的方向；協(xié)助組織發(fā)展核心技術能力；有效發(fā)揮組織內個體成員的知識能力與開發(fā)潛能；提升組織個體與整體的知識學習能力；形成有利于知識創(chuàng)新的企業(yè)文化與價值觀。所以在現(xiàn)如今的知識經(jīng)濟時代，知識密集型企業(yè)若想降低成本獲得更大的利潤，就一定要進行免費供應商管理軟件。

    1.2. 關于網(wǎng)站工作

    1.2.1. 網(wǎng)站介紹

    “中國通信建設信息中心”（www.ccicc.com.cn）網(wǎng)站是由信息產(chǎn)業(yè)部通信工程定額質監(jiān)中心主辦,主要為從事通信建設的投資人、工程設計、監(jiān)理、咨詢單位、施工單位、材料、設備供應商、招標代理機構以及相關單位提供通信建設信息服務的專業(yè)網(wǎng)站。

    網(wǎng)站通過信息服務平臺為廣大用戶提供通信建設相關的法律、法規(guī)、標準規(guī)范，工程造價指標、設備材料市場價格、工程建設信息、招標中標公告、企業(yè)人員資質、人員資格培訓等信息；通過建設指導為投資人提供項目管理、招標、造價審查、工程審計、合同管理等工程建設方面的工作流程指導服務；依托單位資源優(yōu)勢，為用戶解決建設中遇到的各種難題；并就通信建設中的新技術、新觀點，熱點課題組織展開討論、交流；利用廣泛的用戶信息和資源為政府主管部門傳遞建設市場最新動態(tài)，同時向企業(yè)傳達政府的聲音。

    1.2.2. 存在的問題

    通過上述介紹我們可以看到，中國通信建設信息中心網(wǎng)站，是一個擁有大量行業(yè)資源并將其以某種公開的形式投入市場同時希望從中獲取利潤的部門，但是在網(wǎng)站的運作和管理上存在著一些問題多少影響了網(wǎng)站的建設速度、質量和效率，同時不易控制運營成本，希望能夠找到一種合適的方法更大限度的發(fā)揮網(wǎng)站的價值。

    目前存在的主要問題有：1.網(wǎng)站專職人員少；2.網(wǎng)站工作人員以單位其他科室調劑人員和新招聘人員為主，缺乏對建設綜合商業(yè)網(wǎng)站的經(jīng)驗；3.網(wǎng)站信息資源集中在單位其他員工或網(wǎng)站工作人員個人手中；4. 平時自己打理自己的業(yè)務，雖然也有一些交流，但是遇到出差之類的事情都要實現(xiàn)臨時交代，難免有交代不清楚的地方，這樣一來，一方面，面對用戶有可能會不能及時作出反應，另一方面，出差在外也還要牽掛著單位的事情；5. 每人積累的工作經(jīng)驗不能及時沉淀，一方面不能普及，另一方面可能會淡忘；6. 一些程序性的事務工作牽扯精力；7.進度不透明，雖然大家都很努力，但是如果貢獻能夠直接展現(xiàn)在大家面前更容易提高被認可的程度，提高工作積極性；8. 一些思想上的火花不能及時得到團隊的碰撞。

    本文將從免費供應商管理軟件的角度論述解決這些問題，提高網(wǎng)站工作效率和競爭力的實現(xiàn)方式。

     2、 改變管理思路

    充分發(fā)揮現(xiàn)有資源的價值，就是節(jié)約成本提高效率的最好途徑。把隱性知識挖掘出來并且和顯性知識一起沉淀，多給工作人員學習和交流的機會，將大大提高現(xiàn)有資源的有效利用率；結合工作展開相應的近程控制和激勵機制將提高員工的工作積極性和責任感，同樣可以提高工作效率，降低建設成本。

    用免費供應商管理軟件的手段來實現(xiàn)網(wǎng)站運營的成本控制、質量控制和時間控制，以尋求人和資源的最佳切合點。加強內部溝通，減少重復勞動，提高網(wǎng)站員工素質水平，強化核心競爭力，發(fā)揮并突出優(yōu)勢，使網(wǎng)站取得更大的效益。

    3、 免費供應商管理軟件實施方法

    通常情況下，免費供應商管理軟件系統(tǒng)設計的基本過程如下：

     我們已經(jīng)確定了免費供應商管理軟件的切入策略是從解決現(xiàn)實問題需求切入，根據(jù)此需求，我們來進行下一步的工作。

    結合現(xiàn)階段網(wǎng)站工作特點，首先要做的是本著解決現(xiàn)實需求的目的確定管理的知識內容和形式，然后確定知識內容的管理方法并確定實現(xiàn)的主要功能，最后確定免費供應商管理軟件實施的推進機制。

    a) 確定管理的知識內容

    為解決現(xiàn)實問題需求，我們從1.2.2中所提出的問題入手，尋求目前網(wǎng)站在日常工作中最需要挖掘出的隱性知識和需要沉淀的顯性知識。

    （1）. 網(wǎng)站專職人員少；

    面對這個問題，一方面是招聘新的員工，另一方面是讓現(xiàn)有員工工作得更加有效。這就需要網(wǎng)站員工互通有無，也就是說要使每個人的技能和經(jīng)驗最大程度的被其他員工掌握。使員工頭腦中的隱性知識顯性化。

