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協(xié)同軟件的一個(gè)小細(xì)節(jié)——提醒功能

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本文圍繞協(xié)同軟件中的一個(gè)小細(xì)節(jié)——提醒功能，談?wù)勂湓趥€(gè)人的時(shí)間管理方面發(fā)揮的作用與意義。
眾所周之，時(shí)間管理重要在于高效，高效來自于處理事情時(shí)的專注和協(xié)作的順暢。即使是只想獲得最低要求的工作結(jié)果，人們的絕大部分工作也需要相當(dāng)多的整塊時(shí)間。如果一次所花費(fèi)的時(shí)間少于這個(gè)極限，事情就做不好，所耗用的時(shí)間就是浪費(fèi)，再做就得從頭開始。將整塊時(shí)間分割開來使用，縱然總時(shí)間相同，但工作結(jié)果恐怕是大相徑庭的。把一天的時(shí)間盡量合理地分成若干獨(dú)立的完整時(shí)間塊，每個(gè)時(shí)間塊中只專心做一件事情，避免被突如其來的事情打擾，而且不要把同一件事情安排在若干個(gè)零散的時(shí)間中，這樣才可能高效。
而現(xiàn)實(shí)工作中，時(shí)間塊卻很容易被打碎，即使很多管理者已經(jīng)嚴(yán)格要求每個(gè)員工寫工作日程計(jì)劃，要求員工們做到“時(shí)間塊”和“要事優(yōu)先”。但事實(shí)上，光靠個(gè)人的做好計(jì)劃基本沒用，我們會(huì)被各種“突發(fā)”或“意外”事件打斷，導(dǎo)致原有計(jì)劃的中斷和“時(shí)間塊”的破碎。在影響原有計(jì)劃的“突發(fā)”或“意外”事件中，有90%以上來自組織內(nèi)部，而且主要是同事以及上下級(jí)之間產(chǎn)生的事件，其中職位越高情況越突出；而這些事件中有50%以上是由于彼此間工作計(jì)劃本身的矛盾和錯(cuò)位。內(nèi)部信息的模糊和錯(cuò)位，致使大家各自計(jì)劃自己的“時(shí)間塊”，而沒有充分地進(jìn)行計(jì)劃共享和團(tuán)隊(duì)的時(shí)間管理，因此在需要協(xié)作或溝通時(shí)，彼此難以立即做出反應(yīng)。組織越大，這種團(tuán)隊(duì)事件的時(shí)間協(xié)調(diào)越難進(jìn)行，時(shí)間耗費(fèi)也就越多。
 
 
<a href=http://www.theonlineadagency.com/zhiyuan/ target=_blank class=infotextkey>致遠(yuǎn)</a>OA時(shí)間管理
由此，做好組織成員間的日程、計(jì)劃的共享，特別是領(lǐng)導(dǎo)、部門事件的日程公開，對于組織成員各自協(xié)調(diào)安排工作計(jì)劃，進(jìn)而相對有效地設(shè)置自己的“時(shí)間塊”，將有著立竿見影的效果。而其中，個(gè)人工作計(jì)劃的按時(shí)提醒、他人工作計(jì)劃的內(nèi)容共享和計(jì)劃改變時(shí)的及時(shí)獲悉，就顯得非常關(guān)鍵了。
那么，在協(xié)同軟件中，如此復(fù)雜的多人、多部門、多層級(jí)的計(jì)劃如何統(tǒng)籌協(xié)調(diào)一致呢？特別是需要團(tuán)隊(duì)協(xié)作的事件如何就相應(yīng)計(jì)劃進(jìn)行溝通討論并達(dá)成共識(shí)呢？在計(jì)劃確定的情況下，如果需要調(diào)整、變更計(jì)劃，又如何及時(shí)通知到相關(guān)人員呢？我們不妨把這個(gè)難題交給工具，看看協(xié)同軟件的提醒功能在其中發(fā)揮的作用：
 
致遠(yuǎn)oa時(shí)間管理
步驟（1）通過免費(fèi)OA辦公系統(tǒng)的計(jì)劃管理將期間計(jì)劃發(fā)布給組織成員，可以通過主送、抄送、知會(huì)3種不同的模式將計(jì)劃呈現(xiàn)在上級(jí)、協(xié)作者和相關(guān)人面前；在計(jì)劃接收者那端，企業(yè)OA系統(tǒng)自動(dòng)彈出提示信息，也不會(huì)有人發(fā)出“計(jì)劃沒收到”這樣的抱怨了。
步驟（2）組織成員根據(jù)收到的計(jì)劃進(jìn)行目標(biāo)的分解，形成各自的計(jì)劃，以各自為中心再次共享給組織成員；對于時(shí)間、資源的要求和其他建議，對于與原有工作有時(shí)間沖突的部分，都可以通過對收到計(jì)劃進(jìn)行“意見回復(fù)”來實(shí)現(xiàn)信息的交互和意見震蕩。這里的“意見回復(fù)”實(shí)際上是一個(gè)小型的在線討論，這個(gè)功能省去了在組織中多見的計(jì)劃討論會(huì)，不必再集中部門成員開會(huì)了。在“意見回復(fù)”的過程中，辦公OA系統(tǒng)的提醒功能客串了傳聲筒的功能，將各方的討論意見及時(shí)地進(jìn)行交換與互通。
下圖再現(xiàn)了計(jì)劃發(fā)起者與其上級(jí)簡單的意見交互過程：
致遠(yuǎn)oa計(jì)劃中意見交互
步驟（3）協(xié)同OA根據(jù)下級(jí)回復(fù)的分解目標(biāo)和建議，進(jìn)行“計(jì)劃審批”和“意見回復(fù)”，實(shí)現(xiàn)第二次的信息交互過程；
步驟（4）上級(jí)根據(jù)下級(jí)的分解目標(biāo)和對于計(jì)劃的建議進(jìn)行考評，包括對下級(jí)工作目標(biāo)的平衡、目標(biāo)的具體量化、對部門事件的統(tǒng)籌安排、下級(jí)原有沖突事項(xiàng)的協(xié)調(diào)等；在協(xié)同軟件中，這一步驟實(shí)際上通過步驟（2）和（3）中的“意見回復(fù)”和“修正計(jì)劃”即可完成。
發(fā)布：2006-03-29 13:22    編輯：泛普軟件 · admin    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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