費用管理

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 　　傳媒企業(yè)傳統(tǒng)的費用管理方式是手工控制預(yù)算，這樣是很容易出現(xiàn)超預(yù)算、報銷不知該找誰審批、財務(wù)手工處理報銷票據(jù)慢、效率低下、報銷數(shù)據(jù)多無從查起等等問題。應(yīng)運而生的費用控制管理系統(tǒng)，大大提高員工報銷周期，提高財務(wù)數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確度。

　　一、傳媒企業(yè)費用管理痛點

　　1、預(yù)算管控不足

　　傳統(tǒng)的預(yù)算管控，主要是在報銷的時候進行預(yù)算的扣減與管理，缺乏事前管控;傳統(tǒng)的“一刀切”預(yù)算管控方式?jīng)]有考慮到各費用場景實際，缺乏靈活性。

　　2、業(yè)財稅未融合

　　傳統(tǒng)費控主要針對報銷進行管理，與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)不大，且缺乏對費用發(fā)生過程的“監(jiān)控”。從業(yè)務(wù)、消費、報銷、財務(wù)記賬到稅務(wù)處理的過程是脫節(jié)的，沒有形成高度融合，不利于企業(yè)流程化管理。

　　3、內(nèi)控管理滯后

　　大量的線下消費，企業(yè)內(nèi)部管控難度大，不利于風(fēng)險控制;同時未形成內(nèi)部管理閉環(huán)，有管理上的風(fēng)險;針對線下消費的票據(jù)，無法引入智能化手段進行識別和驗證，給企業(yè)帶來審計風(fēng)險。

　　二、泛普軟件—傳媒行業(yè)費控信息管理系統(tǒng)的作用

　　1、費用報表

　　系統(tǒng)預(yù)置多種預(yù)算、費用類報表，可以按照組織、區(qū)域、類型、時間進行統(tǒng)計查詢，支持?jǐn)?shù)據(jù)與圖表相結(jié)合展現(xiàn)，提供數(shù)據(jù)穿透鉆取。通過與第三方系統(tǒng)對接，可以以配置的方式快速構(gòu)建更多的費用數(shù)據(jù)分析報表，提供給各級領(lǐng)導(dǎo)作為決策支撐。

　　2、費用標(biāo)準(zhǔn)

　　報銷針對超標(biāo)費用、不合規(guī)費用都可以設(shè)置控制邏輯進行強弱管控，避免人為因素造成的企業(yè)費用支出的浪費。比如業(yè)務(wù)招待費需要按照人均業(yè)務(wù)招待費標(biāo)準(zhǔn)來報銷，系統(tǒng)可以實現(xiàn)根據(jù)已設(shè)置規(guī)則自動控制報銷額度，提高報銷合規(guī)合理性。

　　3、差旅消費

　　員工可以統(tǒng)一使用差旅消費平臺去進行機票、酒店、打車、火車、餐飲的預(yù)訂，由差旅消費平臺統(tǒng)一開具大發(fā)票(或者統(tǒng)一寄送行程單火車票)給公司，將差旅報銷變?yōu)楣珜珮I(yè)務(wù)，減少員工墊資，減輕財務(wù)審核發(fā)票工作量。

　　4、智能財務(wù)審核

　　財務(wù)收到報銷單可以有掃碼收單通知功能，對比發(fā)票和報銷單也可以用高拍儀或者掃描儀自動對比，審核通過后也可以自動生成憑證推送至財務(wù)系統(tǒng)中，大大提升財務(wù)效率。

　　5、提高報銷效率

　　例如差旅、公關(guān)、市場活動等等，都需要一定費用的支出，如果通過傳統(tǒng)的報銷方式，需要員工手工填寫紙質(zhì)申請單，并且需要跑來跑去，讓各級人員進行審批，萬一哪個環(huán)節(jié)出錯，還需要重頭再來，費時費力。通過使用費用報銷管理軟件，將所有流程在線上走完，非常高效。

　　6、減少出錯

　　關(guān)于報銷，企業(yè)經(jīng)常遇到的問題之一在于報銷欺詐，或者由于手工填寫單據(jù)，造成出錯等等。長此以往，對于企業(yè)費用也會造成浪費和損失。使用費用報銷管理系統(tǒng)，可以將大部分手工操作進行自動化處理，多級審批也能為報銷保駕護航，從而大大減少出錯。

　　三、費控系統(tǒng)怎么選擇?

　　1、全程費控能力，一個出色的費控系統(tǒng)應(yīng)該能夠從源頭上管理員工支出的每一筆錢，不同員工的不同差標(biāo)應(yīng)該可以在系統(tǒng)里提前配置，個人無需墊資和報銷，而這些消費數(shù)據(jù)又可以一鍵生成憑證、自動入賬。

　　2、資源整合能力，一個系統(tǒng)能夠提供的支持企業(yè)支付和統(tǒng)一結(jié)算的消費場景越多，幫助財務(wù)人員節(jié)省的票據(jù)處理時間就越多。

　　3、系統(tǒng)對接能力，因為現(xiàn)實往往事與愿違——企業(yè)的信息化程度越高，上的系統(tǒng)越多，信息同步反而越差了。只有具備強大的對接能力的系統(tǒng)，才能幫助企業(yè)實現(xiàn)信息的閉環(huán)。

　　總的來說，一個真正好用的費控報銷軟件，既能優(yōu)化員工的體驗，也能提升財務(wù)的效率，還能給企業(yè)的管理制度和模式帶來積極的改變。傳媒企業(yè)選擇費控系統(tǒng)可以結(jié)合多方考慮，選擇一款真正合適的。