保證辦公自動化系統(tǒng)成功與高效實施(一)

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　　如何保證辦公自動化系統(tǒng)的成功實施?在中國，很多企業(yè)早已經(jīng)用上了辦公自動化系統(tǒng)來幫助企業(yè)人員日常辦公，從最初的單機版的辦公軟件到現(xiàn)在的B/S架構，從用辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)簡單的文檔處理到實現(xiàn)辦公流程審批、信息發(fā)布、日常辦公、移動辦公等，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)了一個質(zhì)的飛躍。各企業(yè)為了實現(xiàn)信息化陸陸續(xù)續(xù)上了辦公自動化系統(tǒng)，但是在中國到講，辦公自動化系統(tǒng)的高實施率，低效用率，更上一些中小型企業(yè)望而卻步。許多企業(yè)在上了辦公自動化系統(tǒng)之后，確實是實施上了，但是很多模塊卻成了“聾子的耳朵——擺設”，他們只用到其中的一個或兩個模塊。如何才能保證辦公自動化系統(tǒng)成功實施與高效率實施?以下作幾點建議：

　　1. 辦公自動化系統(tǒng)的建設，領導要足夠的重視。

　　辦公自動化系統(tǒng)是一個要求所有員工都充分使用的系統(tǒng)，他并非一個一個專業(yè)的，僅屬少數(shù)人使用的系統(tǒng)，包括公司領導、部門領導、普通員工都要充分的使用，才能顯現(xiàn)本系統(tǒng)的優(yōu)良特性和使用效果。

　　辦公自動化系統(tǒng)中大量的業(yè)務都是用工作流的方式來實現(xiàn)的，整個流程的重要環(huán)節(jié)和核心往往是公司領導，如果公司領導沒有足夠重視，帶頭使用，則普通員工的使用積極性會大受挫折。無法保證辦公自動化系統(tǒng)的使用效果和大家使用此辦公自動化系統(tǒng)的熱情。

　　辦公自動化系統(tǒng)中所處理的事務大部分是人們在以前的手工方式辦公時就在做著的事情，但是通過辦公自動化系統(tǒng)來實現(xiàn)，手段更加先進，工作效率更高，可是因為少數(shù)員工因循守舊，往往放著更現(xiàn)代的工具不用，繼續(xù)使用傳統(tǒng)、落后、低效的手工方式，導致在系統(tǒng)投入使用很長時間以后，大家的普遍變工效率仍舊沒有提高。這也需要公司領導對其部屬監(jiān)督、堵塞他們使用落后辦公方式的途徑。

　　2. 系統(tǒng)的實施，有全面的規(guī)劃，各系統(tǒng)之間功能定界明確

　　辦公自動化系統(tǒng)是一個企業(yè)、公司所使用的多個軟件系統(tǒng)之一。他所能之處是日常辦公業(yè)務的電子化。其他如財務、生產(chǎn)方面還有許多專門的軟件，他們有著與辦公自動化軟件各自擅長的不同方面，是相互不可替代的。

　　可利用辦公自動化系統(tǒng)來做整合的平臺和門戶。但是在功能規(guī)劃方面應該揚長避短，充分的發(fā)揮辦公自動化系統(tǒng)在工作流和文檔管理方面的優(yōu)勢，而不要去生硬的去處理過多的如財務、生產(chǎn)等方面它所不擅長的功能。

　　3. 辦公自動化系統(tǒng)實施的過程也是一個內(nèi)部管理改革和完善的過程

　　辦公自動化系統(tǒng)的使用不同于其他一般的軟件系統(tǒng)的使用。他本身就是一個管理軟件，在其需求調(diào)研和開發(fā)、使用過程中會發(fā)生許多與現(xiàn)有的管理模式和方法相互有沖突的地方。原因既有原管理方式不夠科學和合理的地方，也有少量因為軟件功能所限不能達到所要求功能的方面。

　　為充分使辦公自動化系統(tǒng)推廣使用之后，企業(yè)的管理水平能上一個新的臺階，需要在開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)的過程中:

　　1.充分的分析現(xiàn)有的管理模式和方法，把優(yōu)化以后的模型用軟件的方式來實現(xiàn)

　　2.在系統(tǒng)使用的同時，要配合的出一些新的管理和規(guī)定，同時對原管理制度和體制中不合理的地方做相應的調(diào)整，使得管理制度更加完善，而辦公自動化系統(tǒng)充當了管理工具的主體，相關的管理制度就是其輔助的工具和手段。

　　4. 分步實施，循序漸進，不急于求成

　　辦公自動化系統(tǒng)的建設是一個過程，他不是一個結果性的東西。它是隨著大家的管理水平、應用水平的提高、使用效果也逐漸顯現(xiàn)的一個過程。而在辦公自動化系統(tǒng)使用到一定的階段和水平之后，新的管理問題和業(yè)務需求又成為推動此辦公自動化系統(tǒng)進一步前進的重要動力。

　　而一個企業(yè)的管理水平的提升、應用水平的提升也是一個不間斷的過程，沒有絕對的止境，并且他是一個循序漸進的過程，不能要求某一天以后，大家的管理和應用水平就突然來了一個躍升。