采購進貨入庫流程

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

　　采購進貨入庫流程

　　一、流程及操作要求說明(采購管理中心執(zhí)行)

　　采購員到商家選擇貨品填寫采購單:分為以下兩種情況

　　1. 新品：

　　采購人員需填寫:商品名稱、大類、中類、季節(jié)、年份、進價、售價(以綿陽最高售價為定價標準)、商家名、柜組、采購市場(如：大成、金荷花、九龍)等信息，要求在一品一商多店銷售的貨品必須填寫在同一張進貨單上，并在采購單上填寫采購員姓名及聯(lián)系電話、商家地址及聯(lián)系電話。(見下示范圖)

　　2. 補貨：

　　A、外地店鋪：門店主管將當天需要補貨的商品填寫手工《補貨單》，經店鋪負責人審核后在晚上 18:30之前,門店主管將手工的《補貨單》用微信/QQ的方式發(fā)送至對應采購員處。

　　B本地店鋪：采購員與柜組主管走場確定需要補貨的商品后，由主管手工填寫補貨單交對應采購員。

　　3. 商品打包：送到物流的貨品請供應商必須分大類按商家、店鋪、柜組打包(包內必須要有相對應的進貨單，一大包一單，必須單貨同行)，并在內小包外寫明店名、柜組名、總數量。

　　4. 貨品有差異時：采購員應與物流負責人一起進行核對，并在《進貨單》上進行修改、簽字，并于次日在商家處要求開具《退貨單》或《進貨單》，并在單據上說明原因。

　　5. 物流分貨員在貨品清點過程中，若發(fā)現(xiàn)貨品有充款現(xiàn)象，經與采購溝通后不再發(fā)往門店的貨品，采購員須在當天內將充款的貨品手工填寫《充款退貨單》，次日將貨品退回商家，商家在《充款退貨單》上簽字并注銷。

　　6. 采購單一式三聯(lián), 采購聯(lián)、物流聯(lián)、財務聯(lián)。

　　操作要求：

　　1. 填寫進貨單字跡工整，不得漏項填寫，經辦人員必須簽字方為有效，且進行單據關鍵項自檢。

　　2. 采購員填寫進貨單時，如是新款必須注明“X”及進價和售價，如是補貨則無需注明，商品進價有變動時必須在進貨單上注明(注明由總經理和董事長確認)。

　　3. 如是新商家，采購人員必須在進貨單的右上角注明“X”，不允許簡寫商家名稱、或用商家所發(fā)的貨品名稱，作為商家名稱填寫。

　　4. 商家開錯單據，必須由采購部經辦人進行修改。

　　5. 為方便對供應商進行管理及進行供應商等級評價，要求一商多品多店的供應商，在開單時統(tǒng)一名稱(如：木村佐滕-馬卡、木村佐滕-傳承等，商家名統(tǒng)一為：木村佐滕)。

　　6. 每天市場現(xiàn)采貨品的單據交給財務時，不得出現(xiàn)少交、漏交現(xiàn)象，定采的由物流在收到貨品的次日10：00前(特價外采的除外)將復印件提供給財務及采購.

　　7. 定采由采購授權后，物流部負責填寫《采購進貨單》，需填寫:商品名稱、大類、中類、季節(jié)、年份、進價、售價、商家名、柜組、采購市場(如：大成、金荷花、九龍)等信息，要求在一品一商多店銷售的貨品必須填寫在同一張進貨單上，并在采購單上填寫采購員姓名及聯(lián)系電話、商家地址及聯(lián)系電話。

　　8. 物流在核對、清點貨品時發(fā)現(xiàn)問題，當日內反饋給采購員后，采購員必須 10分鐘內給予答復(除15:00—17:00外)，并且在2日之內處理完畢，并在物流統(tǒng)計的《進貨差異單》上回復處理結果(個案特別溝通)。

　　9. 現(xiàn)采的結算差異必須在2天內處理完畢，并向相關部門回饋處理結果。

　　10. 商家調庫存成本或返點等優(yōu)惠政策，請采購與供應商提前協(xié)商好后通知門店，由采購部提供(或供應商代轉交門店負責人)優(yōu)惠文件或在統(tǒng)一的表格上采購員填寫好優(yōu)惠后價格，再由門店填寫數量后，在 1 個工作日內，將雙方(供應商、門店)簽字確認后的原始單據交給財務進行賬務處理，復印件送店鋪最高負責人備案。

　　11. 采購部在市場的現(xiàn)采由采購員現(xiàn)金結賬，市場定采的有采購員提供擬付款商家每月8號、18號、28號前與財務統(tǒng)一對賬，每月1號、11號、21號集中由財務出納依據審批流程完整的付款申請單統(tǒng)一付款。

　　12. 操作獎懲：如有違反以上操作要求處罰 元/處。

　　二、流程說明：(物流分貨員執(zhí)行)

　　1. 收貨：物流人員收到貨品后，在規(guī)定監(jiān)控范圍內，仔細清點收到的總包數并進行登記(未搬家之前面朝攝像頭)，確認包裝是否完好后方可開包點數。若出現(xiàn)包裝破損時，應當場清點實數,確認無差異后再收貨。

　　2. 貨品清點：收貨人員拆開包裝后根據包內的采購單與實物進行核對,首先取出隨貨同行單，根據進貨單核對商品吊牌上的品名款號及數量等信息是否和進貨單上一致，無誤后貨品清點人員在進貨單上簽字，當實物與單據不符時必須進行復點，兩人簽字后(多貨必須上報)，按照“采購進貨流程1.4”進行操作，物流錄單員則按實收數量做入庫，并對差異進行手工登記《進貨差異單》，交與采購人員及財務人員。