    （2）. 網(wǎng)站工作人員缺乏對建設綜合商業(yè)網(wǎng)站的經(jīng)驗；

    面對這個問題，我們主要需要采集沉淀兩個方向的知識：一個是內部知識，也就是建設過程中遇到的問題、解決方式、好的經(jīng)驗等；另一方面是外部知識，即借鑒其他成功商業(yè)網(wǎng)站的經(jīng)驗和成熟的模式、模版、流程等。

    • 內部知識包括：

    關于宣傳方面：對外宣傳口徑、網(wǎng)站建設原則、網(wǎng)站建設大事記、網(wǎng)站擁有的資源等；

    關于工作流程：代購資料流程（包含相關聯(lián)系方式、折扣、相關郵寄價格）、廣告發(fā)布流程（包括聯(lián)系方式、合同范本、反饋表）、其他服務流程等，將這些流程進行規(guī)范化、模版化，將使得工作更加規(guī)范、順暢；

    關于個人積累：每個員工都有自己的擅長方向，將這些隱性知識顯性化將是免費供應商管理軟件內容非常重要和有價值的一環(huán)。

    • 外部知識包括：

    關于技術層面：建站方式、服務器等設備價格、網(wǎng)站平臺的搭建、群發(fā)郵件、短信等服務技術、遇到問題的解決方式等；

    關于商業(yè)運作：主要盈利方式、會員管理方式、提供的服務種類和操作手段、廣告發(fā)布流程及價格、會員管理流程及價格、信息來源、相關獎勵機制、網(wǎng)站推廣方式等。

    （3）. 網(wǎng)站信息資源集中在單位其他員工或網(wǎng)站工作人員個人手中；

    這是任何一個團隊都必然存在的問題，若想擴大每個人的優(yōu)勢，提高整個團隊的競爭力，最簡單的辦法就是員工互相取長補短來提高每個人的素質從而提高整個團隊的質量。

    但同時這也是一個不太容易實施的辦法，需要通過對員工做好思想工作，從心理學的角度對其進行正確的引導，結合相應激勵手段，激發(fā)員工對整個團隊的榮譽感和責任感。

    常見的需要共享或分享的個人知識包括：

    • 技術方面：

    網(wǎng)站內容：資料來源（收藏夾）、發(fā)布規(guī)則、編輯竅門、簡單代碼、常見問題、資料分類規(guī)則和舉例；

    網(wǎng)頁制作：常見問題處理、常用代碼、模板的編程思路、數(shù)據(jù)字典、相關字體、相關編程、編輯工具；

    計算機相關：常見問題處理、相關補丁工具。

    • 業(yè)務方面：

    專業(yè)咨詢：常見問題、相關部門的聯(lián)系方式以及他們的業(yè)務范圍、相關專家的聯(lián)系方式；

    客戶資源：用戶資料、用戶發(fā)展渠道、不同類型用戶的不同需求、發(fā)展用戶的相關經(jīng)驗。

    （4）. 遇出差等外出事情時容易使工作的某一環(huán)節(jié)脫扣，影響網(wǎng)站創(chuàng)造價值；

    解決該問題，可以從兩個方面著手。一方面，將每個員工腦子里的知識進行備份，如能解決上述三點的問題，也就是實現(xiàn)了這個方面的需求；另一方面，對網(wǎng)站工作手段進行改造，盡可能實現(xiàn)各項業(yè)務的遠程辦公。

    （5）. 每人積累的工作經(jīng)驗不能及時沉淀；

    在網(wǎng)站從無到有的過程中，每個員工都會或多或少的總結自己的經(jīng)驗，學習自己遇到的知識，但由于缺少一個沉淀知識的理念，使得很多知識都在逐漸消失。除了一些日常工作中還會經(jīng)常遇到的問題外，其他問題所對應的經(jīng)驗和知識會逐漸被遺忘。這就需要每個員工對自己的工作進行隨時的總結和積累。

    我們應該提供一個便捷的發(fā)布和存儲平臺，以及一個帶有強制色彩的經(jīng)驗顯性化制度。

    （6）. 一些程序性的事務工作牽扯精力；

    日常工作中會不可避免的涉及一些程序性的事務工作，有些常遇到，有些責不常遇到，這些單位有著規(guī)范的執(zhí)行流程的工作如果能夠落實在員工可以將其做為工具輕松查閱的媒質上，則可以縮短這些工作的執(zhí)行時間，提高效率。

     類似事務包括：報銷流程、借款流程、工作總結模板、出差需要作的事情及相關表單和聯(lián)系方式、單位其他人的聯(lián)系方式等。

    （7）. 項目進度不透明；

    項目進度直接影響團隊效益，項目進度的公開可以提高員工使命感，使員工對任務有個整體的把握，避免了拖耗現(xiàn)象，提高工作效率。

    可以用項目進度控制的管理方法結合免費供應商管理軟件進行操作，比如在公開的甘特圖上提供相關注釋點，項目進行到某一階段時，相關工作人員可以在這些注釋點添加經(jīng)驗教訓、感受等相關知識。

