合同管理知識點

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一、分級授權，歸口管理

（一）企業(yè)應當建立合同管理的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責權限，確保合同管理的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

主要包括：1.合同的擬定與審批；2.合同的審批與執(zhí)行。

（二）企業(yè)應當建立合同訂立權限分級授予制度，明確企業(yè)內部相關單位、部門和崗位的授權范圍、授權期間、授權條件等。

企業(yè)對外簽訂合同應當由法定代表人或其授權的人簽章，同時加蓋單位印章或合同專用章。授權簽章的，應當簽署授權委托書，授權對象應當符合法律法規(guī)及企業(yè)政策對被授權人資質條件的要求。被授權人應當在授權委托的范圍內簽訂合同。除非授權委托書明確允許的，被授權人不得轉委托。

（三）企業(yè)應當實行合同歸口管理制度。

1.企業(yè)應當根據本單位的業(yè)務性質、機構設置和管理層級，建立合同分級管理制度。

2.屬于上級合同管理單位權限的合同，下級單位不得簽訂。如下級單位認為確有需要簽訂超越權限的合同，應當提出申請，經上級合同管理單位批準后，依授權或委托簽訂。

3.下級合同歸口管理部門應當定期對合同進行統(tǒng)計、歸集，并編制合同報表，報上級合同歸口管理部門，由上級對下級合同訂立情況進行檢查。

二、簽約主體資格

資信調查是簽約前所進行的一項重要的合同管理活動。企業(yè)在簽署重大合同之前進行資信調查有利于提高合同的履約率和經濟交往的安全性。資信調查分為簽約主體資格調查制度和簽約主體信用調查制度兩項內容。

（一）簽約主體資格調查制度的制定

包括內容如下：

1.確定調查機構和人員

企業(yè)在制定簽約主體資格調查制度時，首先應當確定企業(yè)內部負責調查的機構和人員。一般來說，除了法律部門或者合同管理部門外，根據合同內容的不同，企業(yè)的業(yè)務部門也應當承擔主要的調查任務。

2.確定調查的內容

內容如下：

（1）主體資格是否合法。根據我國現行的法律規(guī)定，經濟活動的主體大致可分為法人、非法人經濟組織（領取《營業(yè)執(zhí)照》）和自然人。合同簽約對象的主體不同，所涉及的合同內容也有所不同，因而發(fā)生的權利義務也不盡相同。只有了解對方企業(yè)的法律性質，才能確定由誰承擔責任，是承擔有限責任，還是承擔無限責任。

①對法人的資格調查。首先要看其是否持有工商行政管理機關頒發(fā)的《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》，并需了解對方經濟組織的法定名稱、住所、營業(yè)范圍、主營業(yè)地的詳細地址，廠長、經理和董事長姓名等事項以及營業(yè)執(zhí)照是否經過年檢。若對方是公司，則還需了解其性質，即屬于有限責任公司、股份有限公司、總公司、分公司、母公司、子公司種的哪一種，對于不具有法人資格企圖以法人名義簽訂合同的當事人，應予以拒絕。

②對個人獨資企業(yè)、個人合伙企業(yè)、個體工商戶、農村承包經營戶的調查。應調查其是否依法經工商行政管理部門核準登記，并領取《營業(yè)執(zhí)照》。至于對公民的資格調查，主要是對公民的自身狀況的了解，確定其是否具有法定的權利能力和行為能力。

③對非法人經濟管理組織的調查。非法人經濟組織是指未取得法人資格，但依照法定程序和條件取得了（營業(yè)執(zhí)照），法律允許其從事生產經營活動的組織。在調查非法人經濟組織的資格時，應當調查其是否按照法律規(guī)定登記并領?。I業(yè)執(zhí)照），對于未經核準登記，也未領?。I業(yè)執(zhí)照），卻以非法人經濟組織的名義簽訂合同的當事人，不能與之簽約。有些非法人經濟組織是企業(yè)法人所屬的分支機構，或者為單位和社會團體設立的經營單位，不具有法人資格，但他可以在授權的營業(yè)范圍內，以其所從屬的法人的名義簽訂合同，所產生權利義務由法人承擔。因此，在調查這一類合同當事人的主體資格時，應注意同時調查其所從屬的法人的主體資格。

④對外方當事人的資格調查。對方當事人是外國的企業(yè)、組織的，應當查清其法律地位和性質。調查的主要內容有三項：一是調查其企業(yè)或組織是否合法存在；二是調查其法定名稱、法定代表人姓名、國籍及企業(yè)或組織的注冊地；三是調查其企業(yè)是有限公司還是無限公司，是否具備法人條件。對方當事人是外國公民個人的，應當主要調查其國籍及自身狀況，確定其是否具有法定的權利能力和行為能力以及資信能力等。

