莫忽視流程管理中的“流程表單優(yōu)化”

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其實(shí)一個(gè)完整的流程圖包括最基本兩個(gè)“流”：一個(gè)是動(dòng)作流，另一個(gè)則是信息流。流程表單則作為信息流程主要傳遞的工具。因此，如果說一個(gè)流程中的流程表單沒有很好地得到表示或是有效執(zhí)行，那么可以看出這個(gè)流程還存在著改善的地方。

但是最近在流程項(xiàng)目時(shí)，發(fā)現(xiàn)以下幾個(gè)怪現(xiàn)象：①.一個(gè)只有3-4個(gè)人的生產(chǎn)工序竟然要填寫9-10張表單。假如填寫一張表單的時(shí)間需要2分鐘，那么全部填寫完共需要18-20分鐘。②.很多流程表單填寫人不清楚為什么要填寫這張表單的意義，更不知道這張表單目前是否合理。③.由于流程管理在人們心中的意識(shí)還不是太強(qiáng)，所以就更不知道流程表單在流程執(zhí)行中的作用。正是這幾個(gè)問題足以反映出流程執(zhí)行力的高低。

俗話說，對(duì)癥下藥。所以本次項(xiàng)目中針對(duì)流程表單優(yōu)化做了兩個(gè)內(nèi)容：簡(jiǎn)化+教化。簡(jiǎn)化則主要是運(yùn)用ESIA流程優(yōu)化工具對(duì)流程中的表單進(jìn)行優(yōu)化，教化則主要是教會(huì)流程執(zhí)行者和流程負(fù)責(zé)人如何用流程表單?如何改進(jìn)流程表單?如何通過流程表單來判斷或改進(jìn)流程?等等。

(一)簡(jiǎn)化流程表單

流程表單的簡(jiǎn)化并不是簡(jiǎn)單的表單增減，我們?cè)谧龊?jiǎn)化之前必須梳理出整個(gè)流程兩大流(動(dòng)作流+信息流)，清楚其整個(gè)傳遞過程及閉環(huán)原則，即這個(gè)信息最終是滿足流程客戶的價(jià)值需求。我們通過圖對(duì)流程表單進(jìn)行分析和優(yōu)化。

舉例：這是一個(gè)切割工序，他們需要填寫的表單有：設(shè)備點(diǎn)檢記錄表、工藝點(diǎn)檢記錄表、設(shè)備運(yùn)行記錄表、交接班記錄表、生產(chǎn)物流單、產(chǎn)品合格記錄表等等。其中他們?cè)趦r(jià)值性—必要性矩陣分布如下圖：

因此，我們通過組織設(shè)備人員、生產(chǎn)人員和工藝人員一起討論將設(shè)備點(diǎn)檢記錄表和工藝點(diǎn)檢記錄表一起合并到設(shè)備運(yùn)行記錄表當(dāng)中，而交接班記錄表則取締了。這樣一個(gè)工序由最初填寫表單的18——20分鐘，直接減少到了4-5分鐘，而且這些流程表單并不是一起填寫的，而是根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)運(yùn)行時(shí)間進(jìn)行“實(shí)時(shí)”填寫，從而大大提高時(shí)間的利用率。

(二)教化流程表單

上面提到的三個(gè)問題中其中就有兩個(gè)與流程執(zhí)行緊密相關(guān)的。那么企業(yè)流程管理當(dāng)中如何提高流程的執(zhí)行力呢?那最主要的武器就是“教化”了。

項(xiàng)目中并沒有直接就教他們這個(gè)表單如何填寫?而是先組織了幾堂流程理念這方面的同課程，讓全體員工對(duì)流程的基本知識(shí)有所了解，如流程六要素、流程的作用和流程的執(zhí)行等等。同時(shí)結(jié)合實(shí)際讓全體學(xué)員找出目前流程中自己所要填寫的流程表單及存在的問題點(diǎn)。

然后根據(jù)學(xué)員反饋的問題點(diǎn)，直接由流程教化團(tuán)隊(duì)(如切窯尾工序則由窯尾工程師、窯設(shè)備人員和窯尾負(fù)責(zé)人一起組成)組織現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)改進(jìn)。

通過流程教化團(tuán)隊(duì)的努力，目前企業(yè)建立了企業(yè)數(shù)據(jù)庫，里面包含了一些生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)設(shè)備和生產(chǎn)產(chǎn)量，生產(chǎn)一線的數(shù)據(jù)能夠直接反饋至數(shù)據(jù)庫，并且所有數(shù)據(jù)都做到了每周更新一次，對(duì)于流程績(jī)效提供有利的依據(jù)。