如何做好采購(gòu)需求管理？三步搭建企業(yè)降本增效新體系

采購(gòu)需求管理在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中起著至關(guān)重要的作用，有效的采購(gòu)需求管理能夠幫助企業(yè)降低成本、提高效率，構(gòu)建企業(yè)降本增效的新體系。那么采購(gòu)需求管理究竟該怎么做呢？接下來(lái)我們將通過(guò)三個(gè)關(guān)鍵步驟以及八個(gè)詳細(xì)要點(diǎn)來(lái)為大家展開(kāi)介紹。

一、明確需求收集方法

要做好采購(gòu)需求管理，首先得有合適的需求收集方法。以下是幾種常見(jiàn)且有效的方式：

定期會(huì)議收集：企業(yè)可以每周或每月組織一次跨部門(mén)的采購(gòu)需求會(huì)議。在會(huì)議上，各部門(mén)負(fù)責(zé)人詳細(xì)闡述本部門(mén)近期和遠(yuǎn)期的采購(gòu)需求。比如銷(xiāo)售部門(mén)可能會(huì)提出為了拓展市場(chǎng)，需要采購(gòu)一批促銷(xiāo)禮品；研發(fā)部門(mén)可能需要采購(gòu)新的實(shí)驗(yàn)設(shè)備等。這種方式能讓各部門(mén)集中交流，避免信息分散。

線上系統(tǒng)填報(bào)：搭建專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)需求線上填報(bào)系統(tǒng)，員工可以隨時(shí)在系統(tǒng)中提交自己部門(mén)的采購(gòu)需求。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄需求的詳細(xì)信息，如需求物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等。這樣方便需求的整理和統(tǒng)計(jì)，也便于管理層隨時(shí)查看。

一對(duì)一溝通：采購(gòu)人員主動(dòng)與各部門(mén)關(guān)鍵人員進(jìn)行一對(duì)一的溝通。了解他們?cè)趯?shí)際工作中遇到的問(wèn)題，以及可能需要的采購(gòu)支持。例如與生產(chǎn)部門(mén)的一線工人交流，他們可能會(huì)提出一些關(guān)于生產(chǎn)工具的改進(jìn)需求，從而轉(zhuǎn)化為采購(gòu)需求。

歷史數(shù)據(jù)參考：分析企業(yè)過(guò)去的采購(gòu)數(shù)據(jù)，找出采購(gòu)需求的規(guī)律和趨勢(shì)。比如某些辦公用品在每年特定時(shí)間段的采購(gòu)量會(huì)增加，根據(jù)這些歷史數(shù)據(jù)可以提前做好采購(gòu)準(zhǔn)備。

二、精準(zhǔn)需求分析評(píng)估

收集到需求后，需要對(duì)這些需求進(jìn)行精準(zhǔn)的分析和評(píng)估。

必要性評(píng)估：判斷每個(gè)采購(gòu)需求是否真的必要。例如，某部門(mén)提出采購(gòu)一臺(tái)高端打印機(jī)，但經(jīng)過(guò)了解發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有的打印機(jī)雖然性能稍弱，但基本能滿足工作需求，只是使用起來(lái)稍微慢一些。這種情況下，就需要考慮是否真的有必要采購(gòu)新的打印機(jī)。

成本效益分析：計(jì)算采購(gòu)該物品或服務(wù)的成本以及可能帶來(lái)的效益。比如采購(gòu)一套新的辦公軟件，需要考慮軟件的購(gòu)買(mǎi)費(fèi)用、后續(xù)的維護(hù)費(fèi)用等成本，以及使用該軟件后可能提高的工作效率和帶來(lái)的業(yè)務(wù)增長(zhǎng)等效益。

緊急程度判斷：確定需求的緊急程度。有些需求是馬上需要滿足的，如生產(chǎn)線上的關(guān)鍵零部件損壞，需要立即采購(gòu)更換；而有些需求則可以適當(dāng)延遲，如辦公家具的更新。

合規(guī)性審查：檢查采購(gòu)需求是否符合企業(yè)的相關(guān)規(guī)定和政策。例如，某些采購(gòu)可能需要經(jīng)過(guò)特定的審批流程，或者采購(gòu)的物品需要符合一定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和環(huán)保要求。

三、優(yōu)化需求審批流程

合理的需求審批流程能夠提高采購(gòu)效率，避免不必要的浪費(fèi)。

分級(jí)審批：根據(jù)采購(gòu)金額的大小設(shè)置不同級(jí)別的審批權(quán)限。小額采購(gòu)可以由部門(mén)負(fù)責(zé)人直接審批，而大額采購(gòu)則需要經(jīng)過(guò)高層領(lǐng)導(dǎo)的審批。這樣既能保證審批的效率，又能對(duì)大額支出進(jìn)行嚴(yán)格把控。