　　3. 物流分貨員在貨品清點過程中，若發(fā)現(xiàn)貨品有充款現(xiàn)象，不得再做貨品入庫，經與采購溝通后不再發(fā)往門店并登記《進貨差異單》。

　　4. 不得漏點、漏配送

　　5. 操作獎懲：如有違反以上操作要求處罰 元/處。

　　三、流程說明：(物流錄單員執(zhí)行)

　　(1)嚴格按業(yè)務發(fā)生日期錄單

　　新品---錄入員嚴格按照標準建立商品檔案。

　　具體操作：打開分銷管理系統(tǒng)，單擊【業(yè)務切換】按鈕，選擇【基礎檔案】、【商品信息】，進入【商品快速建檔】窗口，選擇供貨商代碼、商品屬性，并且輸入進價、售價，點擊【保存】按鈕，此時商品資料就建立完成了，并在進貨單上填寫對應的商品內部條碼，。

　　(2)：補貨商品----錄入員查詢商品，依據進貨單上采購員標注的新進價核對系統(tǒng)內進價，在第(5)步中，輸入該款商品之后，單擊工具欄的【修改】按鈕，修改該商品的進價即可。

　　(3)、打印條碼：打開分銷管理系統(tǒng)，單擊【業(yè)務切換】按鈕，選擇【基礎檔案】、【商品信息】，進入【商品目錄】窗口，找到要打印條碼的商品，單擊工具欄上的【打印】、【條碼打印】進入【打印數量】窗口，然后輸入數量(按實點數量打印)，點擊窗口底部的【打印】按鈕此時條碼打印完畢。

　　(4)、入庫：打開分銷管理系統(tǒng)，單擊【業(yè)務切換】按鈕，選擇【進貨管理】、【進貨操作】進入【商品進貨單】窗口。單擊工具欄上的【新增F4】按鈕，選擇表頭的【供應商】、【倉庫】，手工輸入【商品代碼】【數量】，后面的【備注】里面選擇【入庫類型】,錄入完畢之后點擊工具欄上的【保存】按鈕保存數據。核對商品的數量和單價、總金額無誤之后，單擊【商品進貨單】工具欄的【驗收】按鈕此時物流庫存增加，然后單擊【記賬】

　　(5)、快速批量打印條碼：先入庫再打印條碼，打開SBC管理模塊，選擇【條碼管理】、【條碼打印】進入【按單據打印條碼】窗口，【單據類型】選擇【商品進貨單】，【單據編號】選擇要打印的進貨單單據編號，單擊【查詢按鈕】，然后單擊【打印】按鈕此時，進貨單上面所有的商品條碼打印完畢。

　　(6)、錄單員必須將當天所有入庫貨品驗收并記賬

　　(7)、進貨單上無供應商名，統(tǒng)一用商家地址、檔口號做為商家名稱。

　　(8)、操作獎懲：如有違反以上操作要求處罰 元/處。

　　四、流程說明：(公司財務執(zhí)行)

　　(1)：結算：打開財務管理系統(tǒng)，單擊【業(yè)務切換】按鈕，選擇【采購管理】、【基本單據】，進入【進貨結算單】窗口。瀏覽審核單據明細金額和總金額是否有差異，若無差異，點擊【記賬】按鈕，若有差異，單擊工具欄上的【修改】，修改相應的錯誤，然后在單擊【保存】按鈕，【記賬】按鈕。

　　(2)付款：，單擊【業(yè)務切換】按鈕，選擇【采購管理】、【基本單據】，進入【進貨付款單】窗口。單擊工具欄上的【新增】按鈕，選擇【供貨商】、【付款類型】、【付款方式】，勾選【使用結余款】，輸入【付款金額】，單擊【取明細】然后單擊工具欄上的【保存】按鈕，檢查沒有錯誤后單擊【記賬】按鈕完成操作。單擊【關閉】按鈕退出操作。

　　(3)優(yōu)惠處理：在【應付調整單】里調整應付帳款，具體步驟如下：打開財務管理系統(tǒng)，單擊【業(yè)務切換】按鈕，選擇【采購管理】、【基本單據】，進入【應付調整單】窗口。單擊工具欄上的【新增】按鈕，選擇【供貨商】、在【金額】處輸入優(yōu)惠的金額，正數為應付款增加，負數為應付款減少，確認后點擊工具欄的【保存】按鈕，【記賬】按鈕。)

　　(4)說明：【驗收】后庫存發(fā)生改變，單據數量不可修改，可修改單價金額。

　　【記賬】后應付賬款發(fā)生改變，單據數量和金額都不可修改。

　　【修改】單據貨號錄錯，少錄了數量，單價錯誤或補錄貨號，在驗收前可單擊工具欄上的修改按鈕完成操作。

　　【終審】后單據不能做清空標志位處理。

　　操作要求

　　1. 進貨結算單、付款單必須在一個工作日內進行賬務處理。

　　2. 系統(tǒng)上的數據與原始單據有差異應立即修改或刪除單據并通知物流重做進貨單。

　　3. 進貨單核對：每天在分銷管理中導出當天的配貨、退貨數據，與原始單據進行勾對，并與對方會計核對。

　　4. 如發(fā)現(xiàn)物流在理貨過程中未發(fā)現(xiàn)的差異或錯誤，應在收到單據當日的工作時間內(休假順延)內通知物流及采購部人員，并進行差異登記及跟蹤。

　　5. 操作獎懲：如有違反以上操作要求處罰 元/處。