政府及行政事業(yè)單位選擇辦公oa系統(tǒng)存在的現(xiàn)象

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　政府辦公OA系統(tǒng)存在的現(xiàn)象

　　IT及OA行業(yè)是第一個(gè)實(shí)行政府采購(gòu)的行業(yè)，大量的全國(guó)各地IT企業(yè)過(guò)程中，總結(jié)發(fā)現(xiàn)這類企業(yè)普遍存在以下幾大管理亂象：

　　一、業(yè)務(wù)靈活帶來(lái)的管理問(wèn)題：合同標(biāo)的與實(shí)際供貨不一致的問(wèn)題，實(shí)際供貨又由于各種原因造成不斷變更的問(wèn)題，政府屬于強(qiáng)勢(shì)客戶，隨意性很大，造成前端業(yè)務(wù)必須非常靈活，客戶至上嘛，但后臺(tái)管理又必須要求規(guī)范，這是個(gè)“企業(yè)管理規(guī)范與業(yè)務(wù)靈活之間”的矛盾問(wèn)題，很多管理系統(tǒng)要么把業(yè)務(wù)給管死了，要么為了業(yè)務(wù)的靈活，造成后臺(tái)管理一團(tuán)亂麻，系統(tǒng)數(shù)據(jù)與現(xiàn)實(shí)數(shù)據(jù)完全不同步，埋下重大隱患;

　　二、商品信息重復(fù)造成庫(kù)存混亂問(wèn)題：銷售人員為了做銷售訂單，由于這時(shí)商品名稱不明確、或存在大量變更、或不同銷售人員新增理解不同等原因，造成商品信息錄入不可能規(guī)范，銷售及采購(gòu)人員對(duì)同一商品，卻新增了不同的商品信息，出庫(kù)時(shí)倉(cāng)管人員要么發(fā)錯(cuò)貨，要么發(fā)現(xiàn)沒(méi)這個(gè)貨;

　　三、大量重復(fù)客戶造成應(yīng)收款混亂問(wèn)題：一種情況是一個(gè)單位存在多個(gè)下屬部門采購(gòu)，由于配件耗材及服務(wù)可能由各部門單獨(dú)采購(gòu)，對(duì)賬核銷也要求按部門進(jìn)行，所以新增了不同的客戶信息，但設(shè)備又可能集中由單位進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)，而且即使是部門采購(gòu)的在開(kāi)票及打款時(shí)用的又都是同一個(gè)單位;還有一種情況是同一個(gè)大客戶，不同項(xiàng)目不同業(yè)務(wù)可能會(huì)由多個(gè)銷售人員同時(shí)跟進(jìn)，這樣很容易新增了不同的客戶信息，開(kāi)單收款核銷大量錯(cuò)亂，造成大量應(yīng)收款對(duì)不上;

　　四、國(guó)庫(kù)集中支付造成應(yīng)收款混亂問(wèn)題：政府采購(gòu)業(yè)務(wù)在銷售時(shí)出庫(kù)單及發(fā)票是開(kāi)給各需求單位的，但款項(xiàng)是統(tǒng)一由國(guó)庫(kù)集中支付，現(xiàn)實(shí)中無(wú)法及時(shí)核對(duì)某筆財(cái)政支付款到底包含哪些單位的款，造成收款單位與核銷單位不一致，引發(fā)應(yīng)收款大量對(duì)不上;

　　五、采購(gòu)直發(fā)造成往來(lái)帳款混亂問(wèn)題：大批采購(gòu)為了節(jié)約運(yùn)費(fèi)，往往采購(gòu)時(shí)讓上游供應(yīng)商把貨直接發(fā)到客戶現(xiàn)場(chǎng)，這時(shí)倉(cāng)庫(kù)不存在入庫(kù)出庫(kù)管理，業(yè)務(wù)量大時(shí)采購(gòu)和銷售部門最容易忘記做單，造成應(yīng)收應(yīng)付款錯(cuò)誤;