簡(jiǎn)化環(huán)節(jié)：去除不必要的審批環(huán)節(jié)，縮短審批時(shí)間。例如，有些審批環(huán)節(jié)可能只是形式上的簽字，沒(méi)有實(shí)際的審核作用，就可以考慮取消。

電子審批：采用電子審批系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)審批流程的自動(dòng)化。審批人員可以在系統(tǒng)中隨時(shí)查看需求信息并進(jìn)行審批，提高審批的及時(shí)性和透明度。

反饋機(jī)制：建立審批反饋機(jī)制，讓需求提出者能夠及時(shí)了解審批進(jìn)度和結(jié)果。如果審批不通過(guò)，要明確說(shuō)明原因，以便需求提出者進(jìn)行調(diào)整。

點(diǎn)擊這里在線試用： 泛普軟件-企業(yè)管理系統(tǒng)demo：www.theonlineadagency.com

四、供應(yīng)商選擇與管理

選擇合適的供應(yīng)商并進(jìn)行有效的管理，對(duì)采購(gòu)需求管理至關(guān)重要。

資質(zhì)審核：對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格審核，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證等。確保供應(yīng)商具備提供符合要求的產(chǎn)品或服務(wù)的能力。

價(jià)格比較：向多個(gè)供應(yīng)商詢(xún)價(jià)，進(jìn)行價(jià)格比較。但不能僅僅以?xún)r(jià)格為唯一標(biāo)準(zhǔn)，還要考慮產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等因素。例如，某供應(yīng)商的價(jià)格雖然較低，但產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定，經(jīng)常出現(xiàn)次品，這樣的供應(yīng)商就需要謹(jǐn)慎選擇。

合作歷史考察：了解供應(yīng)商與企業(yè)的合作歷史，包括交貨是否及時(shí)、服務(wù)是否周到等。如果供應(yīng)商在過(guò)去的合作中表現(xiàn)良好，那么在未來(lái)繼續(xù)合作的可能性就更大。

動(dòng)態(tài)管理：對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，定期評(píng)估供應(yīng)商的表現(xiàn)。對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，要及時(shí)采取措施，如警告、減少訂單量等；對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可以給予更多的合作機(jī)會(huì)和獎(jiǎng)勵(lì)。

五、合同簽訂與執(zhí)行

簽訂合理的采購(gòu)合同并確保其有效執(zhí)行是采購(gòu)需求管理的重要環(huán)節(jié)。

條款明確：合同條款要明確具體，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等。避免出現(xiàn)模糊不清的表述，以免在后續(xù)執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生糾紛。

風(fēng)險(xiǎn)防范：在合同中設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)防范條款，如不可抗力條款、違約責(zé)任條款等。當(dāng)出現(xiàn)意外情況時(shí)，能夠保障企業(yè)的合法權(quán)益。

執(zhí)行監(jiān)督：建立合同執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制，及時(shí)跟蹤供應(yīng)商的交貨進(jìn)度和產(chǎn)品質(zhì)量。如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，要及時(shí)采取措施。

變更管理：如果在合同執(zhí)行過(guò)程中需要對(duì)合同條款進(jìn)行變更，要按照規(guī)定的程序進(jìn)行。雙方要重新協(xié)商并簽訂變更協(xié)議，確保變更后的合同仍然符合雙方的利益。

六、庫(kù)存管理與控制

合理的庫(kù)存管理能夠降低企業(yè)的庫(kù)存成本，提高資金使用效率。

安全庫(kù)存設(shè)定：根據(jù)企業(yè)的歷史銷(xiāo)售數(shù)據(jù)和生產(chǎn)計(jì)劃，設(shè)定合理的安全庫(kù)存水平。當(dāng)庫(kù)存低于安全庫(kù)存時(shí)，及時(shí)進(jìn)行采購(gòu)補(bǔ)貨，避免出現(xiàn)缺貨情況。

庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)：定期進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，確保庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。及時(shí)發(fā)現(xiàn)庫(kù)存中的積壓品和廢品，并進(jìn)行處理。

庫(kù)存周轉(zhuǎn)率優(yōu)化：通過(guò)優(yōu)化采購(gòu)計(jì)劃和銷(xiāo)售策略，提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率。減少庫(kù)存積壓時(shí)間，降低庫(kù)存成本。

信息化管理：采用庫(kù)存管理軟件，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存信息的實(shí)時(shí)更新和共享。方便采購(gòu)人員和銷(xiāo)售人員隨時(shí)了解庫(kù)存情況，做出合理的決策。

七、績(jī)效評(píng)估與改進(jìn)