    （8）. 一些思想上的火花不能及時得到團隊的碰撞。

    員工積極性是團隊素質的一大因素，員工能力長時間不能得到發(fā)揮時，將嚴重影響員工工作熱情，降低工作效率。

    通過免費供應商管理軟件來實現(xiàn)對員工的激勵是成本低、效果好、見效快的一種方式。例如：

    業(yè)績展示：誰聯(lián)系了什么業(yè)務，收入多少。一方面讓大家對整體的運營狀況有個了解，另一方面可以做為績效考察的衡量標準，還可以促進員工的良性競爭。

    點子大本營：員工可以發(fā)表點子，增強員工責任感，負責人進行相應的回應和鼓勵。

    b) 確定管理知識的方法設計

    我們知道，團隊的素質水平主要由領導決策水平、員工工作技能、員工規(guī)范協(xié)作和員工工作熱情四方面決定。而它們分別對應的免費供應商管理軟件即是：決策免費供應商管理軟件、技能免費供應商管理軟件、規(guī)范免費供應商管理軟件和團隊文化管理。

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     由此，我們通過這四個方面對上面提到的解決辦法進行整合，完成網(wǎng)站免費供應商管理軟件的方法和功能設計。便于員工在平臺上檢索相關內容。

    （1） 決策支持免費供應商管理軟件

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    （2） 崗位技能免費供應商管理軟件

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    （3） 規(guī)范協(xié)作免費供應商管理軟件

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    （4） 氛圍文化免費供應商管理軟件

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    c) 確定免費供應商管理軟件實施的推進機制

    （1） 建立便捷友好的管理平臺

    使用者才是核心。若想免費供應商管理軟件能夠得以實施最基本的要求就是擁有一個使用方便、界面友好、層次清晰的平臺。

    從顏色、布局要給人寬松大方的感覺，避免局促感和壓抑感，避免對比太強的配色。并且復合一般人的瀏覽習慣。

    由于網(wǎng)站有部分計算機機型較老，要求系統(tǒng)盡量少占系統(tǒng)資源但又能保證較快的處理速度。

    除部門要求必備欄目外，其他欄目可由員工自行定義，使窗口更為復合員工閱讀習慣。

    項目進程、公告通知、催辦事宜、待閱文檔等需放在明顯位置。

    （2） 自上而下的推廣和自下而上的落實

    免費供應商管理軟件的推廣，需要領導制定相關強制手段，使得瀏覽KOA成為員工工作習慣。例如，只在KOA發(fā)布通知公告、通過平臺安排工作任務、公開單位工作計劃、獎懲公告等。

    同時需要所有員工的配合。通過氛圍文化免費供應商管理軟件的執(zhí)行，使員工對KOA更有歸屬感；通過其他免費供應商管理軟件的執(zhí)行，使員工能夠從系統(tǒng)中獲得大量對自己有幫助的信息找到相關專家，提高自己的工作效率。

    （3） 建立相關的激勵機制

    可采取打分制，為每個員工在免費供應商管理軟件系統(tǒng)中發(fā)布的內容進行打分，分值根據(jù)所發(fā)布內容的多少、深度、利用率、價值等多方面進行考核和評定。

    評定結果定期在系統(tǒng)中公布，并采取相應獎勵機制，調動員工使用系統(tǒng)、充實系統(tǒng)的積極性。

    4、 進度控制實施設想

    由于項目進度能否按計劃展開直接影像團隊效益，所以希望KOA系統(tǒng)中可以結合部門的項目進度控制。如：

    部門頁面有個進度管理，個人頁面有待辦事宜，包括催辦等功能。進度管理和待辦事宜相互關聯(lián)。進度管理負責向個人待辦事宜添加任務，個人若完成待辦任務后，進度管理自動添加標志并往下進行。

    另外，待辦事宜將根據(jù)實施難度和截止日期等進行排序。有助于員工自己規(guī)劃工作。待辦事宜中還應將相關部門或個人的聯(lián)系方式列出。

    進度控制結合KOA后，員工將對整個業(yè)務或項目有整體的把握，同時可以提高員工使命感，提高工作效率。

    5、 總結

    知識經(jīng)濟將是繼農(nóng)業(yè)經(jīng)濟和工業(yè)經(jīng)濟以后的又一種新的社會經(jīng)濟形態(tài)。知識不僅是與傳統(tǒng)生產(chǎn)要素(土地、勞動力、資本)并列的另一種資源，而且是當今唯一有意義的特殊資源，知識首次以一種無形的形式作為經(jīng)濟基礎出現(xiàn)在人類發(fā)展的進程中。知識工作者也將作為知識社會唯一的最大財產(chǎn)。

    通過免費供應商管理軟件體系的逐步建設和完善，相信工作中遇到的困難會陸續(xù)迎刃而解，知識的累積將大大節(jié)約和控制時間成本、勞動成本，增加團隊凝聚力，從而提高團隊整體素質，利用現(xiàn)有資源，收集外部資源，創(chuàng)造更大價值。