　　六、“先貨后票”及“先票后貨”造成帳款混亂問(wèn)題：政府采購(gòu)一般先出貨，再開(kāi)票，然后才可能催款，但很多進(jìn)銷存軟件是一出貨就產(chǎn)生應(yīng)收款，根本分不出哪些已經(jīng)開(kāi)票了，是可以催收的真正應(yīng)收款，有些其實(shí)還不是應(yīng)收款，和客戶根本無(wú)法對(duì)帳。有些客戶關(guān)系好的單位或者年底各單位集中花錢，合同一簽就先開(kāi)票驗(yàn)收，直接付款，貨等到需要時(shí)再安排供貨，供貨時(shí)又涉及大量變更，實(shí)際開(kāi)單金額與開(kāi)票收款金額不一致等等，這些靈活的業(yè)務(wù)造成后臺(tái)管理及帳款的混亂;很難直接跟進(jìn)合同到底出了多少貨，開(kāi)了多少票，回了多少款等;

　　七、成本核算不準(zhǔn)確問(wèn)題：每一個(gè)項(xiàng)目采購(gòu)量不同，上游批的價(jià)格也不同，同樣商品不同的項(xiàng)目在一個(gè)倉(cāng)庫(kù)加權(quán)平均后，出庫(kù)成本根本不準(zhǔn)，造成業(yè)績(jī)核算根本不對(duì)。而且很多公司既有做政府采購(gòu)，又有做分銷或零售業(yè)務(wù)，政府采購(gòu)業(yè)務(wù)要按項(xiàng)目核算成本，分銷和零售又要按加權(quán)平均進(jìn)行核算，造成業(yè)績(jī)核算困難;

　　八、采購(gòu)返款管理混亂：IT及OA行業(yè)實(shí)行大量后返政策，返款是企業(yè)重要利潤(rùn)來(lái)源之一，到底上游承諾了多少返款，已經(jīng)確認(rèn)了多少，有多少核銷了，還有多少?zèng)]核銷，有多少是要返給業(yè)代的，有多少是渠道的過(guò)路返款等等，采購(gòu)返款就是一本往來(lái)帳，這是很多企業(yè)最容易忽略也是最亂的地方;

　　九、業(yè)務(wù)帳與財(cái)務(wù)帳分開(kāi)做造成大量對(duì)不上帳問(wèn)題：很多企業(yè)由于之前找不到合適的erp系統(tǒng)，所以分別上了進(jìn)銷存軟件和財(cái)務(wù)軟件，造成信息孤島。很多企業(yè)在上線做期初建帳時(shí)才發(fā)現(xiàn)原來(lái)的系統(tǒng)大量業(yè)務(wù)帳與財(cái)務(wù)帳對(duì)不上，銷售部所確認(rèn)的應(yīng)收款與財(cái)務(wù)的應(yīng)收款對(duì)不上，進(jìn)銷存系統(tǒng)的庫(kù)存與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的庫(kù)存余額根本對(duì)不上，采購(gòu)部所確認(rèn)的應(yīng)付款與財(cái)務(wù)的應(yīng)付帳款竟然差了上百萬(wàn)，把老板都嚇出冷汗來(lái)了。過(guò)去的系統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)表一般到次月10日甚至有些到20日才能出來(lái)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)嚴(yán)重不同步，這時(shí)一旦出現(xiàn)偏差，這十幾二十天的數(shù)據(jù)，對(duì)帳工作量將非常大，部門間產(chǎn)生相互推諉扯皮，很多時(shí)候大家明知有問(wèn)題也只能隱藏起來(lái)，越積越亂，有些公司的財(cái)務(wù)主管強(qiáng)烈抵觸更換系統(tǒng)，生怕暴露問(wèn)題;

　　十、客戶關(guān)系維護(hù)問(wèn)題：老板都在一線開(kāi)發(fā)大客戶，但客戶開(kāi)發(fā)出來(lái)后，如何讓銷售人員持續(xù)跟單并維護(hù)好客戶關(guān)系，持續(xù)為企業(yè)帶來(lái)價(jià)值，而不至于開(kāi)發(fā)一個(gè)丟一個(gè)，這也是IT及OA企業(yè)的困惑問(wèn)題之一。