對(duì)采購(gòu)需求管理的績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行改進(jìn)。

指標(biāo)設(shè)定：設(shè)定明確的采購(gòu)需求管理績(jī)效指標(biāo)，如采購(gòu)成本降低率、采購(gòu)及時(shí)率、需求滿足率等。

數(shù)據(jù)收集與分析：定期收集相關(guān)數(shù)據(jù)，對(duì)績(jī)效指標(biāo)進(jìn)行分析。找出存在的問(wèn)題和不足之處。

改進(jìn)措施制定：根據(jù)分析結(jié)果，制定針對(duì)性的改進(jìn)措施。例如，如果發(fā)現(xiàn)采購(gòu)及時(shí)率較低，可能需要優(yōu)化供應(yīng)商選擇或者調(diào)整采購(gòu)流程。

持續(xù)改進(jìn)：采購(gòu)需求管理是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程，要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，持續(xù)優(yōu)化管理方法和流程。

點(diǎn)擊這里，泛普軟件官網(wǎng)www.theonlineadagency.com，了解更多

八、人員培訓(xùn)與溝通

提高采購(gòu)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和加強(qiáng)部門(mén)間的溝通對(duì)于采購(gòu)需求管理至關(guān)重要。

專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)：定期組織采購(gòu)人員參加專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)課程，學(xué)習(xí)采購(gòu)技巧、談判技巧、供應(yīng)商管理等方面的知識(shí)。提高采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)能力。

跨部門(mén)溝通培訓(xùn)：開(kāi)展跨部門(mén)溝通培訓(xùn)，讓采購(gòu)人員和其他部門(mén)人員更好地理解彼此的需求和工作流程。減少溝通障礙和誤解。

信息共享平臺(tái)建設(shè)：建立信息共享平臺(tái)，方便各部門(mén)之間及時(shí)交流采購(gòu)需求信息。例如，通過(guò)企業(yè)內(nèi)部的微信群或辦公軟件，實(shí)時(shí)發(fā)布采購(gòu)需求和進(jìn)展情況。

團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)：組織團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，增強(qiáng)采購(gòu)人員與其他部門(mén)人員之間的信任和合作關(guān)系。營(yíng)造良好的工作氛圍。

通過(guò)以上三個(gè)步驟和八個(gè)要點(diǎn)，企業(yè)可以構(gòu)建起一套完善的采購(gòu)需求管理體系，實(shí)現(xiàn)降本增效的目標(biāo)。在實(shí)際操作中，企業(yè)要根據(jù)自身的實(shí)際情況，靈活運(yùn)用這些方法和策略，不斷優(yōu)化采購(gòu)需求管理流程，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

常見(jiàn)用戶(hù)關(guān)注的問(wèn)題：

一、采購(gòu)需求管理的核心要點(diǎn)有哪些？

我聽(tīng)說(shuō)采購(gòu)需求管理里面門(mén)道可多了，我就想知道它的核心要點(diǎn)到底是啥。下面我來(lái)好好嘮嘮。

準(zhǔn)確的需求分析：得先搞清楚企業(yè)到底需要啥，不能盲目采購(gòu)。比如生產(chǎn)型企業(yè)要明確生產(chǎn)產(chǎn)品所需的原材料數(shù)量、質(zhì)量等。

合理的預(yù)算規(guī)劃：采購(gòu)得有個(gè)預(yù)算，不能想買(mǎi)啥就買(mǎi)啥。要根據(jù)企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和實(shí)際需求，制定合理的采購(gòu)預(yù)算。

供應(yīng)商的選擇：選好供應(yīng)商很關(guān)鍵，要找那些信譽(yù)好、產(chǎn)品質(zhì)量高、價(jià)格合理的供應(yīng)商。這樣才能保證采購(gòu)的產(chǎn)品符合要求。

有效的溝通協(xié)調(diào)：采購(gòu)部門(mén)要和其他部門(mén)多溝通，像生產(chǎn)部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)等，了解他們的需求變化，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃。

風(fēng)險(xiǎn)的管控：采購(gòu)過(guò)程中會(huì)有各種風(fēng)險(xiǎn)，比如供應(yīng)商違約、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等。要提前制定應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)。

采購(gòu)流程的優(yōu)化：不斷優(yōu)化采購(gòu)流程，提高采購(gòu)效率，減少不必要的環(huán)節(jié)和成本。

二、如何判斷采購(gòu)需求是否合理？

朋友說(shuō)有時(shí)候采購(gòu)需求看著挺合理，實(shí)際上可能有問(wèn)題。我就想弄明白咋判斷它合不合理。

是否符合企業(yè)戰(zhàn)略：采購(gòu)需求得和企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略一致。要是企業(yè)打算拓展高端市場(chǎng)，采購(gòu)的產(chǎn)品就得符合高端定位。