⑤對保證人的調查。合同的簽訂要求有保證人保證時，應當調查保證人主體資格的合法性。作為保證人，必須具有民事行為能力，必須具有代為清償主債務的能力和承擔賠償責任的能力，還必須符合《中華人民共和國擔保法》有關保證人的限制性規(guī)定，比如國家機關不得作為保證人，企業(yè)法人的分支機構、職能部門不得作為保證人，但企業(yè)法人的分支機構有法人書面授權的，可以在授權范圍內提供保證。

（2）經營范圍是否合法。簽約方應當在其經營范圍以內從事經濟活動。為此，在簽訂合同前，必須審查合同項目是否超出了其營業(yè)執(zhí)照上規(guī)定的經營范圍。對于一些重要資料和特殊商品，還應要求其出示生產許可證或經營許可證。企業(yè)應當重點調查對方經營范圍是否違反了國家限制經營、特許經營和禁止經營的規(guī)定。

（3）簽約人是否合法。企業(yè)在簽約前應要求對方合同當事人出具簽約資格證明。簽約人是法定代表人的應出具法定代表人證明，簽約人是代理人的，代理人必須取得法定代表人的授權，并根據授權范圍以委托人的名義簽訂合同，才對委托人直接產生權利義務。必須審查代理人的代理身份和代理資格。審查的具體內容包括：一是其是否有被代理人簽發(fā)的授權委托書；二是其代理行為是否超越了代理權限；三是其代理權是否超出了代理期限。

（4）其他自然狀況是否真實。其他自然狀況主要包括企業(yè)注冊地址、聯系電話、郵編、營業(yè)地、分支機構等。

3.確定調查報告制度

企業(yè)制定簽約主體資格調查制度中應當規(guī)定一定的調查期限。在調查期截止之前，企業(yè)負責調查的部門應當提交調查報告，調查報告應當對簽約方的主體資格進行評估，對沒有調查出結果的項目進行說明，以作為簽約部門的參考。

4.明確調查失職責任

對于負責調查的部門和人員，如果因其個人失職而導致調查的信息不實造成損失，應當規(guī)定相應的處罰措施。

（二）簽約主體資格調查制度的執(zhí)行

執(zhí)行簽約主體資格調查制度的重點是如何以靈活多變的調查手段和調查渠道最大限度地了解對方的資格情況。

1.調查方式

一般調查方式大致有下列幾種：

（1）實地調查方式。實地調查方式可以使當事人直接進入調查角色，便于掌握第一手材料，缺點是如果在異地長距離交易投入成本將加大。

（2）委托調查方式。委托調查是通過行政、銀行和法律服務部門協查、咨詢的方法，以了解當事人的資信情況。

（3）間接調查方式。主要是指利用信息媒體收集有關企業(yè)的資信情況。

2.調查的渠道

調查的渠道途徑很多，企業(yè)可以根據調查的對象、內容選定不同的渠道。一般調查的渠道有以下幾種：

（1）企業(yè)法人注冊的工商行政管理部門。工商行政管理部門是我國依法負責企業(yè)法人注冊和合同管理的行政主管部門。企業(yè)可以直接向其申請查詢有關注冊資料。

（2）行業(yè)主管部門或企業(yè)主管部門。我國的行業(yè)主管部門隨著政企分開的體制改革后，雖然不再下達指令性計劃，但仍具有宏觀知道的行政職能，與企業(yè)仍然存在行政隸屬關系。因此，行業(yè)主管部門和企業(yè)主管部門對隸屬的企業(yè)經營狀況基本掌握。

（3）專業(yè)銀行部門。銀行是本利結算和融資活動的專業(yè)部門，他了解掌握客戶的結算和存款情況。企業(yè)要調查有關企業(yè)資格信用情況，可以通過銀行咨詢部門進行調查。

3.簽約主體信用調查制度的制定

企業(yè)制定簽約主體信用調查制度，其調查機構和人員、調查報告和調查責任制度的規(guī)定與簽約主體資格調查制度基本一致。主要區(qū)別是調查內容的不同。企業(yè)制定和執(zhí)行簽約主體信用調查制度包括對當事人的履約能力以及履約信用的調查。具體內容如下：

（1）履約能力的調查

我國法律規(guī)定，法人因合同發(fā)生的債務承擔有限責任，公民、私營企業(yè)和個體經濟組織等對合同發(fā)生的債務承擔無限責任。因此，企業(yè)在簽訂合同時應當了解對方的履約能力是否能承擔相應的責任。對履行能力的調查又可以分為對財產狀況、生產能力和經營能力的調查。

