客戶檔案的管理原則

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　　實踐證明，建立企業(yè)客戶檔案應遵循集中、動態(tài)和分類管理的原則，進行科學管理。長期以來，客戶檔案在我國企業(yè)管理實踐中沒有得到應有的重視，客戶資料分散化，數據信息更新緩慢、滯后，缺乏恰當的客戶分類等問題十分突出。這些不利因素限制了客戶檔案在企業(yè)應收賬款管理和壞賬風險控制方面發(fā)揮應有的作用，使企業(yè)大量本可避免壞賬損失成為現實。

　　1、集中管理。

　　企業(yè)客戶資料分散化通常有兩種情況，一是分散在業(yè)務人員手中，二是分散在企業(yè)各個部門。如果是第一種情況，就可能導致客戶是業(yè)務人員的客戶而不是企業(yè)的客戶，因為企業(yè)的管理層并不熟悉每一個客戶，所以當業(yè)務人員離開企業(yè)后，客戶及業(yè)務也隨之離去，給公司造成重大的經濟損失?，F實生活中，這種案例屢見不鮮，如某公司的銷售人員因為某種原因離職或者集體離職，同時將掌握的客戶資料和關系帶給公司的競爭對手，將造成該公司銷售額在短時間內巨幅下滑。更嚴重的還有，如果業(yè)務人員帶走了銷售合同和發(fā)貨單據，就會使某些客戶拖欠的賬款變成壞賬，無法追回。再加上企業(yè)長期支付業(yè)務人員的工資和維護客戶的費用，損失不可低估。如果是客戶資料分散在各個部門的情況，雖然可以杜絕個人掌握企業(yè)客戶資源的問題，但也會引出部門之間、部門與整個企業(yè)之間平衡利益關系的問題。在實踐中，具體表現在多個部門與同一客戶交易，結果可能是不同的部門為了贏得訂單而提供一個比一個更優(yōu)惠的信用條件。部門的利益保住了，但企業(yè)的整體利益遭受的損害，同樣的情況還可以發(fā)生的總公司和分公司之間。因此，針對客戶資料分散化的問題，企業(yè)惟一的解決辦法就是對客戶檔案進行集中管理。集中管理客戶檔案后，公司可以進行統一授信，全面跟蹤，及時抑制可能出現的問題。在集中管理的模式下，企業(yè)仍然要注意加強信用管理部門的工作人員的職業(yè)道德教育，使其意識到客戶檔案是企業(yè)的特殊資產，也是企業(yè)商業(yè)秘密的重要內容。

　　2、動態(tài)管理。

　　所謂動態(tài)管理，是指對于客戶檔案信息要不斷進行更新。這是因為客戶本身的情況是在不斷變化的。就客戶的資信報告來講，它是一份即期的客戶檔案，有效期一般在三個月到一年。超出這個時間，就要對客戶進行新的調查。同時對客戶檔案實施動態(tài)管理的另一個目的是，隨著客戶的財務、經營、人事變動情況，定期調整對客戶的授信額度。信用管理部門的授信應該按客戶協議進行，一般以年度為單位確定本期授信的有效期。當客戶的基本情況發(fā)生變化，信用額度也要隨之進行調整。長期積累客戶信息也非常關鍵，通過完整的歷史記錄可以看到客戶發(fā)展趨勢，更好地對客戶的發(fā)展?jié)摿M行分析。此外，歷史積累數據是進行統計分析的基礎，可以幫助擠掉客戶財務報表的部門“水分”，提供相對比較準確的預測基礎。總之，客戶檔案不是靜態(tài)的，而是一個動態(tài)變化的集成過程。

　　3、分類管理。

　　對客戶檔案進行恰當的分類，主要是基于客戶對企業(yè)的重要性和客戶檔案管理費用進行考慮。企業(yè)客戶規(guī)模的大小不一，對企業(yè)銷售額的貢獻程度也相應不同，理應區(qū)別對待;另一方面進行客戶檔案管理也要考慮到成本效益原則，盡量使有限的資源發(fā)揮最大的經濟效用?？紤]客戶對企業(yè)的重要性因素，信用管理部門可以將客戶分成普通客戶的核心客戶。劃分的標準是企業(yè)與客戶的年平均交易額，同時要考慮與客戶交往的時間長短。核心客戶與企業(yè)的交易量大，是利潤的主要來源，統計數據顯示，國有工業(yè)企業(yè)80%以上的銷售額來自這類客戶，如果該類客戶出現風險，對企業(yè)所造成的損失將是巨大的，對該類客戶的管理尤為重要。一旦將某客戶劃入到核心客戶范圍，對其檔案進行管理的復雜程度就會提高，對應的檔案管理費用也會有所提高。費用提高的主要原因在于，對核心客戶要進行深層次的資信調查，同時要保證信息的及時更新。所以對于經費預算相對困難的企業(yè)，應該在短期內控制企業(yè)核心客戶的總數。對于核心客戶的重點管理并不意味著對普通客戶的管理可以放松。普通客戶數量多、交易額小，應用群體分析和評分控制更為簡便、有效。值得注意的是，企業(yè)有一些多年保持生意來往的中小客戶，盡管企業(yè)與它們的年交易額并不高，也要給予必要的關注，不能因其是老客戶，并且交易額不大而忽視對它們的風險防范。