是否有實(shí)際需求：不能為了采購(gòu)而采購(gòu)，得看企業(yè)是不是真的需要這個(gè)東西。比如倉(cāng)庫(kù)里還有很多存貨，就沒(méi)必要再大量采購(gòu)。

成本效益分析：算算采購(gòu)這個(gè)東西能帶來(lái)多少效益，和成本比一比。要是成本太高，效益又不明顯，那需求可能就不合理。

市場(chǎng)情況：看看市場(chǎng)上這個(gè)產(chǎn)品的供應(yīng)和需求情況。如果市場(chǎng)供大于求，采購(gòu)量就可以適當(dāng)減少。

技術(shù)可行性：對(duì)于一些技術(shù)含量高的產(chǎn)品，要考慮企業(yè)是否有能力使用和維護(hù)。要是沒(méi)這技術(shù)，采購(gòu)回來(lái)也是白搭。

相關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)：聽(tīng)聽(tīng)其他部門(mén)的看法，比如技術(shù)部門(mén)、使用部門(mén)等。他們的意見(jiàn)能幫助判斷需求是否合理。

三、采購(gòu)需求管理對(duì)企業(yè)降本增效有啥作用？

我聽(tīng)說(shuō)采購(gòu)需求管理能讓企業(yè)降本增效，我就想知道它到底咋起作用的。

降低采購(gòu)成本：通過(guò)準(zhǔn)確的需求分析和合理的預(yù)算規(guī)劃，能避免不必要的采購(gòu)，降低采購(gòu)成本。

提高資金利用率：合理安排采購(gòu)資金，讓資金得到更有效的利用，提高企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)率。

保證產(chǎn)品質(zhì)量：選好供應(yīng)商，嚴(yán)格把控采購(gòu)需求，能保證采購(gòu)的產(chǎn)品質(zhì)量，減少因質(zhì)量問(wèn)題帶來(lái)的損失。

提高生產(chǎn)效率：及時(shí)準(zhǔn)確的采購(gòu)能保證生產(chǎn)所需的原材料和設(shè)備供應(yīng)，提高生產(chǎn)效率，減少停工待料的情況。

增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力：降本增效后，企業(yè)的產(chǎn)品價(jià)格更有優(yōu)勢(shì)，能在市場(chǎng)上更有競(jìng)爭(zhēng)力。

優(yōu)化企業(yè)資源配置：讓企業(yè)的人力、物力、財(cái)力等資源得到更合理的配置，提高企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)效率。

四、采購(gòu)需求管理過(guò)程中容易遇到哪些問(wèn)題？

我想知道采購(gòu)需求管理過(guò)程中會(huì)碰到啥問(wèn)題，這樣企業(yè)就能提前做好準(zhǔn)備。

需求不準(zhǔn)確：有時(shí)候各部門(mén)提的需求不準(zhǔn)確，導(dǎo)致采購(gòu)的東西不符合實(shí)際需要。

供應(yīng)商問(wèn)題：供應(yīng)商可能會(huì)出現(xiàn)交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定等問(wèn)題。

預(yù)算超支：在采購(gòu)過(guò)程中，可能會(huì)因?yàn)楦鞣N原因?qū)е骂A(yù)算超支，影響企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況。

溝通不暢：采購(gòu)部門(mén)和其他部門(mén)之間溝通不及時(shí)、不準(zhǔn)確，會(huì)影響采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行。

市場(chǎng)變化：市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺等情況會(huì)給采購(gòu)帶來(lái)困難。

流程繁瑣：復(fù)雜的采購(gòu)流程會(huì)降低采購(gòu)效率，增加采購(gòu)成本。

點(diǎn)擊這里，了解泛普軟件價(jià)格

五、怎樣建立有效的采購(gòu)需求管理體系？

朋友推薦說(shuō)建立有效的采購(gòu)需求管理體系很重要，我就想知道咋建立。

明確管理目標(biāo)：先確定采購(gòu)需求管理要達(dá)到啥目標(biāo)，比如降低成本、提高效率等。

完善管理制度：制定一套完善的采購(gòu)需求管理制度，規(guī)范采購(gòu)流程和行為。

培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才：采購(gòu)人員得有專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，要加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)和培養(yǎng)。

利用信息技術(shù)：借助先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)需求管理的信息化、智能化。

持續(xù)改進(jìn)優(yōu)化：定期對(duì)采購(gòu)需求管理體系進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)，不斷提高管理水平。

加強(qiáng)監(jiān)督考核：建立監(jiān)督考核機(jī)制，對(duì)采購(gòu)人員和采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督考核，確保制度的執(zhí)行。