（2）財產狀況的調查。財產狀況包括注冊資本、實收資本、公積金以及其所擁有的其他形式財產，資本狀況是客戶經濟實際能力和履約能力的標志。注冊資本是企業(yè)在注冊機構登記的資本數額，它是表示公司等法人經濟組織依法成立必須具有的最低資本數額，在調查中應注意，資本額與成交商品額間有適當的比例關系。成交貿易額若超過資本額是不適當的。尤其當客戶是公司時，其一旦經營失敗，便可申請破產，資產負債情況中表明企業(yè)財產狀況的一個主要因素。了解企業(yè)所負債務與其注冊資本的比例，可以確定其是否屬于負債經營。對企業(yè)資本及負債情況的調查，可以要求對方提供經注冊會計師核實的近期經營年報表和資產負債表、損益表以及有業(yè)務往來的金融機構出具的資本信用證明。

（3）生產能力的調查。生產能力的調查包括調查對方企業(yè)廠房、設備條件，原材料、輔助材料、能源供應狀況，生產規(guī)模、技術水平、交貨能力等。

（4）經營能力的調查。經營能力的調查主要調查對方企業(yè)的經營金額、銷售渠道、貿易關系、經營做法、近年來的盈虧情況、產品銷售情況以及在國內國際市場上競爭能力的強弱情況。

（5）履約信用的調查。履約信用調查是對簽約企業(yè)信用、信譽的調查。企業(yè)的經營歷史、經營作風、有關客戶的評價、產品的質量以及與金融、政府、司法機關等機構間關系等情況，都是構成其商業(yè)信用、信譽的重要內容。

三、合同訂立的程序、形式、內容

（一）企業(yè)應當根據合同內容對標的物的生產商、價格及變化趨勢、質量、供貨期和市場分布等方面進行綜合分析論證，掌握市場情況，合理選擇合同對方。

（三）對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術或法律關系復雜的合同，應當組織法律、技術、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關工作。談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，應當予以記錄并妥善保存。

（四）企業(yè)應當根據協商、談判等的結果，擬訂合同文本，按照自愿、公平原則，明確雙方的權利義務和違約責任，做到條款內容完整，表述嚴謹準確，相關手續(xù)齊備，避免出現重大疏漏。

合同文本一般由業(yè)務承辦部門起草、法律部門審核。重大合同或法律關系復雜的特殊合同應當由法律部門參與起草。國家或行業(yè)有合同示范文本的，可以優(yōu)先選用，但對涉及權利義務關系的條款應當進行認真審查，并根據實際情況進行適當修改。

企業(yè)應當對合同文本進行嚴格審核，重點關注合同的主體、內容和形式是否合法，合同內容是否符合企業(yè)的經濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同權利和義務、違約責任和爭議解決條款是否明確等。

（六）企業(yè)應當建立合同會審制度。合同承辦部門應當將起草的合同文本交由合同關鍵條款涉及的其他專業(yè)部門和法律部門會同審核并出具書面意見。合同審核的重點主要包括以下方面：

1.經濟性。合同內容符合企業(yè)的經濟利益。

2.可行性。簽約方資信可靠，有履約能力，具備簽約資格；資金來源合法，擔保方式可靠，擔保資產權屬明確。

3.嚴密性。合同條款齊備、完整，文字表述準確，附加條件適當、合法；合同約定的權利、義務明確，數量、價款、金額等標示準確；合同有關附件齊備，手續(xù)完備。

4.合法性。合同的主體、內容和形式合法；合同訂立的程序符合規(guī)定，會審意見齊備；資金的來源、使用及結算方式合法，資產動用的審批手續(xù)齊備。

（七）企業(yè)針對主營業(yè)務擬定格式合同的，應當根據格式合同法律義務的特殊性及對企業(yè)經營的影響程度，履行更加嚴格的審查程序。未經授權，簽約人員不得擅自更改合同內容。

（八）企業(yè)應當建立合同專用章保管制度。合同經編號、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權的代理人簽署后，方可加蓋合同專用章。

（十）企業(yè)對于重要合同，原則上應當與合同對方當事人當面簽訂。對于確需企業(yè)先行簽字并蓋章，然后寄送對方簽字并蓋章的，應當采用在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記等方法對合同文書加以控制。

（十一）正式訂立的合同，一般應當采用書面形式，包括合同書、補充協議、公文信件、數據電文等。因情況緊急或條件限制等原因未能及時簽訂書面形式合同的，應當在事后采取相關補簽手續(xù)。

（十二）合同訂立后，合同副本及相關審核資料應交由檔案管理部門歸檔，合同正本由合同歸口管理部門負責保管和履行。

（十三）國家有關法律、行政法規(guī)規(guī)定應當辦理批準、登記等手續(xù)生效的合同，企業(yè)應當及時按規(guī)定辦理批準、登記等手續(xù)。

（十四）企業(yè)應當加強合同信息安全保密工作，未經批準，不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的商業(yè)秘密或國家機密。

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